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Beratung zur Aktenplan-Erstellung und Aktenplan-Revision

Das Prinzip Aktenplan


Ein Aktenplan ist ein inhaltliches Gerüst zur Strukturierung von Akten-Beständen im Rahmen der Schriftgutverwaltung (Records Management). Mit seiner Hilfe ist es möglich, Akten anzulegen, zu finden und zu verwalten. Als im Idealfall streng logisch-hierarchische Struktur (mehrstufige monohierarchische Klassifikation / Baumstruktur) bilden Aktenpläne in eindeutiger Weise die Gliederung der Aufgaben, der Forschungsthemen etc. ab. Welche Kriterien in den Mittelpunkt der Bemühungen zur Aktenplan-Strukturierung zu stellen sind ist von den konkreten Anforderungen durch die Verwaltungstätigkeit und die Nutzer abhängig. Generell gilt: Eine "richtige" Lösung gibt es nicht! In vielen Fällen ist zudem - infolge konkurrierender Interessen oder Vorgaben und vor dem Hintergrund historisch gewachsener Verfahren und Strukturen - ein pragmatisches Herangehen unumgänglich.

Aufgrund seiner hierarchischen Strukturierung eignet sich ein Aktenplan (synonym verwendete Bezeichnungen: "Registraturplan", "Archivplan", "Strukturplan", "Ordnerplan", "File Plan", "Dokumentationsplan") als verbindliches Benennungsschema vor allem für die Steuerung und Strukturierung von Verwaltungs-Vorgängen (Vermittlung des Zugangs zu Inhalten) und den Aufbau einer effektiven Ablage- und Archivierungs-Systematik (incl. Sicherung einer fristgesteuerten Aufbewahrung und Vernichtung). Auch ist die Aktenplan-Erstellung oder -Überarbeitung eine unerlässliche Vorbereitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder Vorgangsbearbeitungssystems (VBS). Insbesondere die ➜ elektronische Akte (eAkte) ist in verstärktem Maße von einer eindeutigen und einheitlichen Strukturierung der Aktenbestände durch eine Klassifikation abhängig.

Neben auf Nachhaltigkeit angelegten verwaltungsübergreifenden Aktenplanstrukturen ist es auch möglich, temporär wirksame Klassifikationen zu nutzen, so z. B. als Projektaktenplan.

Aus den in einem Aktenplan definierten Aktenplanstellen (synonym verwendete Begriffe: Notationen, Aktenplan-Kennzeichen, -Zeichen, -Schlüssel, -Nummern) leiten sich in Verbindung mit den im zugehörigen ➜ Aktenverzeichnis geführten Ordnungsnummern eindeutige Aktenzeichen bzw. Geschäftszeichen ab. Aktenpläne selbst weisen keine einzelnen Akten nach, dies ist Aufgabe der auf ihrer Grundlage strukturierten Aktenverzeichnisse.

Für die Aktenplan-Nutzung ist es unmaßgeblich, ob die Unterlagen noch in Papier- oder bereits in digitaler Form vorliegen. Vielmehr gelingt es unter seiner Zuhilfenahme, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.

Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte

Lesebeispiel zur Grafik: Die Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der eine spezielle Aufgabe repräsentierenden Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der Akte 398 sind vier separate Vorgänge (Register) definiert, unterhalb derer die Unterlagen/Informationsobjekte abgelegt werden.

Aktenplan Aktenverzeichnis Akte 1 [Aktenplan-Stelle] 11 [Aktenplan-Stelle] 111 [Aktenplan-Stelle] 111-01 [Aktenplan-Stelle] 111-02 [Aktenplan-Stelle] 111-03 [Aktenplan-Stelle] 112 [Aktenplan-Stelle] 111-01 / 398 [Akte] Vorgang 1 111-01 / 401 [Akte] 111-01 / 400 [Akte] 111-01 / 399 [Akte] Vorgang 2 Vorgang 4 Vorgang 3 Dokumente 3 [Aktenplan-Stelle] 2 [Aktenplan-Stelle] 13 [Aktenplan-Stelle] 12 [Aktenplan-Stelle]
➜ vergrößern: PDF / JPG


Der Aktenplan im Dokumentenmanagement


Abgesehen von administrativen Vorgaben besteht kein zwingendes Erfordernis zur Aktenplan-Nutzung innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems. Es gibt neben dem Aktenplan eine Reihe weiterer effektiver Möglichkeiten zur Strukturierung von Daten und Dokumenten.
Technisch gesehen handelt es sich bei einem Aktenplan um eine logische Verknüpfung der Metadaten-Beschreibungen von Akten. Eine Akte wiederum stellt eine Vereinfachung in der Beschreibung mit Metadaten dar. Dadurch, dass eine Gruppe von Daten/Dokumenten - eine Akte oder ein Vorgang in einer Akte - mit Metadaten beschrieben wird und diese Metadaten für alle in ihr enthaltenen Elemente gelten, erübrigt sich weitgehend die Einzel-Beschreibung mit Metadaten. Durch diese Vereinfachung in der Beschreibung und nachfolgende Verknüpfung über den Aktenplan lässt sich der erforderliche Arbeitsaufwand verringern und die Übersichtlichkeit erhöhen.

Wann ist ein Aktenplan zweckmäßig?


Die Arbeit mit einem Aktenplan ist angeraten, wenn
  • Vorgänge und Akten geordnet in ihren sachlichen Zusammenhängen darzustellen sind
  • der Nachweis über Bearbeitungsschritte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen ist
  • die jeweiligen Bearbeiter bzw. die bearbeitenden Struktureinheiten schnell identifizierbar sein sollen
  • der Zugriff auf eindeutig definierte Akten-Gruppen durch Zugangsberechtigungen zu steuern ist
  • Unterlagen in kurzer Frist bereitgestellt werden müssen
  • Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und sonstige Aufbewahrungspflichten einzuhalten sind
  • Aussonderung und Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungsfrist effektiv gestaltet werden sollen

Vorteile der Strukturierung der Akten-Ablage und -Archivierung durch einen Aktenplan


Aktenpläne bieten eindeutige Vorteile hinsichtlich der Recherche-Genauigkeit, der Recherche-Geschwindigkeit sowie des geringeren Pflegeaufwandes im Vergleich zu Suchvorgängen in Systemen, die auf Volltextsuche oder Schlagwortsuche basieren. Die effektive Aktenplan-Nutzung bringt zum Teil erhebliche Vereinheitlichungen sowohl in den organisatorischen Abläufen von Dokumentation und Archivierung wie auch in der eigentlichen Aktenführung mit sich:
  • Resistenz gegenüber Änderungen der Organisationsstruktur
  • eindeutige Strukturierung der Ablage und Archivierung
  • Wahrung des inhaltlichen Zusammenhangs über verschiedene Software-Lösungen hinweg
  • Eindeutigkeit der Aufbewahrungsfristen
  • Vereinfachung der Kassation / Aussonderung
  • Abbildung der Zugangsberechtigungen zu Inhalten auf der Grundlage der Aufgabenbezogenheit
Jenseits der gegebenen funktionalen Vorteile verpflichten auch Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder Behörden zur Veröffentlichung ihrer Aktenpläne.

Besondere Anforderungen an die Arbeit mit einem Aktenplan


Ein Aktenplan ist ein sehr effektives Instrument zur systematischen Strukturierung und fortlaufenden Verwaltung von Akten, Dokumenten und Daten. Dies jedoch nur dann, wenn er sich im aktiven Gebrauch und in ständiger Aktualisierung befindet und in ein Gesamtwerk von Maßnahmen zur Strukturierung der Informationsverwaltung eingebettet ist.

Die Erarbeitung eines Aktenplans und die tägliche Arbeit mit ihm erfordern ein hohes Maß an Kommunikation und Voraussicht. Ein aktiv genutzter Aktenplan ist nie "fertig", sondern verändert sich mit der jeweiligen ("lebenden") Organisation als Widerspiegelung ihrer Aufgaben und ist daher permanent zu überprüfen und bei Bedarf zu ergänzen bzw. in Teilen auch wieder neu zu erstellen. Wichtiger als die "Wohlgeformtheit" der Aktenplan-Struktur ist zudem die Akzeptanz durch die Anwender. Ist diese nicht gegeben werden die Anwender permanent "Schleichwege" an ihm vorbei suchen und finden. Aus diesem Grunde sollte auch ein Musteraktenplan, Rahmenaktenplan oder Einheitsaktenplan nur nach vorheriger eingehender Prüfung und erforderlicher Modifizierung eingeführt werden.
Weiterhin bedarf es der zentralen Aktenplan-Administration, um unbedachten bzw. schlecht dokumentierten Änderungen vorbeugen zu können.

Produktplan, traditioneller Aktenplan oder produktorientierter Aktenplan?


Die kommunale Verwaltung verwendet in Haushaltsplanung und Rechnungsführung Produktpläne als Instrumente der Strukturierung. Mit Blick auf die Akten-Ablage und -Archivierung ergibt sich daraus oftmals die Frage, ob das schon eingeführte Strukturierungs-Instrument - der Produktplan - nicht auch zur Verwaltung allen Schriftgutes genutzt werden könnte.
Auf den ersten Blick wäre man geneigt, dem Ansinnen zuzustimmen, schließlich stellt der Produktplan wie auch der traditionelle Aktenplan nur eine abstrahierende Klassifikation dar. Jedoch ist die Produktplan-Klassifikation den Zwecken der Haushaltsführung und Statistik verpflichtet, während die Aktenplan-Klassifikation das gesamte Schriftgut der Verwaltung strukturieren soll. Daraus ergibt sich, dass der Produktplan nur einen Teil der von einem traditionellen Aktenplan repräsentierten Aufgaben abbildet, und diese auch nur in einer für die Akten-Ablage ungünstigen Vorstrukturierung.
Eine 1:1-Nutzung des Produktplans zur Schriftgut-Strukturierung ist daher nicht sinnvoll, vielmehr bedarf es hierzu einer umfänglichen Transformation des Produktplans zu einem "produktorientierten Aktenplan". Jedoch bleibt auch dieser problematisch hinsichtlich der Ausdifferenzierung der abzubildenden Aufgaben, der Hierarchisierungs-Optionen, der intuitiven Verständlichkeit/Übersichtlichkeit, des Umstellungsaufwandes und des permanenten Pflegeaufwandes.
In den meisten Fällen dürfte daher die Revision eines bereits in der Nutzung befindlichen Aktenplans oder die Anpassung eines bereits ausgeformten Einheits- oder Rahmenaktenplans im Vergleich zur Einführung eines produktorientierten Aktenplans sowohl einen geringeren Aufwand verursachen als auch für eine gößere Akzeptanz bei den Mitarbeitern sorgen. Sofern erforderlich kann dann auch eine individuelle Integration der Produktplan-Themen in den Aktenplan erfolgen.

Externe Beratung zur Erstellung von Aktenplänen


Die Aktenplan-Erstellung und -Überarbeitung ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Vor allem in Projekten zur Einführung der E-Akte kann es zu Stockungen wegen der aufwendigen Erarbeitung oder Anpassung eines notwendigerweise in die digitale Akten-Lösung einzupflegenden Aktenplans kommen. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Projekten (starke Aufgabengliederung, verschachtelte Organisationsstruktur, umfangreiche Klassifikationen von mehreren tausend Zeilen)
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Aktenplan-Berater wird diesen Aufgabenbereich daher wesentlich schneller und präziser bearbeiten als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Beratungsleistungen:


  • Grundlegende Aktenplan-Erstellung
  • Anpassung und Zusammenführung in Funktion befindlicher Aktenpläne
  • Verortung vorhandener Akten- bzw. Datenbestände innerhalb des Aktenplans (Bestandserfassung, Archiv-Inventur)
  • Anpassung von Aktenplänen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, Aktenführung mit E-Akten)
  • Definition von Zugangsberechtigungen auf der Grundlage der Aktenplan-Hierarchie
  • Initiale Mitarbeiter-Schulung zur Aktenplan-Administration in E-Akten-Lösungen

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