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Archivumzug: Umzugsmanagement für analoge/physische Archive

Ich biete die Planung und Überwachung des Umzuges von Archiven, Magazinen und Depots aller Zweckbestimmungen.


Ein bevorstehender Archivumzug oder auch eine Zusammenführung mehrerer bestehender Archiv-Magazine wirft für das betroffene Archiv eine Reihe von komplexen Fragen auf, die weit über das klassische Umzugsmanagement hinausreichen. Von ihrer Beantwortung und Abarbeitung hängt jedoch in nicht unwesentlichem Maße die Arbeitsfähigkeit des Archives bzw. - im Falle von Registraturen und Verwaltungsarchiven - auch die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung des Unternehmens nach dem vollzogenen Archivumzug ab.

 

• Können die für eine fachgerechte Lagerung der Archivalien / Materialien relevanten externen und internen Vorgaben und Empfehlungen eingehalten werden?

 

• Erlaubt die Raumstruktur einen effektiven Betrieb des Archives, der Bibliothek bzw. des Museums insgesamt?

 

• Steht ausreichender Magazin- bzw. Depot-Platz sowohl für den unmittelbaren - in den bisherigen Archiv-Magazinen ermittelten - Bedarf als auch für den perspektivischen Bedarf nach dem Archivumzug, Bibliotheksumzug bzw. Museumsumzug zur Verfügung?

 

• Ist die Ausstattung der neuen Magazine / Depots adäquat und abgeschlossen, so dass mit dem Archivumzug, Bibliotheksumzug bzw. Museumsumzug die sachgerechte und strukturierte Einlagerung bzw. Aufstellung vorgenommen werden kann?

 

• Wer übernimmt die Planung der Regal-Strukturen (Rollregal vs. Festregal) und die Planung der künftigen Archivbelegung?

 

• Wer prüft die Angebote und raumbezogene Planung der Regal-Anbieter?

 

 

• Ist das bisherige Magazin / Depot insgesamt in einem geordneten Zustand, ist es "umzugsfähig"? Kann die im Alt-Archiv existente Archivalien-Lagerung für die Magazine des neuen Archives übernommen werden oder sind umfangreiche Korrekturen notwendig?

 

• Sind alle Archivalien / Materialien in einem Findhilfsmittel (Findbuch, Inventarbuch, Katalog, Findkartei, Finddatenbank) vollständig und richtig erschlossen?

 

• Sind bei Zusammenführung mehrerer Archivmagazine bzw. Museumsdepots die Bezeichnungssysteme und Klassifikationen zueinander kompatibel?

 

 

• Wer fungiert als Projektleiter für die Umzugskoordination?

 

• Wer erstellt den detaillierten Umzugsplan für das Archiv, die Bibliothek bzw. das Museum?

 

• Wann muss die Umzugsplanung abgeschlossen sein?

 

• Welche Ressourcen sind für den Archivumzug unter Berücksichtigung von Mengengerüst und lokalen Gegebenheiten bereitzustellen?

 

• Wieviele Hilfskräfte werden benötigt, um die Umzugsfähigkeit herzustellen und den Umzug durchzuführen?

 

• Wer überwacht die ordnungsgemäße Durchführung des physischen Umzuges?

 

 

• Müssen bestimmte Bestände mit besonderer Dringlichkeit behandelt werden?

 

• Wie können Archivalien / Materialien während des Umzuges lokalisiert und bereitgestellt werden?

 

• Sind abzusehende Ausleihen vorzuziehen?

 

 

• Lässt sich die bisherige Magazin- bzw. Depot-Struktur bruchlos auf das neue Magazin / Depot übertragen?

 

• Müssen bisherige fragmentierte Lagerungen von Archivbeständen im Umzugsverlauf korrigiert werden?

 

• Welche Folgen ergeben sich durch den Archivumzug für die Findhilfsmittel (Findbücher, Inventarbücher, Kataloge, Findkarteien, Finddatenbanken, Archiv-Verzeichnisse, Archiv-Datenbanken, Bibliothekskataloge)?

 


Der dargestellte Fragenkatalog zu Umzügen von Archiven kann in gleicher Weise auch auf Umzüge von Bibliotheken oder Museen angewendet werden.

Externe Beratung, Planung und Koordination des Umzuges von Archiven


Die Planung und Koordination eines Archivumzuges ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlich komplexen Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater für den Archivumzug wird diesen Aufgabenbereich daher wesentlich schneller und präziser bearbeiten als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:


  • Umfassende Umzugsberatung und Umzugsplanung (Umzugskonzept) für: Verwaltungsarchive, Zwischenarchive, Registraturen, Medien-Archive, Krankenhaus-Archive, Historische Archive, Bibliotheks-Magazine, Museums-Depots, Wissenschaftliche Sammlungen
  • Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur Beauftragung von Speditions-Leistungen
  • Überwachung der Durchführung des Archiv-, Magazin- bzw. Depot-Umzuges nach Umzugskonzept (Projektleitung)
  • Sicherung der reibungslosen und schnellen Bereitstellung von Medien/Materialien aus Ihrem Magazin / Depot nach Abschluss des Archivumzuges

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