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Digitale Aktenführung und Elektronische Akten

Was ist eine „Akte“?


Eine Akte ist in abstrakter Betrachtung ein Behälter, der inhaltlich miteinander verbundene Informationsobjekte unterschiedlicher Art (Dokumente etc.) enthalten kann, mit einer inneren Strukturierung (Vorgänge, Register, Laschen) versehen ist, durch Metadaten beschrieben wird und einer Eingliederung in eine übergreifende Struktur - idealerweise in einen Aktenplan - unterliegt. Diese Merkmale gelten unabhängig von der konkreten Ausformung der Akte als Papier-Akte oder als elektronische Akte.
Im Umkehrschluss erzeugt die Einbringung beliebiger Inhalte in einen Behälter (Ordner) nicht automatisch eine Akte. Es würde einem solchen Sammel-Container v. a. der verklammernde inhaltliche Zusammenhang und die innere Strukturierung nach inhaltlichen Kriterien fehlen.
Des Weiteren kann eine Akte auch "virtuell" (Verweise auf unterschiedliche Standorte der Informationsobjekte) oder "hybrid" (meist Zusammenfassung von elektronischen und Papier-Inhalten) sein.

Allgemeine Anforderungen an eine Akte


Die analoge wie auch die digitale Aktenführung müssen hinsichtlich der in eine Akte eingebrachten Inhalte eine Reihe von Anforderungen erfüllen:
  • Vollständigkeit und Authentizität:
    Die Akte muss sämtliche relevanten Unterlagen im Original enthalten oder auf den Standort der jeweiligen Originale verweisen. Für die Bearbeitung bzw. Entscheidung nicht relevante Dokumente sind nicht in die Akte aufzunehmen.
  • Wahrung des Zusammenhalts bei Medienbruch:
    Wenn zusammengehörige Inhalte auf unterschiedlichen Speicher-Medien (z. B. in Papier- und elektronischer Form) vorliegen ist zur Verhinderung von Informationsverlusten über wechselseitige Verlinkungen eine hybride Aktenführung zu implementieren. Weiterhin ist zu definieren, welcher Seite die Rolle der „führenden Akte“ zukommt.
  • Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns:
    Eine Akte muss in sich logisch aufgebaut sein. Sämtliche Bearbeitungsschritte müssen für Dritte jederzeit aus der Akte heraus erschließbar sein.

Weiterhin bestehen Anforderungen, die nicht die Inhalte der Akte selbst, sondern deren Verwaltung betreffen:
  • Verfügbarkeit:
    Akten im Verwaltungsgang müssen unmittelbar zur Bearbeitung vorgelegt werden können. Akten in der Zwischen- bzw. Verwaltungsarchivierung müssen innerhalb einer angemessenen Frist zur Einsichtnahme vorgelegt werden können.
  • Lesbarkeit/Darstellbarkeit:
    Sämtliche Inhalte müssen über den gesamten Akten-Lebenszyklus bis hin zu ihrer Aussonderung sichtbar gemacht werden können.
  • Integrität:
    In Bearbeitung befindliche Akten dürfen nur durch befugte Personen verändert werden; aus der Bearbeitung ausgeschiedene (geschlossene) Akten unterliegen einem Veränderungs-Verbot.
  • Vertraulichkeit:
    Der Zugriff von Unbefugten auf Akten ist zu verhindern. Weiterhin ist sicherzustellen, dass datenschutzrechtlich veranlasste Löschungen von personenbezogenen Daten vorgenommen werden können.

Digitale/elektronische Aktenführung


Eine traditionelle analoge Akte (Papier-Akte) und eine digitale Akte (elektronische Akte, „E-Akte“) unterscheiden sich lediglich in der Art der Vorhaltung der Inhalte, nicht jedoch in den potentiell einzubringenden Inhalten selbst. Die digitale Akte bildet die traditionelle Papier-Akte in ihrer Einheit von hinterlegten Inhalten und Metadaten mit elektronischen Mitteln nach. Bislang auf Papier vorgehaltene Dokumente können nunmehr elektronisch vorgehalten werden. Auch Mischformen aus beiden Welten sind möglich („hybride Akte“ oder auch der elektronischen Akte zugehörige „Papier-Rest-Akte“). Die Akten-Bearbeitungslogik bleibt zwischen beiden Ausprägungsformen identisch. Allerdings verändern sich Bearbeitungs-Abläufe im Übergang von der Papier- zur E-Akte.

Vorteile der elektronischen Akte

Im Vergleich zur papierbasierten Aktenführung und auch im Vergleich zur Arbeit mit unstrukturierten digitalen Dokumenten-Ablagen hat die Aktenführung mit elektronischen Akten eine Reihe von Vorteilen aufzuweisen:
  • Einheitlichkeit der Aktenstrukturen und des Dokumentationsprozesses:
    In der analogen Welt oft übliche „kreative“ Verbiegungen des Dokumentations- und Archivierungs-Prozesses durch die Sachbearbeiter werden wesentlich erschwert bzw. durch die entsprechende Dokumentenmanagement-Software gänzlich unterbunden.
  • Zugriff:
    Intuitiv und zielgerichtet (bei Verwendung eines Aktenplans oder einer Klassifikation; siehe auch nachstehendes Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte-Vorgang) sowie ortsunabhängig (zentrale Vorhaltung und gleichzeitiger dezentraler Mehrfach-Zugriff).
  • Vermeidung von Medienbrüchen (analog - digital):
    Digitale Dokumente sind in der Mehrheit. Es ist einfacher, weiterhin aufzubewahrende analoge Dokumente über Digitalisate und Verweise auf eine noch notwendige "Papier-Restakte" in eine elektronische Akte einzubinden. Zumindest für eine Übergangszeit werden viele elektronische Akten somit eigentlich "hybride Akten" sein.
  • Vermeidung der Zerreißung von zusammengehörigen Unterlagen-Beständen:
    Es besteht keine Notwendigkeit mehr, Akten bei großen Dokumenten-Mengen in Bände zu unterteilen; eine elektronische Akte ist nahezu unbegrenzt aufnahmefähig.
  • Automatische Protokollierung der Bearbeitungsvorgänge.
  • Automatisierte Kontrolle der Zugangsbrechtigungen.
  • Zuverlässige Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.
  • Starke Reduzierung der für Papier-Ablage und -Archivierung notwendigen Flächen.

Spezielle Ausprägungen elektronischer Akten

Aus den spezifischen Aufgabengebieten resultieren individuell strukturierte Aktenmodelle. Eine elektronische Akte kann daher z. B. erscheinen als:
  • Kundenakte
  • Vertragsakte
  • Personalakte
  • Projektakte
  • Anlagenakte
  • Patientenakte
Ungeachtet ihrer jeweiligen individuellen internen Strukturierung folgen alle Akten-Modelle jedoch gleichen Prinzipien.

Prinzipschema: Aktenplan › Aktenverzeichnis › E-Akte › Vorgang

Lesebeispiel zur Grafik: Die E-Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der eine spezielle Aufgabe repräsentierenden Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der E-Akte 398 sind vier selbständige Vorgänge definiert.

Aktenplan Aktenverzeichnis Akte 1 [Aktenplan-Stelle] 11 [Aktenplan-Stelle] 111 [Aktenplan-Stelle] 111-01 [Aktenplan-Stelle] 111-02 [Aktenplan-Stelle] 111-03 [Aktenplan-Stelle] 112 [Aktenplan-Stelle] 111-01 / 398 [E-Akte] Vorgang 1 111-01 / 401 [E-Akte] 111-01 / 400 [E-Akte] 111-01 / 399 [E-Akte] Vorgang 2 Vorgang 4 Vorgang 3 Dokumente 3 [Aktenplan-Stelle] 2 [Aktenplan-Stelle] 13 [Aktenplan-Stelle] 12 [Aktenplan-Stelle]
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Externe Beratung zur Implementierung digitaler Aktenführung


Eine digitale Aktenführung zu implementieren ist in der Regel eine sehr komplexe und zeitaufwendige Aufgabe, die eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf das Projekt erfordert. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater für digitale Aktenführung und elektronische Akten wird diesen Aufgabenbereich daher wesentlich schneller und präziser bearbeiten als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:


  • Externe Beratung für Konzeption und Implementierung elektronischer Akten
  • Umfassende inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Begleitung der Einführung von Aktenmanagement- und Dokumentenmanagement-Systemen
  • Aktenplan-Aufbau zur Strukturierung von digitaler Aktenführung, Ablage und Archivierung

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