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Beratung für Verwaltungsarchiv und Registratur

Ich biete Aufbau und Umgestaltung von Verwaltungsarchiven und Registraturen in Unternehmen und Verwaltungen.


Gesetze, Verordnungen und interne Regelungen erfordern die Aufbewahrung von geschäftlichen und Verwaltungs-Unterlagen für eine in der Regel begrenzte Dauer auch noch nach dem Abschluss der in ihnen dokumentierten Geschäfts- oder Verwaltungsvorgänge. Diese Aufbewahrung abgeschlossener Vorgänge sollte separiert von aktiven Vorgängen erfolgen, als physisches (Papier-)Verwaltungsarchiv oder/und als digitales (evtl. virtuelles) Verwaltungsarchiv. Sofern das Verwaltungsarchiv einen hybriden Charakter besitzt, d. h. wenn physische und digitale Unterlagen aufzubewahren sind, die zudem noch miteinander verknüpft werden müssen, sollte eine übergreifende Archivmanagement-Software zur Anwendung kommen.

Anmerkung zum Begriff "Verwaltungsarchiv"


Die Bezeichnung der Organisationsgliederung, in der Unterlagen bis zum Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden, unterliegt keinem einheitlichen Standard. In gleicher Weise üblich sind "Alt-Registratur", "Firmenarchiv", "Unternehmensarchiv", "Verwaltungsarchiv", "Zwischenarchiv" (Öffentlicher Dienst). Diese Bezeichnungen finden jedoch nur für den analogen Bereich Anwendung; im digitalen Bereich findet sich die Verwaltungsarchivierung eher unter den Begriffen "Langzeitspeicherung", "digitale Archivierung" oder "revisionssichere Archivierung".

Externe Beratung zur Reorganisation der Verwaltungs-Archivierung


Ein Verwaltungsarchiv, ein Zwischenarchiv oder eine Registratur neu aufzubauen oder umzugestalten ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Reorganisation der Verwaltungs-Archivierung einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Archivierungs-Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater verleiht einem Projekt zur Reorganisation der Verwaltungs-Archivierung einen wesentlichen Zuwachs an Schnelligkeit und Präzision.

Beratungsleistungen:


 

• Archiv-Aufbau und -Modernisierung: Erarbeitung von Archivkonzeption, Archivierungsstrategie (incl. Analyse der vorgefundenen Archivierungsabläufe und der räumlichen Archivierungssituation)

 

• Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und Löschfristen

 

• Erstellung von Archivierungsrichtlinien/Archivordnungen

 

• Software-Auswahl unter dem Blickwinkel der Archivierung im Verwaltungsarchiv / Zwischenarchiv, Anforderungsdefinition bei Neuprogrammierung

 

 

• Archivplanung für analoge/physische Verwaltungsarchive, Zwischenarchive und Altregistraturen von Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen

 

• Definition von Flächenbedarf, Raumstruktur, Ausstattung

 

• Regal-Planung (Festregal- und Rollregal-Anlagen), Erarbeitung der Archivalien-Aufstellungs-Systematik

 

 

• Interne Planung von Archivumzügen

 

• Organisation Archivumzug und Neuaufnahme Archivbetrieb

 

 

• Aufbau und Revision von Verwaltungsarchiven, Zwischenarchiven und Registraturen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb

 

• Turnusmäßige Archivpflege für Verwaltungsarchive diverser Ausrichtung: Durchführung der laufenden Papier-Aktenarchivierung, der Archivierung von audiovisuellen Datenträgern sowie der digitalen Akten- und Dokumentenarchivierung; Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Bestandsverzeichnis, Archivplan, Findbuch, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln (Findbücher, Kataloge, Verzeichnisse)

 

• Auswahl von Metadaten-Standards und Entwurf von Metadaten-Schemata zur Daten-, Dokumenten- und Aktenerfassung

 

• Bestands-Erschließung: Sichtung und intellektuelle Inhaltserschließung von Archivalien-Beständen in Abhängigkeit von den relevanten Erfassungs-Regeln bzw. Metadaten-Standards

 

 

• Beratung in der Vorbereitungsphase externer Archivierung (Archiv-Outsourcing), Erstellung von Leistungsverzeichnissen / Leistungsbeschreibungen

 

• Projektleitung Archiv-Outsourcing

 

 

• Entwicklung von Konzepten für die digitale Langzeitarchivierung langfristig aufzubewahrender Dokumenten- und Datenbestände (Digitales Archiv / Digitales Aktenarchiv)

 

• Entwicklung von Konzepten zur Digitalisierung nicht mehr im Geschäftsgang befindlicher physischer Verwaltungs-Unterlagen/Akten (retrospektive Archiv-Digitalisierung)

 

• Planung von Sicherungs-Digitalisierungen physischer Unterlagen

 

 

• Schulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Archivverwaltungssystemen

 

• Erstellung Nutzer/Anwender-Dokumentation

 



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