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Beratung zum Aufbau einer digitalen Ablagestruktur/Ablagesystematik

Die Notwendigkeit einer umfassenden Ablage-Systematik


Angesichts großer Dokumenten- und Daten-Mengen, verschiedenartiger Erzeugungs-Zusammenhänge, hoher regulatorischer Anforderungen und gut verfügbarer Dokumentenmanagementsysteme sollte eine herkömmliche einfache Dateiablage für geschäftlich relevante Dokumente auf Filesystemen vor Ort oder "in der Cloud" der Vergangenheit angehören. Dokumente dürfen nicht einfach nur abgelegt, sondern müssen mit Metadaten beschrieben und ggf. auch in einem qualifizierten Ordnungssystem - z. B. in einer Klassifikation oder einem Aktenplan - eingeordnet und somit strukturiert werden. Insbesondere das Dokumentationsmanagement für thematisch eng umrissene Aufgabenfelder verlangt jeweils ein qualifiziertes Ablagesystem.
Ob eine einzige vereinheitlichte Ablage sich über die gesamte Organisation erstrecken kann hängt von den konkreten Gegebenheiten ab. Jedoch sollte ein zentrales Ablagesystem aufgebaut werden, das auf der Grundlage einer übergreifenden Ablage-Logik und daraus resultierender Richtlinien die Ablagestruktur vorgibt und somit die vielfältigen Unterlagen zusammenführt:
  • WAS ist abzulegen/aufzubewahren?
  • WARUM ist es abzulegen/aufzubewahren?
  • WIE ist es zu erfassen, zugänglich zu machen und zu administrieren?
  • WANN ist es für die weitere Bearbeitung zu sperren und wann zu vernichten?
  • WO ist es zu speichern bzw. zu lagern?

Warum keine Fileserver-Ordnerstruktur?


Eine qualifizierte Ablagestruktur soll den schnellen und zielgerichteten Zugriff auf alle relevanten Inhalte sicherstellen. Herkömmliche Ordnerstrukturen auf selbst betriebenen Fileservern oder "in der Cloud", die jeweils nur einem Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern allein zugänglich sind, erweisen sich für die Aufgabenerfüllung oftmals als nicht mehr ausreichend. Sinnvoll zu verwenden ist eine Ordnerstruktur nur unter eng begrenzten Voraussetzungen:
  • geringer Umfang des zu verwaltenden Bestandes
  • temporärer Verwendungszweck
  • geringe Komplexität der Inhalte
  • kein Erfordernis zur Einrichtung extern vorgegebener standardisierter Ablage-Strukturen
  • keine Nachweispflichten für die hinterlegten Inhalte
  • Nutzung nur durch einen eingeschränkten Personenkreis
  • keine Notwendigkeit zur Vergabe differenzierter Zugangsberechtigungen
Je weniger dieser Merkmale zutreffen, desto weniger ist auch eine klassische Ordnerstruktur zur Ablage von Unterlagen geeignet. Im professionellen Umfeld ist eine Ordnerstruktur daher eher als ein Provisorium anzusehen: Nur gering ausgeprägte Recherche-Optionen gehen einher mit schlechter Zugänglichkeit und der Unfähigkeit, den Lebenszyklus von Akten und Dokumenten granular zu steuern. Zudem ist über die jeweilige Ordnerstruktur oft nur der geringere Teil der relevanten Unterlagen überhaupt zugänglich; der größere Teil befindet an anderen Speicher- bzw. Lagerungs-Orten, wie z. B. in spezialisierten Software-Lösungen oder Papierakten-Registraturen, die ebenfalls zu strukturieren und verwalten wären. Leider halten Provisorien wie eine ehemals schnell eingerichtete Ordnerstruktur oft am längsten.

Die Umformung von "historisch gewachsenen" Ordnerstrukturen und die Übergabe ihrer Inhalte an qualifiziertere Systeme kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, ist in vielen Fällen aber unumgänglich.

Strukturbäume/Klassifikationen


Die Ablösung der Speicherung in Fileserver-Ordnerstrukturen durch die Speicherung in Dokumentenmanagementsystemen muss nicht zwangsläufig auch zur Ablösung des im Allgemeinen sehr vorteilhaften Prinzips der hierarchischen Strukturierung von Inhalten (monohierarchische Klassifikation) führen. In vielen Fällen hat ein logisch-hierarchisch aufgebauter Strukturbaum bislang zumindest in Teilen ein effektives Arbeiten ermöglicht, weil er den Seh- und Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter entsprach. Es kommt also eher darauf an, ihn für die Nutzung in einem einzuführenden Dokumentenmanagementsystem anzupassen. Das bedeutet:
  • Ausdünnung, Vereinfachung und Vereinheitlichung des Strukturbaums
  • Einpassung in die technischen Möglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems
  • Anreicherung der zu verwaltenden Inhalte mit (sinnvollen) Metadaten
Es geht also meist nicht darum, die bisherige Ordnerstruktur zu verwerfen, sondern sie weiterzuentwickeln. Unreflektiert Ordnerstrukturen allein durch Metadaten ersetzen zu wollen kann zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter und sogar zu einer Verschlechterung der Ablage- und Recherche-Qualität sowie zu einer daraus resultierenden schlechten Akzeptanz der neuen Software-Lösung führen.
Selbstverständlich gibt es auch Anwendungsfälle, für die eine hierarchische Strukturierung der Inhalte unpassend ist. In diesen Fällen sollte die zuvor bestandene Ordnerstruktur dann auch konsequent eliminiert werden.

Beratungsleistungen


  • Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
  • Erstellung von Ablagestrukturen und Ablagesystematiken für Dokumentenmanagement-Umgebungen
  • Erarbeitung von Aktenplänen und Klassifikationen
  • Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata
  • Planung der Überführung von Inhalten aus Fileserver-Ordnerstrukturen in Dokumentenmanagementsysteme
  • Zusammenführung und Inhaltserschließung von Daten- und Dokumenten-Beständen

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