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Digitale Langzeitarchivierung

Warum digitale Langzeitarchivierung anstelle einfacher Speicherung?


Als "digitale Langzeitarchivierung" werden Maßnahmen-Pakete bezeichnet, die sicherstellen sollen, dass auch in ferner Zukunft noch der Inhalt von digitalen Archivalien unterschiedlichster Art weiterhin dargestellt und ausgewertet werden kann. Vor Allem betroffen sind Historische Archive und Sammlungen (z. B. Landes- und Kommunalarchive), aber auch Forschungsdatenarchive, Medienarchive und langfristig aufzubewahrende Unterlagen in Verwaltungsarchiven/Registraturen.
Bei oberflächlicher Betrachtung könnte man meinen, dass es für den dauerhaften Erhalt ausreichend wäre, die aus digitalen Systemen in das jeweilige Archiv übernommenen Daten und Dokumente zeitnah zu ihrer Entstehung bzw. Übernahme strukturiert abzuspeichern. Dem ist jedoch nicht so. Vielmehr ergibt sich das Problem, dass digitale Informationen bzw. Dokumente auf mehreren Ebenen schnell fortschreitenden Alterungsprozessen unterliegen:
  1. Physische Alterung der verwendeten Trägermedien (Festplatten, SSD, Tapes, CD/DVD/BD).
  2. Technologische Alterung der verwendeten Hardware, Software, Dateiformate und Dateisysteme.
  3. Inhaltliche Alterung durch Verlust der Kenntnis über den ursprünglichen Entstehungs- und Speicherzusammenhang, durch Zersplitterung der Daten- und Dokumenten-Bestände sowie durch deren mangelnde Beschreibung mit Metadaten.
In der Folge sind Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Auswertbarkeit oder Interpretierbarkeit von digitalen Daten und Dokumenten nach einem jeweils individuellen und nicht präzise vorhersehbaren Zeitraum nicht mehr gegeben.
Einfache Speicherung oder Umkopierung löst das beschriebene Problem der dauerhaften Archivierung von digitalen Unterlagen daher nicht.

Maßnahmen der digitalen Langzeitarchivierung


Die uneingeschränkte mittel- und langfristige Nutzbarkeit von digitalen Daten und Dokumenten kann nur durch rechtzeitig vorgenommene organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt werden. Als Maßnahmen der digitalen Langzeitarchivierung können u. a. angewendet werden:
  • Sicherungsarchivierung
  • Umkopierung (periodisch)
  • Migration in für die Langzeitarchivierung geeignete Dateiformate
  • Emulation von historischen Software-Umgebungen auf aktueller Hardware
  • Konservierung der Hard- und Software-Umgebung
  • Verfilmung
  • Ausdruck
Diese Maßnahmen müssen in jedem Falle auf den konkreten Daten- bzw. Dokumentenbestand, die Bedürfnisse des Archivalien-Eigentümers und die zur Verfügung stehenden Ressourcen individuell abgestimmt werden. Insbesondere ist die Frage zu diskutieren, welche Arten von Informationsverlusten unter Berücksichtigung des Archivierungs-Zieles hinnehmbar sind (Bewahrung der wesentlichen Informationen). Für die Mehrzahl der Anwendungsfälle dürfte eine Migration in für die digitale Langzeitarchivierung geeignete Formate das geeignete Vorgehen sein.
Die zu treffenden Maßnahmen der Langzeitarchivierung müssen sich nicht allein auf die digitalen Daten und Dokumente selbst beziehen, sondern in gleichem Maße auch auf deren externe Metadaten (Findhilfsmittel in Form von Datenbanken oder beschreibenden Dateien).
Der Aufgabenkomplex digitale Langzeitarchivierung beinhaltet die periodische Überprüfung der jeweiligen langzeitarchivierten Archivalien-Bestände hinsichtlich Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Auswertbarkeit und Interpretierbarkeit. Erforderlichenfalls sind im Ergebnis der Überprüfung und Bewertung weitere/erneute Maßnahmen auszuführen.
Maßnahmen der digitalen Langzeitarchivierung sollten in Historischen Archiven/Sammlungen erstmalig zum Zeitpunkt der (periodischen) Übernahme von Unterlagen aus digitalen Systemen der Verwaltung eingeleitet werden. Diese Übernahme wird praktischerweise jeweils unmittelbar mit dem Ende der Verwaltungsarchivierung, d. h. mit dem Ablauf der relevanten Aufbewahrungsfristen, vorzunehmen sein.

Langzeitspeicherung innerhalb der Verwaltungsarchivierung


Die Bestandserhaltung von digitalen Daten und Dokumenten als Teil des Aufgabenkomplexes "Archivierung" ist kein Problembereich, der allein für Historische Archive relevant wäre. Vielmehr sind bestandserhaltende Maßnahmen für digitale Daten und Dokumente auch dort anzustoßen, wo in Verwaltung und Wirtschaft für noch geschäftsrelevante Unterlagen aufgrund gesetzlicher und/oder interner Regelungen und der daraus resultierenden Aufbewahrungsfristen eine Aufbewahrung über Technologiestufen hinweg notwendig ist. Auch im Umfeld der Verwaltungsarchivierung verlangt dauerhafte digitale Archivierung als Reaktion auf die technische Entwicklung eine periodische Bewertung des gesamten Daten- und Dokumentenbestandes und die Festlegung bzw. Anpassung von erforderlichen Maßnahmen. Im Extremfall können daher sogar für Daten und Dokumente, die nur wenige Jahre aufzubewahren sind, bestandserhaltende Maßnahmen notwendig werden.
Außerhalb von historischen und Forschungsdaten-Archiven ist hierfür vor allem im Bereich des Öffentlichen Dienstes jedoch eher der Begriff "Langzeitspeicherung" oder auch "elektronische Archivierung" üblich. Im Bereich der Wirtschaft analog dazu gebräuchliche Begriffsprägungen wie "revisionssichere Langzeitarchivierung", "rechtssichere Langzeitarchivierung", "beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung" oder auch "vertrauenswürdige Langzeitarchivierung" stellen v. a. auf rechtliche Aspekte des übergreifenden Aufgabenkomplexes Verwaltungsarchivierung ab und weniger auf den technischen Bestandserhalt.
Ein wesentlicher Unterschied zur digitalen Langzeitarchivierung in Historischen Archiven besteht im zugrundeliegenden Verständnis von "Langzeit": Digitale Langzeitarchivierung versteht darunter in jedem Falle "ewig", Langzeitspeicherung/elektronische Archivierung meint damit lediglich "sehr lange" (ca. 10-100 Jahre).

Das Ressourcen-Problem digitaler Langzeitarchivierung


Genau wie an traditionelle Papier-Archive nicht beliebig Archiv-Magazine angefügt werden können lassen sich auch digitale Archivmagazine nicht unbegrenzt erweitern. Auch hier sind die Ressourcen endlich, wobei die "Endlichkeit" sich in erster Linie nicht auf das Speichervermögen, sondern auf die Verfügbarkeit von Bewertungs- und Erschließungs-Ressourcen bezieht. Unabhängig davon, ob es sich um ein Historisches Archiv, Verwaltungsarchiv oder Forschungsdatenarchiv handelt, ist vor dem Einleiten von Maßnahmen zur digitalen Langzeitarchivierung die Archivpflichtigkeit bzw. Archivwürdigkeit der betroffenen Archivalien zu prüfen. Die Bewertung von Daten-, Dokumenten- und Akten-Beständen, die Durchführung der Kassation (Aussonderung), die Übernahme zur dauerhaften Speicherung und die inhaltliche Erschließung erfordern erhebliche v. a. personelle Ressourcen. Es ist jedoch nicht sinnvoll, zur Vermeidung dieses Aufwandes Archivalien ohne Überprüfung der Relevanz und nachfolgende Selektion sowie ohne Sicherung der späteren Recherchierbarkeit in Langfrist-Archivmagazine zu überführen.

"Digitales Archiv"


Oft wird von Aufbau oder Unterhaltung eines "Digitalen Archives" gesprochen. Das klingt zwar gut, ist in der Regel aber sachlich falsch. Gemeint ist meist entweder ein digitales Archiv-Magazin innerhalb eines als Institution darüber stehenden (Historischen) Archives oder ein Metadaten-Portal innerhalb eines Kooperations-Verbundes. Auch die Inanspruchnahme externer Leistungen zur digitalen Langzeitarchivierung (Software, Speicher, Administration) ändert an diesem Sachverhalt nichts.
Unter inhaltlichen Gesichtspunkten wäre es auch in der Langzeitarchivierung kontraproduktiv, institutionell getrennte analoge/physische und digitale Archive zu unterhalten. Vielmehr ist es erforderlich, innerhalb des jeweiligen Archives eine einheitlich strukturierte virtuelle hybride Archivierung zu implementieren, die über eine verklammernde Archivmanagement-Software und qualifizierte Metadaten den Zugang zu den verschiedenen Medien-Arten und Lager- bzw. Speicherorten vermittelt.

Beratungsleistungen


  • Konzept-Entwicklung für die digitale Langzeitarchivierung
  • Erstellung von Archivierungs-Richtlinien
  • Projektmanagement: Aufbau und temporäre Verwaltung von hybriden und digitalen Archivmagazinen
  • Unterstützung in der Ausschreibung und Vergabe von Archivierungsleistungen, Leistungsverzeichnis-Erstellung
  • Sicherung der Datenqualität in Archivierungs- und Digitalisierungs-Projekten

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