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Beratung für Papierarchiv-Aufbau und -Revision

Warum ein Papierarchiv (physisches Archiv) weiterhin unterhalten?


Die Voraussagen über das Verschwinden des Trägermediums Papier aus den Verwaltungsvorgängen haben sich bis jetzt nur zum Teil bewahrheitet. Nach wie vor fallen erhebliche Mengen an Papier-Dokumenten, Papier-Akten und sonstigen analogen Unterlagen an, die im Original einer mittel- bis langfristigen Archivierung zugeführt werden müssen. Das weiterhin andauernde Nebeneinander von elektronischen und Papier-Unterlagen kompliziert die Archivierung zudem.

Im Wesentlichen gibt es drei Gründe, auch weiterhin ein Verwaltungs-Archiv (Registratur, Zwischenarchiv) für die physische Archivierung von Papier-Dokumenten zu unterhalten:
  1. Die Verwaltungsabläufe sind noch nicht durchgängig digital ausgeformt und erzeugen weiterhin als Endprodukt Papier-Dokumente, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird.
  2. Trotz durchgängiger Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge existieren umfangreiche analoge Alt-Akten-Bestände, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird und die daher bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen in einem Papierarchiv aufbewahrt werden.
  3. Bestimmte Gruppen von Dokumenten/Akten müssen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder zur sonstigen Nachweis-Führung im Papier-Original aufbewahrt werden.
Zur Verklammerung der auf unterschiedlichen Trägermedien vorgehaltenen Trägermedien ist ein übergreifendes Archivierungskonzept erforderlich, das die Archivierung von Papier-Unterlagen in einem physischen Archiv einschließt. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass durch die Art der Archivierung bzw. der Erfassung der Papier-Unterlagen bestehende inhaltliche Verbindungen zu digitalen Unterlagen nicht gekappt werden.

Beratungsleistungen:


  • Erarbeitung von umfassenden Archiv-Konzeptionen zur Integration der analogen und digitalen Archivierung
  • Beratung zum Aufbau und zur Reorganisation von Archiven zur Papier-Archivierung
  • Erstellung von Aktenverzeichnissen und Aufbau von Finddatenbanken
  • Software-Auswahl zur Verwaltung von Papierarchiven
  • Planung von Archiv-Umzügen
  • Planung von Archiv-Magazinen
  • Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung

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