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Beratung für Archivierung und Archivorganisation

Die Notwendigkeit der Archivierung


Archive werden betrieben, um externen und internen Aufbewahrungsanforderungen zu genügen, die durch Gesetze und Verordnungen wie auch durch Betriebs- bzw. Verwaltungs-interne Festlegungen gesetzt werden. In Abhängigkeit von den verwendeten Träger-Medien entstehen aus der Umsetzung der Anforderungen heraus analoge, digitale oder hybride Archive.

Die Begriffe "Archiv" und "Archivierung" beziehen sich im betriebsorganisatorischen und Verwaltungs-Umfeld auf die Aufbewahrung von Unterlagen/Akten, deren Bearbeitung bereits abgeschlossen ist. Der Status dieser Unterlagen/Akten als "unveränderbar" ist permanent zu überwachen.
Die Aufbewahrung von Unterlagen/Akten, die noch der laufenden Bearbeitung unterliegen, ist demgegenüber als "Ablage" zu kennzeichnen. Es sollte eine strikte Trennung zwischen der Ablage auf der einen und der Archivierung auf der anderen Seite eingehalten werden.

Verwaltungs-Archivierung und Historische Archivierung


"Archivieren" - d. h. Inhalte über einen definierten Zeitraum unter definierten Bedingungen aufbewahren - kann bzw. muss ein Unternehmen oder eine Behörde aus unterschiedlichen Gründen. Im Wesentlichen zerfällt die Aufgabe des Archivierens jedoch in die Sparten Verwaltungs-Archivierung und Historische Archivierung.

Unter der Verwaltungs-Archivierung wird die Aufbewahrung von Daten, Dokumenten und Akten in Folge geschäftlicher oder behördlicher Notwendigkeiten verstanden. Diese Notwendigkeiten werden durch Gesetze, Verordnungen oder interne Richtlinien gesetzt. Die Aufbewahrung ist - von einigen Ausnahmen abgesehen - prinzipiell zeitlich begrenzt.

Das Ziel der Historischen Archivierung hingegen ist es, für die Erforschung und Darstellung der Geschichte der Region, des Unternehmens etc. bedeutsame Unterlagen dauerhaft zu sichern. Diese Unterlagen sind nach dem Ablauf der relevanten Aufbewahrungsfristen nicht mehr in aktuelle geschäftliche oder Verwaltungs-Zusammenhänge eingebunden und werden aus dem Verwaltungsarchiv in das zuständige Historische Archiv übernommen. Die Historische Archivierung basiert auf dem Bundesarchivgesetz, den Landesarchivgesetzen bzw. internen Regelungen von Unternehmen und Organisationen.

Eine gewisse Zwischenstellung zwischen Verwaltungs-Archivierung und Historischer Archivierung nehmen Medien-Archive und Forschungsdaten-Archive ein: Einerseits findet eine dauerhafte Aufbewahrung, andererseits aber auch eine weitere Verwertung statt.

Aus den unterschiedlichen Zielsetzungen resultiert auch ein Unterschied in den Methoden der Archivierung. Die Archivierung in Historischen Archiven, Forschungsdaten-Archiven und Medien-Archiven stellt im Vergleich zur Archivierung in Verwaltungs-Archiven tendenziell höhere Anforderungen an die Speicher- und Lagerungs-Bedingungen sowie die Erschließung der Archivalien. Erforderlich ist jedoch in jedem Fall eine individuelle Analyse und Konzeptionierung.

Beratungsleistungen:


  • Erarbeitung von Archiv-Konzeptionen incl. der Planung von Archiv-Magazinen, der Planung von Archiv-Umzügen und der Vorbereitung externer Archivierung
  • Konzept-Entwicklung und Projektleitung für Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung (Langzeitaufbewahrung / dauerhafte Aufbewahrung)
  • Archiv-Aufbau und Archiv-Umstrukturierung vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
  • Archiv-Pflege und Bestandserschließung: Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Findbuch, Bestandsverzeichnis, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln
  • Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen sowie zur Daten- und Aufbewahrungssicherheit

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