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Beratung für Archivierung und Archivorganisation

Was ist „Archivierung“?


"Archivierung", "archivieren" und "Archiv" haben sich vor allem in letzter Zeit zu Begriffen entwickelt, die in Abhängigkeit vom jeweiligen Kontext mit stark differierenden Mehrfach-Bedeutungen belegt sind. Innerhalb einer Organisation haben Compliance-Verantwortliche, IT-Abteilung, Archivare im historischen Archiv sowie "einfache" Mitarbeiter jeweils unterschiedliche Sichtweisen auf das Thema "Archivierung". Oft werden technische und inhaltlich-organisatorische Sachverhalte unzulässig miteinander vermischt und die Begriffe "Archivierung", "Aufbewahrung", "Speicherung" und "Sicherung" als identisch verstanden. Mangelnde eindeutige Definition bzw. Abgrenzung kann jedoch gravierende Folgeprobleme erzeugen.

Archivierung im Verwaltungs-Umfeld

Die Verwaltungs-Archivierung ist ein ausschließlich auf den Inhalt der jeweiligen Daten und Dokumente bezogener organisatorischer Akt bzw. Prozess, der es ermöglicht, durch Gesetze und Verordnungen wie auch durch Betriebs- bzw. Verwaltungs-interne Festlegungen gesetzte Compliance-Regeln einzuhalten. In erster Linie handelt es sich dabei um die:
  • Relevanzbewertung vor der Durchführung der Archivierung
  • Gewährleistung der Recherchierbarkeit und unmittelbaren Zugänglichkeit (Erschließung durch Metadaten)
  • vollständige originalgetreue Darstellbarkeit bzw. Auswertbarkeit
  • genaue Einhaltung der definierten Löschfristen und Aufbewahrungsfristen
  • Schutz vor unbefugter Einsichtnahme
  • durchgängige Sicherung der Unveränderbarkeit/Datenintegrität (Zugangskontrolle, Schutz vor unbefugter Manipulation und vor organisatorisch oder technisch bedingtem Verlust)
  • Einhaltung vorgegebener Aufbewahrungsbedingungen (Sicherung des physischen bzw. technischen Erhalts)
  • sachgerechte und zeitnahe Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation aller vollzogenen Veränderungen am Archivierungs-System
  • Vorhaltung einer detaillierten Verfahrensdokumentation zum gesamten organisatorischen Archivierungs-Prozess
Die Verwaltungs-Archivierung ist daher einerseits als Status-Änderung von "offen" (= im Geschäftsgang befindlich) zu "geschlossen" bzw. "archiviert" (= Bearbeitung beendet) zu verstehen, andererseits aber auch als Prozess der Lagerung/Speicherung archivierter Unterlagen. Mit dem Vollzug der Archivierung kann eine Veränderung im Lagerungs- bzw. Speicherort einhergehen, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich; entscheidend ist die Status-Änderung zu "archiviert" (= unveränderbar über eine definierte Zeitdauer unter definierten Bedingungen aufzubewahren).
Sofern eine Ortsveränderung der archivierten Unterlagen herbeigeführt wird entstehen in Abhängigkeit von den verwendeten Träger-Medien aus der Umsetzung der Anforderungen heraus analoge (physische), digitale oder hybride Archiv-Magazine.

Ablage oder Archivierung?

Die Begriffe "Archiv" und "Archivierung" beziehen sich im betriebsorganisatorischen und Verwaltungs-Umfeld auf die Aufbewahrung von Daten, Dokumenten und Akten, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist. Die Aufbewahrung von Unterlagen, die noch der laufenden Bearbeitung unterliegen, ist demgegenüber als "Ablage" (in Sachbearbeiter- oder Team-Ablagen, in Registraturen, in Software-Lösungen) zu kennzeichnen. In den meisten Fällen ist es zweckmäßig, eine strikte Trennung zwischen Ablage auf der einen und Archivierung auf der anderen Seite herbeizuführen.

Aufbewahrung im Akten-Lebenszyklus Ablage Verwaltungs- Archivierung Entstehung der Unterlagen Endbearbeitungs- Datum Aussonderung/ Vernichtung Geschäftsgang (zeitlich unbestimmt) Aufbewahrungsfrist (abstrakt definiert, individuell berechnet) Löschfristen für diverse Elemente (abstrakt definiert, individuell berechnet) Datenschutzrechtliche Relevanz

In der Praxis folgen die Benennungen sehr oft nicht dem vorstehenden Schema: Vieles, was "Archiv" genannt wird, ist lediglich eine Ablage, und manche Ablage ist eigentlich ein Archivmagazin. So sind z. B. sogenannte Bauakten-Archive in der öffentlichen Verwaltung eigentlich (physische) Ablagen; in ihnen befinden sich in der Regel offene Akten zu Bestandsgebäuden, die erst dann geschlossen werden können, wenn das jeweilige Gebäude nicht mehr besteht.

"Revisionssichere", "rechtssichere" und "rechtskonforme" Archivierung

Diese nahezu gleichzeitig mit dem Aufkommen elektronischer Dokumentenverwaltungssysteme geprägten Attributisierungen spiegeln vor, dass es auch Archivierungen geben würde, die nicht "revisionssicher" (= den Prüfungs-Anforderungen der Finanzverwaltung genügend) oder "rechtssicher" (allen externen Anforderungen genügend) sind. Dem ist jedoch nicht so; richtig verstandene Verwaltungs-Archiverung ist von vornherein "revisionssicher" bzw. "rechtssicher" - alles andere ist bloße Speicherung oder Lagerung ohne hinreichend definierte Regeln und Abläufe. Zu kritisieren ist auch die Vorspiegelung, dass Archivierung "sicher" im Sinne von fehlerfrei sein könne. Eine absolute Fehlerfreiheit sollte zwar immer angestrebt werden, sie wird jedoch nur in Ausnahmefällen auch zu erreichen sein.
Die beiden Begrifflichkeiten sind auch als Abgrenzung zu dem in der IT bestehenden abweichenden Verständnis von "Archivierung" zu verstehen (siehe unten). Die klassische Papierwelt kannte beide Begrifflichkeiten, die sich im Übrigen auch nicht in Gesetzen und Verordnungen wiederfinden, nicht.
Letztendlich bleibt auch hier: Es sind Unterlagen, die sich nicht mehr im Geschäftsgang befinden, unter einem definierten Ziel und unter definierten Bedingungen aufzubewahren.

Das abweichende Verständnis von Archivierung in der IT

Der Fokus der IT ist ein rein technischer; "Archivierung" wird hier als Speicherung auf entfernten und billigeren Datenträgern/Speichersystemen bzw. als das "Verschieben" von Daten dorthin verstanden. In erster Linie sollen damit Software-Anwendungen, in denen die tägliche Arbeit geleistet wird, entlastet werden. In der Folge lassen sich v. a. schnellere Zugriffe auf häufig benötigte Daten und Dokumente, intern verbesserte Datenverwaltung und Kostenersparnisse erzielen.
Es kann unter diesen technisch definierten Zielen nicht davon ausgegangen werden, dass sich auf einem so bezeichneten "Archiv-System" der IT ausschließlich Daten und Dokumente befinden, die auch nach den Archiverungs-Regeln der Compliance als archiviert gelten; umgekehrt müssen auch nicht alle nach Archivierungs-Regeln der Compliance für "archiviert" erklärten Inhalte sich auch in einem "Archiv-System" der IT befinden.

Der hinsichtlich des Verständnisses von "Archivierung" zwischen Compliance und IT bestehende Widerspruch wird durch Parallel- und Neben-Definitionen wie "elektronische Archivierung", "revisionssichere Archivierung" oder "Datenarchivierung" aufzulösen versucht, welche sich dann - ihrem Zweck entsprechend - die Compliance-Sicht auf die Archivierung zu eigen machen bzw. beide Sichtweisen vermischen. Allerdings verstärkt dies bei Außenstehenden die Verwirrung eher als dass es sie abbauen würde. Deutlich wird dies insbesondere bei der Verwendung des Begriffs "digitale Archivierung", der aus sich selbst heraus am wenigsten erkennen lässt, welches Verständnis von Archivierung im konkreten Fall unterlegt wird. Es empfiehlt sich daher, bei der Betrachtung der Archivierung unter inhaltlich-organisatorischem Blickwinkel sowohl im Verwaltungs-Umfeld als auch im Umfeld der Historischen Archivierung das traditionelle IT-Verständnis gänzlich zu ignorieren.

Backup ist nicht Archivierung!

Bei der Sicherung und der Archivierung von digitalen Daten und Dokumenten handelt es sich um getrennte Aufgabenfelder, die keinerlei Überschneidung aufweisen. Insbesondere ist die Durchführung periodischer Backups kein Ersatz für eine regelgerechte Archivierung:
  1. Der Fokus der Datensicherung ist ein technischer, während der Fokus der Archivierung ein inhaltlich-organisatorischer ist.
  2. Datensicherung ist umfassender als Archivierung. Ein Backup umfasst alle Daten, nicht nur die bereits archivierten, sondern auch die potentiell noch zu archivierenden sowie die zu keinem Zeitpunkt der Archivierung zu unterwerfenden Daten.
  3. Datensicherung ist kurzfristiger angelegt als Archivierung. Innerhalb des Zeitraums der definierten Aufbewahrungsfrist ist ein archiviertes Dokument nacheinander Bestandteil einer großen Anzahl von Backups.
  4. Archivierung umfasst auch analoge Daten, Dokumente und Akten (in der Regel auf dem Träger-Medium Papier), die von der digitalen Datensicherung nicht erfasst werden.
Jenseits der unterschiedlichen Fokussierung von Datensicherung und Archivierung besteht jedoch eine starke Abhängigkeit der Archivierung von der Datensicherung. Ohne eine starke Datensicherung kann eine korrekte Archivierung nicht sichergestellt werden.

Archivierung in Historischen Archiven

Ein Historisches Archiv übernimmt ausgewählte Daten, Dokumente und Akten in physischer oder elektronischer Form nachdem deren gesetzlich bzw. intern definierte Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Aussonderung aus dem Bestand des Verwaltungsarchives bzw. Zwischenarchives erfolgt ist. Weiterhin können ergänzende Unterlagen oder Objekte, die nicht im eigenen Geschäftsgang entstanden sind, aber den Wirkungsbereich der Verwaltungsgliederung, des Unternehmens etc. tangieren, übernommen werden.
Die Historische Archivierung basiert im Bereich des öffentlichen Dienstes auf dem Bundesarchivgesetz und den Landesarchivgesetzen, jenseits davon auf den internen Regelungen von Unternehmen und Organisationen, und ist prinzipiell dauerhaft angelegt.

Eine gewisse Zwischenstellung zwischen Verwaltungs-Archivierung und Historischer Archivierung nehmen Medien-Archive und Forschungsdaten-Archive ein: einerseits erfolgt eine dauerhafte Archivierung, andererseits findet aber im Unterschied zu reinen Historischen Archiven auch eine weitere wirtschaftliche Verwertung statt.

Aus den unterschiedlichen Zielsetzungen von Historischer und Verwaltungs-Archivierung resultiert auch ein Unterschied in den Methoden. In Historischen Archiven, Forschungsdaten-Archiven und Medien-Archiven werden im Vergleich zu Verwaltungs-Archiven tendenziell höhere Anforderungen an die Speicher- und Lagerungs-Bedingungen sowie an die Erschließung der Archivalien gestellt.

Für die Historische Archivierung von elektronischen Daten, Dokumenten und Akten hat sich der Begriff "digitale Langzeitarchivierung" durchgesetzt. Insbesondere wird damit ein Komplex von Maßnahmen bezeichnet, der in der analogen bzw. Papier-Welt unter den Aufgabenfeldern Erschließung, Bestandserhaltung und Restaurierung verortet werden würde. Auch hier handelt es sich unterschwellig wiederum um eine Abgrenzung gegenüber dem anderen Archivierungs-Verständnis der IT.

Was ist „Archivierung“ nicht?


Im alltäglichen Verwaltungsgeschehen werden viele Sachverhalte mit dem Etikett "Archivierung" oder "Archiv" versehen, die lediglich als Ablage zu verstehen sind oder nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verwaltungsarchivierung erfüllen. Beispiele:
  • Weiterhin im Geschäftsgang befindliche Akten werden in einem mit "Archiv" beschrifteten Raum neben der Tee-Küche gelagert.
  • Geschlossene Akten werden zu einem externen Archivierungs-Dienstleister ausgelagert ohne zuvor ausreichend erschlossen worden zu sein; in der Folge gestaltet sich die Recherche und Bereitstellung sehr problematisch.
  • Digitale Daten und Dokumente werden innerhalb des File-Systems in eher provisorisch angelegte Verzeichnisse verschoben.
  • Sammlungen von audiovisuellen Inhalten innerhalb einer Software-Lösung für das Digital Asset Management werden als "Archiv" bezeichnet.
  • Selten abgefragte Inhalte werden aus einer Software-Lösung auf kostengünstigere Speicher-Medien mit langsamerem Zugriff verschoben.
  • Papier-Aktenordner werden durch einen externen Dienstleister eingescannt und die physischen Aktenordner nachfolgend vernichtet; betroffen sind sowohl noch in der Bearbeitung befindliche als auch bereits geschlossene Akten.
  • Vorgänge in einer Software-Lösung werden gelöscht; es bleiben jedoch Stammdaten zurück.
  • Die regelgerechte Archivierung digitaler Unterlagen wird als unnötig und die periodische Datensicherung (Backup) als ausreichender Ersatz angesehen.

Allerdings sind ohne weitergehende Schulung die verschiedenen Erscheinungsformen von "Archivierung" für nicht direkt mit der Strukturierung und Überwachung von Archivierungs-Abläufen befasste Mitarbeiter in der Regel nicht sichtbar. Archivierung erscheint im Verwaltungsalltag meist als gleichermaßen notwendiges wie unbequemes Anhängsel verschiedener Aktenmanagement- bzw. Dokumentenmanagement-Prozesse. Befördert wird dies durch Gesetzes- und Verordnungs-Texte, die zwischen "Ablage" und "Archivierung" nicht unterscheiden, sondern lediglich die undifferenzierte "Aufbewahrung" kennen.

Beratungsleistungen:


  • Erarbeitung von Archiv-Konzeptionen incl.:
    • Anforderungsanalyse für Software-Lösungen
    • Planung von Archiv-Magazinen
    • Planung von Archiv-Umzügen
    • Vorbereitung externer Archivierung
    • Vorbereitung Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung
    • Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen sowie zur Daten- und Aufbewahrungssicherheit
    • Erstellung von Archiv-Ordnungen und Archivierungs-Richtlinien
  • Leistungsverzeichnis-Erstellung im Umfeld der Archiv-Reorganisation (Regal-Beschaffung, Archivumzug, Archiv-Auslagerung)
  • Projektleitung in Archivierungs-Projekten: Archiv-Aufbau und Archiv-Umstrukturierung vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
  • Archiv-Pflege und Bestandserschließung: Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Findbuch, Bestandsverzeichnis, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln

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