Archivplanung für Archive und Sammlungen aller Art
Einrichtung von Verwaltungsarchiven und Zwischenarchiven
Ein Neubau, Umbau oder Umzug einer Verwaltung bzw. einzelner Verwaltungsgebäude bringt meist auch eine Veränderung im Bestand der für die physische Akten-Archivierung notwendigen Räumlichkeiten mit sich. Nicht selten muss der gesamte physische Archivierungs-Ablauf reorganisiert und mit der mehrheitlich schon digitalen Vorgangs- bzw. Aktenführung koordiniert werden. Büro-Planung bzw. Planung von Verwaltungsgebäuden ist daher immer auch Archiv-Planung - die im Übrigen nicht allein dem Ermessen des planenden Architekten bzw. übergeordneten Planers vorbehalten sein sollte.
Bei der physischen Archivplanung geht es nur vordergründig darum, wo sich die neuen Archivräume befinden, wie groß sie sein müssen, ob und welche Leitungen dort verlegt werden dürfen, wer für die Planung der Regal-Anlagen zuständig ist, wann der Archivumzug stattfinden muss etc.
Von größerer Bedeutung ist, dass Veränderungen in der Bürostruktur auch zu daraus resultierenden Veränderungen führen können in
- den Abläufen der papierbasierten Dokumentation/Schriftgutverwaltung
- den Abläufen der Archivierung von Papier-Akten einschließlich der Neustrukturierung von Findmitteln/Findhilfsmitteln und Archivdatenbanken
- der Archivbewirtschaftung in Folge der Zusammenführung vorheriger dezentraler Einzel-Archivmagazine in einem nunmehrigen zentralisierten Archivmagazin
- der Wahl des primären Trägermediums für Daten und Informationen (Papier-Akte vs. elektronische Akte)
- der Art und Weise sowie des Umfangs des Anlegens von Metadaten zu den vorhandenen Papier-Akten und elektronischen Akten
- dem Umfang der erforderlichen Altakten- bzw. Bestandsaktendigitalisierung
Archivplanung für Verwaltungsarchive/Zwischenarchive ist daher keine reine Raumplanung ("Büroplanung") oder Standortplanung, sondern in erster Linie organisatorische und archivfachliche Planung.
Restrukturierung und Erweiterung von Historischen Archiven
Historische Archive haben im Vergleich zu Verwaltungsarchiven erheblich komplexere Aufgaben zu erfüllen. Menge, Art und Qualität des zu verwaltenden Archivgutes stellen hohe Anforderungen v. a. an die Magazinplanung und die Regalplanung. In der Vorbereitung von Archiv-Neubauten, von Erweiterungen bestehender Archive um weitere Magazine sowie von Archiv-Fusionen ist es daher unerlässlich, das gesamte Archivierungs-Umfeld zu betrachten. Neben der Erhebung Archiv-bezogener spezieller Anforderungen kommt es v. a. auf die Eignung von Bestands- bzw. Neubau-Immobilien für Archivierungszwecke, auf die Archivalien-Mengen und -Qualtäten, auf den zu erwartenden Bestandszuwachs (insbesondere mit einer Prognose zum zu erwartenden "Ende des Papiers") wie auch auf die anzusetzenden Umgestaltungs-Zeiträume an. Hierbei sind alle Funktionen eines Historischen Archives abzubilden; das Fassungsvermögen der potentiellen Archivmagazine ist für sich allein noch nicht aussagekräftig. Rechtzeitig veranlasste Bedarfs-Gutachten oder Machbarkeitsstudien können dieses komplexe Umfeld am besten abdecken.
Beratungsleistungen
- Umfassende Beratung und Archivplanung von der Problemdefinition bis zum bestätigten Archiv-Konzept (Bedarfs-Gutachten, Machbarkeitsstudie)
- Prognose von Mengenentwicklung und Flächenbedarf unter den Bedingungen fortschreitender Digitalisierung der Verwaltungs-Abläufe
- Räumliche Planung von Archiv-Magazinen/Sammlungs-Depots
- Regalplanung und Ausstattungsplanung
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur Beschaffung von Archivausstattung und Regalanlagen
- Projektleitung im Umstrukturierungs-Prozess bis zum Einzug in den Archiv-Neubau bzw. -Umbau
- Sicherstellung einer nachhaltigen Etablierung der neuen Archivierungs-Abläufe