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Dokumentationsmanagement-Beratung

Dokumentationsmanagement und Dokumentenmanagement

Eine effektive Verwaltung von Dokumenten und Dokumentationen erfordert eindeutig definierte Strukturen, Regeln und Abläufe, die zudem einer ständigen Überprüfung und Weiterentwicklung unterzogen werden müssen. Dieses Dokumentationsmanagement bildet in Abgrenzung vom direkt tätigkeitsbezogen und technisch zu verstehenden Dokumentenmanagement ein organisatorisches Gerüst, an dem über ein Dokumentations-Konzept und/oder eine Dokumentations-Richtlinie das jeweilige Dokumentenmanagement als Prozess bzw. die konkrete Dokumentenmanagement-Software zu verankern ist.
Daraus ergibt sich, dass die Einführung einer Software für Dokumentenmanagement oder Aktenmanagement einer umfangreichen Vorbereitung bedarf, die weit vor der Beschaffung einer Software-Lösung einsetzen muss. Der größere Teil der bei der Software-Einführung zu bewältigenden Arbeit entfällt nicht auf die Beschaffung und Implementierung der Software, sondern auf vielfältige organisatorische Maßnahmen davor und danach. Die Einführung eines Dokumentenmanagement- oder Aktenmanagement-Systems ist daher als Organisations-Projekt mit eingebettetem IT-Projekt zu verstehen.

Aktenmanagement-System oder Dokumentenmanagement-System?


Ob ein Aktenmanagement-System oder ein Dokumentenmanagement-System zum Einsatz kommen soll hängt von den individuellen Anforderungen ab. Beiden gemeinsam ist, dass Inhalte durch Metadaten beschrieben und somit zugänglich gemacht werden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass ein Aktenmanagement gegenüber einem Dokumentenmanagement mit "gröberen" Metadaten agiert; beschrieben werden im Aktenmanagement lediglich eine Vielzahl von Dokumenten umfassende Akten(-Container) - im Gegensatz zur Beschreibung von einzelnen Dokumenten im Dokumentenmanagement. Allerdings ist durch dieses gröbere Raster ein Aktenmanagement in der Regel auch leichter zu implementieren als ein Dokumentenmanagement. Mischformen zwischen beiden sind jedoch ebenfalls möglich.

Mein Leistungsspektrum:

 

• Erarbeitung von Konzeptionen zur Umgestaltung der Dokumentenverwaltung bzw. Aktenverwaltung (analog/digital/hybrid)

 

• Erstellung von Regelwerken zu Dokumentation und Archivierung

 

• Beratung zur Einhaltung von Löschfristen und Aufbewahrungsfristen (Retention Management) sowie sonstigen Aufbewahrungspflichten

 

• Erstellung Berechtigungskonzept im Dokumentenmanagement bzw. Aktenmanagement

 

 

• Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Planung der Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen

 

• Definition von Anforderungen (Informationsbedarfsanalyse)

 

• Fachkonzept- und Lastenheft-Erstellung in der Vorbereitung von Ausschreibungen zur Software-Beschaffung

 

• Beratung bei der Software-Auswahl

 

• Begleitung der Software-Einführung

 

• Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Dokumentenmanagement- und Aktenmanagement-Systemen

 

• Erstellung Nutzer/Anwender-Dokumentation

 

 

• Klassifikations-, Aktenplan- und Anlagenstruktur-Erstellung

 

• Inhalts-Gliederung über vorstrukturierte Aktenmodelle und individuelle Aktenstrukturen für analoge/digitale/hybride Akten

 

• Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata

 

 

• Vereinheitlichung der Ablagestruktur innerhalb von Dokumentenmanagement und Aktenmanagement, Strukturierung von Abteilungsregistratur und Zentral-Registratur / Verwaltungsarchiv (Ablagesystem: analog, digital, hybrid)

 

• Entwicklung von Konzepten für die retrospektive Digitalisierung von Verwaltungsakten-Beständen sowie für die permanente digitale/elektronische Archivierung

 

• Pflege von Verwaltungsarchiven und Registraturen

 


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