Archivplanung für analoge/physische Archive
Raum-, Ausstattungs- und Aufstellungs-Planung für Verwaltungsarchive und Registraturen
Ein Neubau oder Umbau einer Verwaltung bzw. einzelner Verwaltungsgebäude bringt meist auch eine Veränderung im Bestand der für die Akten-Archivierung bzw. Papier-Archivierung notwendigen Räumlichkeiten mit sich (Lagerung analoger bzw. nicht-digitaler Archivalien). Nicht selten muss der gesamte Archivierungs-Ablauf reorganisiert werden. Büro-Planung bzw. Planung von Verwaltungsgebäuden ist daher immer auch Archiv-Planung - die im Übrigen nicht allein dem Ermessen des planenden Architekten bzw. übergeordneten Planers vorbehalten sein sollte.
Bei der Archivplanung geht es nur vordergründig darum, wo sich die neuen Archivräume befinden, wie groß sie sein müssen, ob und welche Leitungen dort verlegt werden dürfen, wer für die Planung der Regal-Anlagen zuständig ist, wann der Archivumzug stattfinden muss etc.
Von größerer Bedeutung ist, dass Veränderungen in der Bürostruktur auch zu daraus resultierenden Veränderungen führen können in
- der konkreten Art der Aktenführung und Aktenverzeichnung sowie den Abläufen der papierbasierten Dokumentation/Schriftgutverwaltung
- den Abläufen der Archivierung von Papier-Akten einschließlich der Neustrukturierung von Findmitteln/Findhilfsmitteln und Archivdatenbanken
- der Archivbewirtschaftung in Folge der Zusammenführung vorheriger dezentraler Einzel-Archivmagazine in einem nunmehrigen zentralisierten Archivmagazin
- der Wahl des primären Trägermediums für Daten und Informationen (Papier-Akte vs. elektronische Akte bzw. Digitalisierung von Altakten)
- der Art und Weise sowie des Umfangs des Anlegens von Metadaten zu den vorhandenen Papier-Akten und elektronischen Akten
Archivplanung ist daher keine reine Raumplanung ("Büroplanung") oder Standortplanung, sondern in erster Linie organisatorische und archivfachliche Planung.
Bedarfs-Gutachten und Machbarkeitsstudien für Historische Archive
In der Vorbereitung von Archiv-Neubauten, -Erweiterungen und -Fusionen ist es unerlässlich, das gesamte Archivierungs-Umfeld zu betrachten. Neben der Erhebung Archiv-bezogener spezieller Anforderungen kommt es v. a. auf die Eignung von Bestands-Immobilien für Archivierungszwecke, Mengen und Zeiträume an. Hierbei sind alle Funktionen eines Historischen Archives abzubilden; das Fassungsvermögen der potentiellen Archivmagazine ist für sich allein noch nicht aussagekräftig.
Beratungsleistungen
- Umfassende Beratung und Archivplanung von der Problemdefinition bis zum bestätigten Archiv-Konzept (Bedarfs-Gutachten, Machbarkeitsstudie)
- Prognose von Mengenentwicklung und Flächenbedarf unter den Bedingungen fortschreitender Digitalisierung der Verwaltungs-Abläufe
- Archiv-Erweiterung und -Umstrukturierung: Planung Archivdepot/Archivmagazin
- Planung von Regalanlagen (Festregale, Rollregale)
- Archiv-Einrichtung: Erstellung von Lastenheften zur Beschaffung von Archivausstattung und Software
- Projektleitung im Umstrukturierungs-Prozess bis zum Einzug in den Archiv-Neubau bzw. -Umbau
- Sicherstellung einer nachhaltigen Etablierung der neuen Archivierungs-Abläufe
- Relevante Archiv-Typen: Verwaltungs-Archiv und Alt-Registratur (Unternehmen und Verwaltungen), Medien-Archiv, Krankenhaus-Archiv, Historisches Archiv