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Beratung zum Aufbau und zur Reorganisation von Anlagendokumentationen

Vorteile einer aktuellen und gut strukturierten Anlagendokumentation


Die Anlagendokumentation umfasst alle zu einer Anlage bzw. zu einem Anlagen-Komplex über den gesamten Anlagen-Lebenszyklus hinweg generierten Dokumente. Enthaltene Teil-Anlagendokumentationen resultieren direkt aus den Lebensphasen der Anlage bzw. aus regulatorischen Anforderungen (z. B. Projektmanagement-Dokumentation, Genehmigungs-Dokumentation, As-Built-Dokumentation, Instandhaltungs-Dokumentation, Rückbau-Dokumentation).
Eine vollständige und übersichtliche Anlagendokumentation bildet eine wesentliche Voraussetzung für einen reibungslosen Anlagenbetrieb, für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sowie für den Erhalt der Betriebsgenehmigung. Dies gilt für alle Arten von Anlagen, egal ob verfahrenstechnische Anlage, Kraftwerk oder Gebäudekomplex.

Insbesondere lassen sich mit einer qualitativ hochwertigen Anlagendokumentation unter Einhaltung individuell definierter Dokumentationsregeln sicherstellen:
  • Klarheit über Ablage-Orte und Verbleib von Dokumenten
  • Unmittelbare Einarbeitung von Anlagen-Änderungen in die Dokumentation
  • Hohe Qualität extern zugelieferter Dokumentationsteile
  • Aktuelle Versions-Stände der Dokumente und Vermeidung von Redundanzen
  • Personenbezogene Steuerung des Dokumentenzugriffs und des Dokumentenflusses
  • Eindeutigkeit der Bezeichnungen
  • Schnelligkeit und Zielgenauigkeit der Dokumenten-Recherche
  • Sicherheit der Daten und Dokumente
  • Regelgerechte Archivierung von Akten und Dokumenten nach Anlagen-Stilllegungen

Pflege der Anlagendokumentation über ein Dokumentenmanagement-System


In Zeiten der allgemein permanenten Zunahme der Menge an Anlagen-Dokumenten und speziell der Menge digitaler Anlagen-Dokumente ist die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zur Verwaltung der Anlagendokumentation unumgänglich. Digitale Systeme zur Verwaltung von Anlagendokumentationen erlauben über ausgefeilte Metadaten-Schemata (Eingabe- und Recherche-Masken) sowie über eine virtuelle Darstellung der Anlagenstruktur bzw. der Assets des Unternehmens eine bessere Übersicht im Vergleich zu einer Ablage auf Filesystem- oder Listen-Basis. Weiterhin ermöglichen sie eine Zentralisierung und daraus folgernd eine weitere Professionalisierung der Verwaltung von Anlagendokumentationen.
Eine generelle Abschaffung der "Papier-Dokumentation" ist aktuell kaum denkbar. Daher bedeutet die Einführung eines DMS auch, aus dem digitalen System heraus den Zugriff auf die weiterhin zu einem großen Teil in Papierform vorliegenden Dokumente zu vermitteln. Perspektivisch kommt es darauf an, über die permante Verringerung des Anteils an papierbasierten Dokumenten eine mehr und mehr digitale Anlagendokumentation zu schaffen.

Externe Beratung zur Verwaltung der Anlagendokumentation


Ein Neu-Aufbau oder eine Überarbeitung einer Anlagendokumentation ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater für Anlagendokumentation wird diesen Aufgabenbereich daher wesentlich schneller und präziser bearbeiten als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:


  • Erarbeitung von Konzeptionen zur Reorganisation der Anlagendokumentation (incl. Definition von Dokumentations-Richtlinien und Berechtigungskonzepten)
  • Erfassung und Erschließung von Dokumenten-Beständen bzw. Anlagen-Teildokumentationen
  • Entwurf von Metadaten-Schemata zur Strukturierung von Anlagendokumentationen
  • Inhaltliche und organisatorische Planung der Einführung von Software-Lösungen zur Verwaltung von Anlagendokumentationen (incl. Lastenheft-Erstellung in der Vorbereitung von Ausschreibungen zur Software-Beschaffung), Begleitung der Software-Einführung
  • Entwicklung von Konzepten für die retrospektive Digitalisierung von Anlagen-Dokumentations-Beständen

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