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Beratung für Archivierung und Archivmanagement

Verwaltungs-Archivierung und Historische Archivierung

"Archivieren" - d. h. über einen definierten Zeitraum unter definierten Bedingungen aufbewahren - kann bzw. muss ein Unternehmen oder eine Behörde aus unterschiedlichen Gründen. Im Wesentlichen zerfällt die Aufgabe des Archivierens jedoch in die Sparten Verwaltungs-Archivierung und Historische Archivierung.
Unter Verwaltungs-Archivierung wird die Aufbewahrung von Daten, Dokumenten und Akten in Folge geschäftlicher oder behördlicher Notwendigkeiten verstanden. Diese Notwendigkeiten werden durch Gesetze, Verordnungen oder interne Richtlinien gesetzt. Die Aufbewahrung ist - von einigen Ausnahmen abgesehen - prinzipiell zeitlich begrenzt.
Ziel der Historischen Archivierung hingegen ist die dauerhafte Sicherung von für die Erforschung und Darstellung der Geschichte der Region, des Unternehmens etc. bedeutsamen Unterlagen. Diese Unterlagen sind nicht mehr in aktuelle geschäftliche oder Verwaltungs-Zusammenhänge eingebunden.
Eine gewisse Zwischenstellung nehmen Medien-Archive und Forschungsdaten-Archive ein: Einerseits findet eine dauerhafte Aufbewahrung, andererseits aber auch eine weitere Verwertung statt.
Aus den unterschiedlichen Zielsetzungen resultiert auch ein Unterschied in den Methoden der Archivierung.
Die Archivierung in Historischen Archiven, Forschungsdaten-Archiven und Medien-Archiven stellt im Vergleich zur Archivierung in Verwaltungs-Archiven tendenziell höhere Anforderungen an die Speicher- und Lagerungs-Bedingungen sowie die Erschließung der archivierten Inhalte. Erforderlich ist jedoch in jedem Fall eine individuelle Analyse und Konzeptionierung.

Erarbeitet und implementiert werden Strukturen, Regeln und Abläufe der Archivierung für nachfolgende Archiv-Typen:
  • Historische Archive
    • Kommunalarchiv
    • Historisches Firmenarchiv/Unternehmensarchiv
    • Historische Sammlung (Vereine und Verbände)
  • Verwaltungsarchive
    • Zwischenarchiv (öffentliche Verwaltung)
    • Verwaltungsarchiv/Alt-Registratur (Wirtschaft)
    • Krankenhaus-Archiv
  • Forschungsdaten-Archive
  • Medien-Archive

Mein Leistungsspektrum:

  • Erarbeitung von Archiv-Konzeptionen incl. der Planung von Archiv-Magazinen, der Planung von Archiv-Umzügen und der Vorbereitung externer Archivierung
  • Konzept-Entwicklung und Projektleitung für Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung (Langzeitaufbewahrung / dauerhafte Aufbewahrung)
  • Archiv-Aufbau und Archiv-Umstrukturierung vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
  • Archiv-Pflege und Bestandserschließung: Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Findbuch, Bestandsverzeichnis, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln
  • Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen sowie zur Daten- und Aufbewahrungssicherheit

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