Stubenrauchstr. 35, 12161 Berlin
kupfer@das-kupfer.de    |    030-26544825    |    0176-24370378

Archivierungs- und Löschkonzept

Warum ein Löschkonzept erstellen?


Ein Löschkonzept bzw. Archivierungs- und Löschkonzept hilft, die bestehende inhaltliche, organisatorische und technische Komplexität in der Aufbewahrung von Daten, Dokumenten und Akten zu beherrschen. Nur ein äußerst geringer Bruchteil aller erzeugten Unterlagen ist von vornherein für eine dauerhafte (endlose) Archivierung vorgesehen oder wird später einer dauerhaften Archivierung zugewiesen. Der Regelfall ist die Vernichtung (Löschung) nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist bzw. einer Löschfrist. Archivierungspflichten aufgrund diverser Gesetze und Verordnungen und Löschpflichten auf der Grundlage der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes, der Landesdatenschutzgesetze sowie von Spezialgesetzen, aber auch auf der Grundlage vertraglicher und anderer Verpflichtungen, greifen hierbei ineinander.
Durch die Definition von Daten-, Dokumenten- oder Akten-Arten und die Gruppierung von Löschregeln kann eine Reduzierung der gegebenen Komplexität im Zusammenspiel von Archivierung und Vernichtung/Löschung erzielt werden. Ein Löschkonzept dokumentiert diese Systematisierung und die sich daraus ergebenden Daten- und Dokumenten-Verabeitungs-Abläufe.
Die Aufbewahrungs- und Löschfristen und die notwendigen Interessenabwägungen zwischen ihnen müssen im Archivierungs- und Löschkonzept für jede betroffene Unterlagen- bzw. Daten-Kategorie individuell dokumentiert werden. Weiterhin sind die von Speicher-Medien und Lagerungs-/Speicher-Verfahren abhängigen Vernichtungs- bzw. Löschverfahren gleichfalls im Archivierungs- und Löschkonzept zu dokumentieren. Es kann vorteilhaft sein, dieses mit einem bestehenden Datensicherheitskonzept, einer Archivordnung, einem Aktenplan bzw. mit Daten- und Dokumenten-Klassifikationen zu verbinden.

Löschfrist vs. Aufbewahrungsfrist


Die frühestmögliche Löschung von personenbezogenen Daten, die zu berechtigten geschäftlichen oder Verwaltungs-Zwecken erhoben wurden, soll durch die Festlegung von Löschfristen sichergestellt werden. Diese Löschfristen können jedoch (scheinbar) im Konflikt zu den im Rahmen der Archivierung definierten Aufbewahrungsfristen stehen. Im Allgemeinen lässt sich dieser Konflikt zu Gunsten der Aufbewahrungsfristen auflösen. Sofern ein konkretes und berechtigtes Interesse vorliegt - die Einhaltung einer Aufbewahrungsfrist ist in der Regel ein solches - steht die Löschung personenbezogener Daten, soweit die jeweilige Aufbewahrungsfrist noch nicht verstrichen ist, dahinter zurück. In vielen Fällen ist die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist sogar von der Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten abhängig.
Nicht zulässig ist es, unter Verweis auf eine schon vorgenommene Archivierung und eine bereits angebrochene Aufbewahrungsfrist generell jede Löschung von personenbezogenen Daten - auch von unberechtigt erhobenen und nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigten - verweigern zu wollen.


Beratungsleistungen:


  • Erarbeitung von Konzeptionen zur Umsetzung der Archivierung und Vernichtung/Löschung von Daten, Dokumenten und Akten
  • Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
  • Erstellung und Revision von Dokumenten-Klassifikationen und Aktenplänen
  • Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung der Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen

Verwandte Themen zum Leistungs-Komplex Archivierungs- und Löschkonzept: