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Beratung zur digitalen Aktenführung im Rahmen der Einführung der E-Akte

Was ist eine „Akte“?


Eine Akte ist in abstrakter Betrachtung ein Behälter, der inhaltlich miteinander verbundene Informationsobjekte unterschiedlicher Art (Dokumente etc.) enthalten kann, mit einer inneren Strukturierung (Vorgänge, Register, Laschen) versehen ist, durch Metadaten beschrieben wird und einer Eingliederung in eine übergreifende Aufbewahrungssystematik - idealerweise in einen Aktenplan - unterliegt. Diese Merkmale gelten unabhängig von der konkreten Ausformung der Akte als Papier-Akte oder als elektronische Akte.
Im Umkehrschluss erzeugt die Einbringung beliebiger Inhalte in einen Behälter (Ordner) nicht automatisch eine Akte. Es würde einem solchen Sammel-Container v. a. der verklammernde inhaltliche Zusammenhang und die innere Strukturierung nach inhaltlichen Kriterien fehlen.
Des Weiteren kann eine Akte auch "virtuell" (Verweise auf unterschiedliche Standorte der Informationsobjekte) oder "hybrid" (meist Zusammenfassung von elektronischen und Papier-Inhalten) sein.

Allgemeine Anforderungen an eine Akte


Die analoge wie auch die digitale Aktenführung müssen hinsichtlich der in eine Akte eingebrachten Inhalte eine Reihe von Anforderungen erfüllen:
  • Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns:
    Eine Akte muss in sich logisch aufgebaut sein. Sämtliche Bearbeitungsschritte müssen für Dritte jederzeit aus der Akte heraus erschließbar sein.
  • Vollständigkeit, Eindeutigkeit und Authentizität:
    Eine Akte muss sämtliche relevanten Unterlagen im Original enthalten oder auf den Standort der jeweiligen Originale verweisen. Entscheidungsgänge müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Für die Bearbeitung bzw. Entscheidung nicht relevante Dokumente sind nicht in die Akte aufzunehmen. Eine Mehrfach-Erstellung von Akten zum gleichen Vorgang ist unzulässig.
  • Wahrung des Zusammenhalts bei Medienbruch:
    Wenn zusammengehörige Inhalte auf unterschiedlichen Speicher-Medien (z. B. in Papier- und elektronischer Form) vorliegen ist zur Verhinderung von Informationsverlusten über wechselseitige Verlinkungen eine hybride Aktenführung zu implementieren. Weiterhin ist zu definieren, welcher Seite die Rolle der „führenden Akte“ zukommt.

Weiterhin bestehen Anforderungen, die nicht die Inhalte der Akte selbst, sondern deren Verwaltung betreffen:
  • Verfügbarkeit:
    Sämtliche Akten-Inhalte müssen über den gesamten Akten-Lebenszyklus bis hin zu ihrer Aussonderung recherchierbar und zugänglich sein. Akten im Verwaltungsgang müssen unmittelbar zur Bearbeitung bzw. Einsichtnahme vorgelegt werden können. Akten in der Zwischen- bzw. Verwaltungsarchivierung müssen innerhalb einer angemessenen Frist zur Einsichtnahme verfügbar sein.
  • Nutzerfreundlichkeit:
    In digitalen Akten-Lösungen müssen die Nutzer-Oberflächen Bearbeitenden und Lesenden eine intuitive Nutzung der E-Akten erlauben.
  • Integrität:
    In Bearbeitung befindliche Akten dürfen nur durch befugte Personen verändert werden. Aus der Bearbeitung ausgeschiedene (geschlossene) Akten unterliegen einem Veränderungs-Verbot, das durch geeignete technische Maßnahmen sicherzustellen ist.
  • Vertraulichkeit und Vernichtung/Löschung:
    Der Zugriff von Unbefugten auf Akten ist zu verhindern. Weiterhin ist sicherzustellen, dass datenschutzrechtlich veranlasste Löschungen von personenbezogenen Daten vorgenommen werden können. Akten sind unmittelbar nach Ablauf der hinterlegten Aufbewahrungsfrist auszusondern bzw. zu vernichten.

Digitale Aktenführung


Eine traditionelle analoge Akte (Papier-Akte) und eine digitale Akte (elektronische Akte, „E-Akte“) unterscheiden sich lediglich in der Art der Vorhaltung der Inhalte, nicht jedoch in den potentiell einzubringenden Inhalten selbst. Die digitale Akte bildet die traditionelle Papier-Akte in ihrer Einheit von hinterlegten Inhalten und Metadaten mit elektronischen Mitteln nach. Bislang ausschließlich oder vorwiegend nur auf Papier vorgehaltene Dokumente können nunmehr elektronisch vorgehalten werden.

Vorteile der E-Akte gegenüber der Papier-Akte

Im Vergleich zur papierbasierten Aktenführung und auch im Vergleich zur Arbeit mit unstrukturierten digitalen Dokumenten-Ablagen hat die Aktenführung mit elektronischen Akten eine Reihe von Vorteilen aufzuweisen:
  • Vereinheitlichung von Aktenstruktur und Dokumentationsprozess:
    In der analogen Welt oft übliche „kreative“ Verbiegungen des Dokumentations- und Archivierungs-Prozesses durch die Sachbearbeiter werden wesentlich erschwert bzw. durch die entsprechende Dokumentenmanagement-Software gänzlich unterbunden.
  • Zugriff:
    Intuitiv und zielgerichtet (bei Verwendung eines Aktenplans oder einer Klassifikation; siehe auch nachstehendes Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte-Vorgang) sowie ortsunabhängig (zentrale Vorhaltung und gleichzeitiger dezentraler Mehrfach-Zugriff).
  • Vermeidung von Medienbrüchen (analog - digital):
    Digitale Dokumente sind in der Mehrheit. Es ist einfacher, weiterhin aufzubewahrende analoge Dokumente über Digitalisate und Verweise auf eine weiterhin notwendige "Papier-Restakte" in eine elektronische Akte einzubinden. Für eine längere Übergangszeit werden viele elektronische Akten somit eigentlich "hybride Akten" - eine Mischform aus beiden Welten - sein. Die Akten-Bearbeitungslogik bleibt unabhängig von der digitalen oder analogen Ausprägungsform der jeweiligen Dokumente identisch; entscheidend ist, dass der Bearbeitungs-Ablauf digital gesteuert wird. Allerdings ist es sinnvoll, bestehende Bearbeitungs-Abläufe im Übergang von der Papier- zur E-Akte hinsichtlich ihrer Effektivität zu überprüfen.
  • Vermeidung der Zerreißung von zusammengehörigen Unterlagen-Beständen:
    Es besteht keine Notwendigkeit mehr, Akten bei Anfall von großen Dokumenten-Mengen in Bände zu unterteilen; eine elektronische Akte ist nahezu unbegrenzt aufnahmefähig.
  • Automatische Protokollierung der Bearbeitungsvorgänge.
  • Automatisierte Kontrolle der Zugangsbrechtigungen.
  • Zuverlässige Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.
  • Starke Reduzierung der für Papier-Ablage und -Archivierung notwendigen Flächen.

Spezielle Ausprägungen elektronischer Akten

Aus den spezifischen Aufgabengebieten resultieren individuell strukturierte Aktenmodelle. Eine elektronische Akte kann daher z. B. erscheinen als:
  • Kundenakte
  • Vertragsakte
  • Personalakte
  • Projektakte
  • Immobilienakte (Objektakte/Gebäudeakte)
  • Anlagenakte
  • Patientenakte
Ungeachtet ihrer jeweiligen individuellen internen Strukturierung folgen alle Akten-Modelle jedoch gleichen Prinzipien.

Prinzipschema: Aktenplan › Aktenverzeichnis › E-Akte › Vorgang

Lesebeispiel zur Grafik: Die E-Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der eine spezielle Aufgabe repräsentierenden Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der E-Akte 398 sind vier selbständige Vorgänge definiert.

Aktenplan Aktenverzeichnis Akte 1 [Aktenplan-Stelle] 11 [Aktenplan-Stelle] 111 [Aktenplan-Stelle] 111-01 [Aktenplan-Stelle] 111-02 [Aktenplan-Stelle] 111-03 [Aktenplan-Stelle] 112 [Aktenplan-Stelle] 111-01 / 398 [E-Akte] Vorgang 1 111-01 / 401 [E-Akte] 111-01 / 400 [E-Akte] 111-01 / 399 [E-Akte] Vorgang 2 Vorgang 4 Vorgang 3 Dokumente 3 [Aktenplan-Stelle] 2 [Aktenplan-Stelle] 13 [Aktenplan-Stelle] 12 [Aktenplan-Stelle]
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Beratungsleistungen


  • Beratung für Konzeption und Implementierung von E-Akten-Lösungen: Umfassende inhaltliche und organisatorische Vorbereitung
  • Vornahme von organisatorischen Anpassungen innerhalb des Systems der Schriftgutverwaltung im Prozess der Einführung der E-Akte:
    • Akten- bzw. Aktenordnerstrukturen
    • Aktenplan-Aufbau zur Strukturierung von digitaler Aktenführung, Ablage und Archivierung
    • Aufbereitung von Bestandsakten-Beständen
    • Dokumentenorganisation
    • Datenpflege
    • Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten
    • Organisation der elektronischen (Verwaltungs-)Archivierung und digitalen (historischen) Langzeitarchivierung
  • Software-Test
  • Initiale Softwareschulung
  • Unterstützung im Rollout der E-Akte in den Organisationseinheiten

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