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Beratung zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten

Wann ist die Digitalisierung von physischen Informationsträgern vorteilhaft?


In der Phase des Übergangs zu einer vollständig digitalen Dokumentation/Schriftgutverwaltung kann es vorteilhaft sein, noch in Papier- oder anderer physischer Form entstandene Dokumente/Akten in eine digitale Form zu überführen. Dies insbesondere dann, wenn
  • ein schnellerer und/oder einheitlicher Zugriff auf Unterlagen ermöglicht werden soll
  • eine E-Akten-Lösung eingeführt wird
  • eine Sicherung von stark geschädigten physischen Unterlagen erforderlich ist
  • sich die Lagerkosten für physische Unterlagen verringern lassen
  • bislang für Archivierungszwecke genutzte Räume für andere Zwecke benötigt werden
Damit die Mitarbeiter hinsichtlich der Nutzung der betroffenen Unterlagen nach der Digitalisierung nicht schlechter gestellt sind als vorher bedarf es jeweils einer Reihe von begleitenden inhaltlich-organisatorischen Maßnahmen (wie z. B. der Festlegung von Verantwortlichkeiten, Dateiformaten, Erschließungsverfahren und Aktenstrukturen). Diese Maßnahmen müssen für die korrekte Einbindung der erstellten Digitalisate in das jeweilige Software-System sorgen; Digitalisierung allein erzeugt nicht automatisch eine verbesserte Auffindbarkeit/Nutzbarkeit von Akten oder Dokumenten. Idealerweise sind die Digitalisierungsmaßnahmen eingebettet in eine generelle Reorganisation der Schriftgutverwaltung bzw. des Dokumentationsmanagements.

Digitalisierung/Speicherung und digitale Archivierung sind nicht identisch


Die Überführung eines Dokumentes oder einer Akte von einer physischen (Papier-) in eine digitale (Datei-) Form ist nicht mit einer Archivierung gleichzusetzen. Die Digitalisierung ändert nicht den Status der Akte bzw. des Dokumentes. Für eine Archivierung bedarf es - unabhängig von der physischen oder digitalen Ausführung - der Festsetzung und Inkraftsetzung einer Aufbewahrungsfrist sowie der Sicherung der Unveränderbarkeit ab dem Beginn der Laufzeit dieser Aufbewahrungsfrist. So kann eine digitalisierte Akte sich auch weiterhin im Bearbeitungs-Status befinden ("offen" bzw. "nicht archiviert") während eine bereits archivierte physische Akte auch nach ihrer Digitalisierung weiterhin bereits archiviert ist (entsprechende technische Vorkehrungen vorausgesetzt). Des Weiteren ist der Unterschied zwischen einerseits Datensicherung und andererseits Archivierung zu beachten.

Ersetzendes Scannen


Der Begriff "Ersetzendes Scannen" suggeriert einen vollständigen Ersatz des Papier-Originals durch die digitale Kopie. Das ist jedoch zumindest teilweise irreführend. Zwar ist für den internen Gebrauch eine vollständige Substitution von papierbasierten Dokumenten durch deren Digitalisate möglich, jedoch gilt dies nicht im Zusammenhang mit juristischen Auseinandersetzungen. Digitalisaten - d. h. Kopien - kommt vor Gericht nicht dieselbe Beweiskraft zu wie den Originalen. Daher sollte vor Freigabe zur Vernichtung der Originale immer eine auf die jeweilige Dokumenten-Kategorie bezogene Risiko-Bewertung erfolgen.
Einen Spezialfall bilden Dokumente, die eigentlich zur physischen Aufbewahrung vorgesehen waren, deren Lesbarkeit aufgrund schlechter Qualität nicht bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden kann. Eine Sicherungsdigitalisierung kann hier den Verlust des Dokumenteninhaltes verhindern (ggf. ist zur Nachweisführung trotzdem das geschädigte Original aufzubewahren).
Unter den gegebenen Rahmenbedingungen erscheint nur eine weitestgehende Reduktion, nicht jedoch eine vollständige Ablösung der Ablage und Archivierung von papierbasierten Dokumenten als realistisch.

Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung


Die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten bedeutet nicht automatisch die Einleitung/Durchführung einer digitalen Langzeitarchivierung. Während das Ziel der digitalen Langzeitarchivierung darin besteht, bereits digital vorliegende Daten und Dokumente durch geeignete Maßnahmen dauerhaft bzw. langfristig nutzbar zu halten, ist im Unterschied dazu die Digitalisierung primär darauf ausgerichtet, bislang nur physisch - meist auf Papier-Basis - vorgehaltene Daten und Dokumente in digitale Formate zu überführen (welche dann praktischerweise bereits zur Langzeitarchivierung geeignete Formate sein sollten aber nicht zwingend sein müssen).

Beratungsleistungen


  • Digitalisierungskonzept-Erstellung
  • Projektmanagement für Digitalisierungs-Projekte
  • Leistungsverzeichnis-Erstellung zur Beschaffung externer Digitalisierungs-Leistungen
  • Bestandserschließung (Dokumenten- und Akten-Klassifizierung) im Rahmen von Digitalisierungs-Maßnahmen
  • Umfassende inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Begleitung der Einführung von Aktenmanagement- und Dokumentenmanagement-Systemen (incl. Modellierung und Umsetzung digitaler Akten-Strukturen, Aktenplan-Aufbau zur Strukturierung der digitalen Aktenführung)

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