Beratung für Verwaltungsarchiv und Registratur
Notwendigkeit der Verwaltungsarchivierung
Auch noch nach dem Abschluss der in ihnen dokumentierten Geschäfts- oder Verwaltungsvorgänge ist die Aufbewahrung von geschäftlichen und Verwaltungs-Unterlagen aufgrund von gesetzlichen, vertraglichen und internen Regelungen für eine in der Regel begrenzte Dauer erforderlich.Es kann vorteilhaft sein, diese Aufbewahrung abgeschlossener Unterlagen separiert von aktiven Unterlagen zu organisieren, als physisches (Papier-)Verwaltungsarchiv oder/und als digitales (evtl. virtuelles) Verwaltungsarchiv. Sofern das Verwaltungsarchiv einen hybriden Charakter besitzt, d. h. wenn physische und digitale Unterlagen aufzubewahren sind, die zudem noch miteinander verknüpft bleiben müssen, sollte eine übergreifende Archivmanagement- oder Dokumentenmanagement-Software zur Anwendung kommen.
Ausführlich zum Thema siehe ➜ Archivierung im Verwaltungs-Umfeld und ➜ Langzeitspeicherung innerhalb der Verwaltungsarchivierung.
"Verwaltungsarchiv" und "Zwischenarchiv"
Die Bezeichnung der Organisationsgliederung, in der Unterlagen bis zum Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden, unterliegt keinem einheitlichen Standard. In gleicher Weise üblich sind "Alt-Registratur", "Firmenarchiv", "Unternehmensarchiv", "Verwaltungsarchiv", "Zwischenarchiv" (Öffentlicher Dienst). Diese Bezeichnungen finden jedoch nur für den analogen Bereich Anwendung; im digitalen Bereich findet sich die Verwaltungsarchivierung eher unter den Begriffen "Langzeitspeicherung", "digitale Archivierung" oder "revisionssichere Archivierung".
So bezeichnete Verwaltungsarchive und Zwischenarchive sind in ihrer Funktion in der Regel identisch. Zur Bezeichnung als "Zwischenarchiv" kann es dann kommen, wenn nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine Anbietungspflicht an ein in der Funktionskette nachfolgendes Endarchiv (Historisches Archiv) besteht, so z. B. von einem Zwischenarchiv einer Landesbehörde an das zuständige Landesarchiv.
Wenn eine Anbietungspflicht besteht ist Zwischenarchivgut potentiell auch Endarchivgut.
Beratungsleistungen
• Allgemeine Bedarfsermittlung/Bedarfsplanung zur Archivierung
• Erarbeitung Archivkonzeption
• Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und Löschfristen
• Erstellung von Archivierungsrichtlinien/Archivordnungen
• Software-Auswahl unter dem Blickwinkel der Archivierung im Verwaltungsarchiv / Zwischenarchiv, Anforderungsdefinition bei Neuprogrammierung
• Archivplanung für analoge/physische Verwaltungsarchive, Zwischenarchive und Altregistraturen von Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen
• Definition von Flächenbedarf, Raumstruktur, Ausstattung
• Regal-Planung (Festregal- und Rollregal-Anlagen), Erarbeitung der Archivalien-Aufstellungs-Systematik
• Interne Planung von Archivumzügen
• Organisation Archivumzug und Neuaufnahme Archivbetrieb
• Aufbau und Revision von Verwaltungsarchiven, Zwischenarchiven und Registraturen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
• Turnusmäßige Archivpflege für Verwaltungsarchive diverser Ausrichtung: Durchführung der laufenden Papier-Aktenarchivierung, der Archivierung von audiovisuellen Datenträgern sowie der digitalen Akten- und Dokumentenarchivierung; Erstellung und Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findmitteln/Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Bestandsverzeichnis, Archivplan, Findbuch, Katalog, Verzeichnis, Webseite)
• Auswahl von Metadaten-Standards und Entwurf von Metadaten-Schemata zur Daten-, Dokumenten- und Aktenerfassung
• Bestands-Erschließung: Sichtung und intellektuelle Inhaltserschließung von Archivalien-Beständen in Abhängigkeit von den relevanten Erfassungs-Regeln bzw. Metadaten-Standards
• Beratung in der Vorbereitungsphase externer Archivierung (Archiv-Outsourcing), Erstellung von Leistungsverzeichnissen / Leistungsbeschreibungen
• Projektleitung Archiv-Outsourcing
• Entwicklung von Konzepten für die digitale Langzeitspeicherung originär digital entstandener und langfristig aufzubewahrender Dokumenten- und Datenbestände ("Digitales Archiv" / "Digitales Aktenarchiv")
• Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten
• Schulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Archivverwaltungssystemen
• Erstellung Nutzer/Anwender-Dokumentation