Digitale Vertragsakte: Beratung zur Einführung
Vorteile digitaler Vertragsakten
Eine Vertragsakte bündelt sämtliche Unterlagen zu einem Vertragsverhältnis wie z. B. den eigentlichen Vertrag, Vertragsergänzungen, Vertragskündigung, Angebote, Vorverträge, ergänzenden Schriftverkehr etc. an einer Stelle. Diese Zusammenfassung der Vertrags-Unterlagen in einem "Container" kann sowohl in traditioneller Papier-Form (physischer Aktenordner, Hefter etc.) als auch in digitaler Form, in einer digitalen Vertragsakte, erfolgen.
Eine digitale Vertragsakte ist unter einer Reihe von Aspekten vorteilhafter als eine physische Vertragsakte oder eine ungeordnete Vertragsablage. Durch ihre Nutzung wird die Vertragsverwaltung gestrafft und transparenter gemacht, werden Risiken minimiert und Kosten gesenkt:
- Abbildung des gesamten Vertrags-Lebenszyklus
- Schnelle Verfügbarkeit aller Vertrags-Unterlagen durch vollständige Erfassung
- Schnelle Durchsuchbarkeit der Vertrags-Unterlagen auf der Grundlage der vorgenommenen Digitalisierung und Indexierung
- Hohe Recherche-Qualität durch einheitliche Gestaltung der Vertrags- und Vertragspartner-Metadaten
- Verknüpfung mit anschließenden Unterlagen (Verwaltungsakten, Rahmenverträge, Vorgänger- und Nachfolge-Verträge, Vertragsergänzungen, weitere Verträge mit dem selben Vertragspartner)
- Automatisierte Fristenkontrolle/Wiedervorlage durch Erfassung und Verarbeitung sämtlicher Termine (Vertrags-Kündigungen, automatische Vertrags-Verlängerungen, Optionen)
- Automatisierte Kontrolle der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Sicherung der Vertraulichkeit durch fein abgestimmte Zugangsberechtigungen und Protokollierung des Zugriffs
Im Vergleich zur Führung physischer Vertragsakten ist in der Führung digitaler Vertragsakten ein wesentlich höherer Aufwand für die Erfassung der Vertrags-Unterlagen und für die permanente Pflege der Vertragsunterlagen zu leisten. Nur so können die Vorteile, die die digitale Vertragsakte potentiell bietet, auch realisiert werden. Zu großen Teilen basiert der Erfolg der digitalen Vertragsakte auf einer optimalen Datenqualität.
Auch wenn in den digitalen Vertragsakten digitale Kopien der in Papierform abgeschlossenen Verträge enthalten sind, so entbindet deren Existenz in der Regel nicht von der gesonderten Aufbewahrung der Papier-Originale. In digitaler Form abgeschlossene Verträge hingegen gehen direkt in die digitale Vertragsakte ein.
Externe Beratung zur Einführung der digitalen Vertragsakte
Ungeachtet der relativen Einfachheit der Anforderungen ist eine Reorganisation der Vertragsverwaltung ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Reorganisation der Vertragsverwaltung einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
- verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen Projekten von hoher Komplexität,
- hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen,
- ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden,
- kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen,
- wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt.
Beratungsleistungen:
- Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau und zur Umgestaltung von Vertragsverwaltungen
- Entwicklung von digitalen Vertragsakten-Modellen (incl. Entwicklung von Metadaten-Schemata)
- Begleitung der Einführung der digitalen Vertragsakte
- Überprüfung der Inhalte und Metadaten analoger Vertragsakten bei Übernahme in digitale Vertragsakten (Sicherung der Datenqualität im Zuge der Digitalisierung)