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Dokumentenmanagement-Beratung

Dokumentenmanagement und Dokumentenverwaltung


Das digitale Dokumentenmanagement bildet die technische Grundlage jeder Art von inhaltlicher Dokumentenverwaltung. Durch die zentrale Metadaten- und Datenbank-basierte Verwaltung von digital erzeugten und digitalisierten Dokumenten ist es möglich, vielfältige Recherche-, Bearbeitungs- und Steuerungs-Funktionen umzusetzen. Hierin liegt der Vorteil gegenüber einem herkömmlichen Datei-Ablage-System (File-System).
Das Dokumentenmanagement selbst deckt keine inhaltlich-organisatorischen Problemstellungen ab, das ist Aufgabe des übergreifenden ➜ Dokumentationsmanagements, welches wiederum oft unter "Dokumentenmanagement" begrifflich vereinnahmt wird.
Im Laufe seiner Entwicklung hat sich das ursprüngliche "nackte" Dokumentenmanagement mit Workflow-Komponenten angereichert und in eine große Zahl von Spezialrichtungen aufgefächert, wie z. B. Digital Asset Management (Verwaltung von audio-visuellen digitalen Objekten), Customer Communikation Management (Verwaltung und Steuerung von Kunden-Dokumenten) oder auch das digitale Aktenmanagement in Form von E-Akten-Systemen.

Aktenmanagement-System oder Dokumentenmanagement-System?


Das digitale Aktenmanagement ist ein Spezialfall des Dokumentenmanagements. Ob ein Dokumentenmanagement-System oder ein Aktenmanagement-System zweckmäßig ist hängt von den individuellen Anforderungen ab. Beiden gemeinsam ist, dass Inhalte durch Metadaten beschrieben und somit zugänglich gemacht werden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass ein digitales Aktenmanagement gegenüber einem einfachen Dokumentenmanagement durch die Definition ➜ digitaler Akten weitere Strukturelemente aufweist. Diese ermöglichen es, Metadaten der umhüllenden digitalen Akte hierarchisch an die in ihr enthaltenen Dokumente "zu vererben" und somit die erforderliche Beschreibung mit Metadaten zu vereinfachen. In gleicher Weise können innerhalb der hierarchischen Struktur eines im System hinterlegten ➜ Aktenplans Metadaten von höheren Struktur-Ebenen an die digitalen Akten weitergegeben werden.

Beratungsleistungen


  • Erarbeitung von Konzeptionen und Projektmanagement zur Umgestaltung der Dokumentenverwaltung bzw. Aktenverwaltung (analog/digital/hybrid)
  • Beratung zur Einhaltung von Löschfristen und Aufbewahrungsfristen sowie sonstigen Aufbewahrungspflichten
  • Erstellung Berechtigungskonzept im Dokumentenmanagement bzw. Aktenmanagement
  • Fachkonzept- und Lastenheft-Erstellung in der Vorbereitung von Ausschreibungen zur Software-Beschaffung
  • Beratung in der Software-Auswahl
  • Begleitung der Software-Einführung
  • Erarbeitung und Einführung von Ablagestrukturen
  • Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Dokumentenmanagement- und Aktenmanagement-Systemen, Erstellung von Nutzer/Anwender-Dokumentationen

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