Beratung zur Archivierung von Papierdokumenten und Papierakten
Warum weiterhin eine physische Archivierung von Akten und Dokumenten unterhalten?
Die Voraussagen über das Verschwinden des Trägermediums Papier aus den Verwaltungsvorgängen haben sich bis jetzt nur zum Teil bewahrheitet. Nach wie vor fallen erhebliche Mengen an Papierdokumenten, Papierakten und sonstigen analogen Unterlagen an, die im Original einer mittel- bis langfristigen Archivierung zugeführt werden müssen. Das weiterhin andauernde Nebeneinander von elektronischen und Papier-Dokumenten kompliziert die Archivierung zudem. Es kann mehrere Gründe dafür geben, innerhalb des Verwaltungs-Archivs (synonym verwendete Bezeichnungen: Registratur, Zwischenarchiv, technisches Archiv) neben den schon digitalen bzw. digitalisierten Unterlagen auch weiterhin ein geschlossenes Magazin für die physische Archivierung von Papier-Dokumenten zu unterhalten:
- Die Verwaltungsabläufe sind noch nicht durchgängig digital ausgeformt und erzeugen weiterhin als Endprodukt Papierdokumente bzw. Papierakten, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird.
- Trotz durchgängiger Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge existieren umfangreiche papierbasierte Bestandsakten- bzw. Altakten-Bestände, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird und die daher bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen in einem "Papierarchiv" aufbewahrt werden sollen.
- Bestimmte Kategorien von Dokumenten müssen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder zur sonstigen Nachweis-Führung zwingend im Papier-Original aufbewahrt werden (Bildung von "Papierrestakten" als analoges Anhängsel digitaler Akten).
- Digitale Datenträger wurden in der Vergangenheit in gleicher Weise wie papierbasierte Dokumente/Akten archiviert. Man scheut in diesen Fällen bislang jedoch den Aufwand der Erfassung und Erschließung sowie der Einspeisung der enthaltenen Alt-Unterlagen in aktuelle digitale Systeme.
Neu-Strukturierung bestehender "Papierarchive"
Eine Anpassung althergebrachter Papier-Archivierung an moderne Erfordernisse muss nachfolgende Eckpunkte berücksichtigen:
- Planvolles Vorgehen: Eine Neu-Strukturierung bereits bestehender Archivmagazine zur physischen Archivierung sollte immer in den übergreifenden Kontext des Lebenszyklus nunmehr vorwiegend digitaler Archivalien gestellt werden; eine isolierte Umstrukturierung nur des "Papierarchives" wird nur begrenzte Verbesserungen erbringen. Es ist zur Verklammerung der auf unterschiedlichen Trägermedien und in verschiedenen Systemen vorgehaltenen Inhalte ein übergreifendes Archivierungskonzept erforderlich, das die Archivierung von papierbasierten Dokumenten/Akten und sonstiger analoger Unterlagen/Objekte in einem oder mehreren physischen - und idealerweise zentralisierten - Archivmagazin(en) einschließt.
- Zugänglichkeit: Neben der Vollständigkeit der Erfassung und Erschließung der Archivalien muss insbesondere sichergestellt sein, dass durch die Art der Archivierung bzw. der Erfassung bereits bestehende inhaltliche Verbindungen zu digitalen Dokumenten/Akten nicht gekappt werden. Verlorengegangene Verbindungen sollten im Zuge der Erfassung/Erschließung wiederhergestellt werden.
- Bestandssicherung: Normgerechte Aufbewahrungsbedingungen (Raumklima, Brandschutz, Sicherheit) für papierbasierte Archivalien sind unerlässlich. Im Falle bestehender Kontaminierungen oder beginnenden Papierzerfalls sind rechtzeitig Sicherungsdigitalisierungen vorzunehmen.
"Papierarchiv"-Auflösung
Die Schließung eines Archivs oder Archivmagazins für papierbasierte Akten/Dokumente verlangt eine strukturierte und eher mittelfristig orientierte Herangehensweise. Generell ist die Auflösung von Altakten-Lagerungen nur dann möglich, wenn alle extern und intern definierten Aufbewahrungsregeln weiterhin eingehalten werden können und der berechtigte Zugriff auf die weiterhin zu speichernden/lagernden Inhalte für Mitarbeiter nicht erschwert wird.
Als Optionen zur "Papierarchiv"-Auflösung kommen - auch kombiniert - in Frage:
- Interne Umlagerung in andere Archivmagazine (Archivkonsolidierung)
- Archivbereinigung: Aussonderung von Akten/Dokumenten, deren Aufbewahrungsnotwendigkeit nicht mehr gegeben ist
- Strukturierte Auslagerung zu einem externen Archivierungs-Dienstleister
- Digitalisierung: dokumentiertes ersetzendes Scannen und nachfolgender Zugang zu den digitalisierten Inhalten über eine professionelle Software-Lösung
Beratungsleistungen
- Erarbeitung von umfassenden Archiv-Konzeptionen zur Integration der analogen und digitalen Archivierung
- Beratung zum Aufbau und zur Reorganisation von Archiv-Magazinen/Depots zur Papier-Archivierung
- Umfassende Konzept-Erstellung zur Altaktenlager-Auflösung
- Erstellung von Aktenverzeichnissen und Aufbau von Finddatenbanken; Übergabe der erfassten Metadaten von Papier-Unterlagen bzw. -Akten an bestehende Software-Lösungen
- Software-Auswahl zur Verwaltung von "Papierarchiven"
- Prognose von Bestandsakten-Mengenentwicklung und Flächenbedarf für die physische Archivierung unter den Bedingungen fortschreitender Digitalisierung der Verwaltungsabläufe
- Planung von Archiv-Umzügen
- Planung von Archiv-Magazinen
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung
- Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten
- Archivpflege als freiberuflicher Archivar