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Dokumentationsmanagement-Beratung

Dokumentations-, Dokumenten- und Projektmanagement


Eine effektive Verwaltung von Dokumenten und Dokumentationen erfordert eindeutig an den jeweiligen Aufgaben ausgerichtete Strukturen, Regeln und Abläufe, die zudem - unter Berücksichtigung des Lebenszyklus von Dokumenten, Software und Anlagen - einer ständigen Überprüfung unterzogen werden müssen.
Dieses übergreifende Dokumentationsmanagement bildet in Abgrenzung vom direkt tätigkeitsbezogen und technisch zu verstehenden ➜ Dokumentenmanagement ein organisatorisches Gerüst, an dem über ein Dokumentations-Konzept und/oder eine Dokumentations-Richtlinie das jeweilige Dokumentenmanagement als Prozess (einschließlich der konkreten Dokumentenmanagement-Software) zu verankern ist. Das Fachliche dominiert über das Technische.
Daher bedarf die Einführung einer Dokumentenverwaltungs-Software einer umfangreichen Vorbereitung, die weit vor der Beschaffung der Software-Lösung einsetzen muss. Der größere Teil der im Umfeld einer Software-Einführung zu bewältigenden Arbeit entfällt nicht auf die Beschaffung und Implementierung der Software, sondern auf vielfältige organisatorische Maßnahmen davor und danach. Dementsprechend ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als Organisations-Projekt mit eingebettetem IT-Projekt zu verstehen.

Die Verwendung des Begriffes "Dokumentationsmanagement" ist jedoch uneinheitlich: Oft ist anstelle des Dokumentationsmanagements tatsächlich das Dokumentenmanagement gemeint (und umgekehrt), d. h. es wird zwischen inhaltlich-organisatorischen und technischen Sachverhalten unzureichend differenziert.

In einem engeren Sinne wird Dokumentationsmanagement auch als Dokumenten-Zusammenstellung für interne und externe Bedarfsträger verstanden (z. B. IT-Dokumentation, Projektdokumentation bei Bauvorhaben, ➜ Anlagendokumentation, Netzauskünfte von Energieversorgern).

Beratungsleistungen


  • Erarbeitung von Konzeptionen und Projektmanagement zur Umgestaltung der Dokumentenverwaltung bzw. Aktenverwaltung (analog/digital/hybrid)
  • Erfassung von fachlichen Anforderungen (Informationsbedarfsanalyse)
  • Erstellung von Regelwerken zu Dokumentation und Archivierung (Dokumentationsrichtlinie, Archivierungsrichtlinie)
  • Beratung zur Einhaltung von Dokumentations und sonstigen Aufbewahrungspflichten (incl. Lösch- und Aufbewahrungsfristen)
  • Umfassende inhaltliche und organisatorische Planung der Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen
  • Unterstützung in der Ausschreibung und Vergabe von Archivierungs- und Dokumentationsleistungen, Leistungsverzeichnis-Erstellung

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