Beratung zur Einführung digitaler Vertragsakten
Was ist eine "Vertragsakte"?
Eine Vertragsakte bündelt - idealerweise über den gesamten Vertrags-Lebenszyklus hinweg - sämtliche Unterlagen zu einem Vertragsverhältnis wie z. B. den eigentlichen Vertrag, Vertragsergänzungen, Vertragskündigung, Angebote, Vorverträge, ergänzenden Schriftverkehr etc. an einer Stelle. Diese Zusammenfassung der Vertrags- bzw. vertragsbegleitenden Unterlagen kann sowohl in traditioneller Papier-Form (physischer Aktenordner, Hefter etc.) als auch in digitaler Form, in einer digitalen Vertragsakte, erfolgen.
Eine digitale Vertragsakte ist eine Sonderform einer ➜ E-Akte, die in einem in sich strukturierten und mit Metadaten beschriebenen virtuellen Container die aufzubewahrenden Dokumentationsobjekte (Vertrag, ergänzender Schriftverkehr etc.) entweder direkt enthält oder aus ihm heraus auf die Standorte der Dokumentationsobjekte verweist.
Begriffstechnisch ist der Trend zu beobachten, in unzulässiger Verkürzung "die digitale Vertragsakte" als das Vertragsmanagement an sich darzustellen. Es muss jedoch klar unterschieden werden zwischen dem Vertragsmangement als Prozess (inhaltlich) und der diesen Prozess organisatorisch unterstützenden Vertragsverwaltung sowie der digitalen Vertragsakte als einem möglichen Instrument in einer Vertragsverwaltung.
Vorteile digitaler Vertragsakten-Lösungen
Eine digitale Vertragsakte ist unter einer Reihe von Aspekten vorteilhafter als eine physische Vertragsakte oder eine ungeordnete Vertragsablage. Auch gegenüber einer bloßen Vertragsdatenbank bieten digitale Vertragsakten Vorteile. Durch ihre Nutzung wird die Vertragsverwaltung straffer und transparenter organisiert, werden Risiken minimiert und Kosten gesenkt:
- Sofortige Verfügbarkeit aller Vertrags-Unterlagen über den gesamten Vertrags-Lebenszyklus hinweg durch vollständige digitale Erfassung
- Schnelle Durchsuchbarkeit der Vertrags-Unterlagen auf der Grundlage der vorgenommenen Digitalisierung und Indexierung
- Hohe Recherche-Qualität durch einheitliche Gestaltung der Vertrags- und Vertragspartner-Metadaten
- Umfassende Verknüpfung der Vertragsakten untereinander innerhalb der Vertragsverwaltungs-Lösung (Rahmenverträge, Einzelverträge, Vorgänger- und Nachfolge-Verträge, Vertragsergänzungen, weitere Verträge mit dem selben Vertragspartner etc.)
- Automatisierte Fristenkontrolle/Wiedervorlage durch Erfassung und Verarbeitung sämtlicher Termine innerhalb der Vertragsverwaltungs-Lösung (Vertrags-Kündigungen, automatische Vertrags-Verlängerungen, Optionen etc.)
- Unterstützung der Vertragserstellung durch Vorhaltung von Vertrags-Vorlagen und automatisierte Versionierungen von Vertrags-Entwürfen
- Automatisierte Kontrolle der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Sicherung der Vertraulichkeit durch fein abgestimmte Zugangsberechtigungen und Protokollierung des Zugriffs
Im Vergleich zur vorherigen Führung physischer Vertragsakten oder unstrukturierter Vertragsablagen ist in der Führung digitaler Vertragsakten ein wesentlich höherer Aufwand für die Erfassung der Vertrags-Metadaten und für die permanente Pflege der Vertragsunterlagen zu leisten. Nur so können die Vorteile, die die digitale Vertragsakte potentiell bietet, auch realisiert werden. Zu großen Teilen basiert der Erfolg der digitalen Vertragsakte auf einer optimalen Datenqualität.
Auch wenn in den digitalen Vertragsakten digitale Kopien der in Papierform abgeschlossenen Verträge enthalten sind, so entbindet deren Existenz in der Regel nicht von der gesonderten Aufbewahrung der Original-Verträge. In digitaler Form abgeschlossene Verträge hingegen gehen direkt in die digitale Vertragsakte ein.
Digitale Vertragsakten können nur innerhalb einer professionellen Vertragsverwaltungs-Software in der erforderlichen Qualität abgebildet werden; Filesysteme oder Filesystem-ähnliche Software-Lösungen sind für eine professionelle Vertragsverwaltung ungeeignet.
Beratungsleistungen
- Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau und zur Umgestaltung von Vertragsverwaltungs-Systemen
- Entwicklung von digitalen Vertragsakten-Modellen (incl. Entwicklung von Metadaten-Schemata)
- Begleitung der Einführung der digitalen Vertragsakte
- Software-Auswahl und -Test digitaler Vertragsakten-Lösungen
- Initiale Softwareschulung
- Planung der Digitalisierung von papierbasierten Verträgen und Vertragsakten
- Metadaten-Erfassung bisheriger analoger Vertragsakten im Zuge der Übernahme in digitale Vertragsakten (Digitalisierung, Sicherung der Datenqualität)