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Beratung für Externe Archivierung (Archiv-Outsourcing)

Ich biete Planung und Überwachung der strukturierten Auslagerung von Akten, Dokumenten und Daten.


Es bietet sich in vielen Fällen an, durch Auslagerung der Archivierung von Papier-Akten, Dokumentationen, Zeichnungen, Filmen, elektronischen Akten, Daten, Produktmustern etc. in ein externes Archivdepot oder Archivmagazin einen Zugewinn an Wirtschaftlichkeit und/oder Qualität der Bereitstellung erreichen zu wollen. Eine externe Archivierung muss jedoch nicht zwingend die beste Lösung sein. Leicht wird aus beabsichtigter Kosteneinsparung eine Kostenfalle und der Zugang zu den Archivalien eher erschwert als erleichtert. Und dies unabhängig davon, ob eine externe Archivierung von analogen Objekten (z. B. externe Auslagerung von Papier-Akten) oder eine externe Archivierung digitaler Objekte (z. B. externe Datenspeicherung, Outsourcing elektronisches bzw. digitales Archiv) geplant ist. Daher lohnt es, das Vorhaben kritisch zu hinterfragen und nachfolgend die Voraussetzungen für eine erfolgreiche externe Archivierung zu schaffen:

Checkliste externe Archivierung/Archiv-Outsourcing (Auszug)


  • Soll eine vollständige Archivauslagerung oder lediglich eine selektive Aktenauslagerung bzw. Datenauslagerung vorgenommen werden?
  • Werden die zur externen Archivierung bestimmten Bestände tatsächlich nicht mehr im täglichen Geschäftsbetrieb benötigt?
  • Welche Folgen hätte eine Umstrukturierung des Unternehmens auf die externe Archivierung?
  • Sind die zur externen Archivierung abzugebenden Bestände (Papier-Altakten, digitale Daten) durch Findmittel/Findhilfsmittel (Findbuch, Finddatenbank, Metadaten etc.) richtig erschlossen und verzeichnet, so dass später aus dem externen Archiv auch das geliefert werden kann, was benötigt wird?
  • Bedarf es flankierender organisatorischer Maßnahmen zur Unterstützung der Recherche und zur Sicherung der Bereitstellung von Altakten (wie z. B. Regeln für Zugriff, Bestellung und Ablieferung)?
  • Ist das Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung externer Archivierungs-Leistungen eindeutig formuliert?
  • Kann der Archivdienstleister kurzfristige Bereitstellungen realisieren?
  • Wie leistungsfähig muss das vom externen Dienstleister zur Verwaltung der ausgelagerten Archivalien betriebene Dokumentenmanagementsystem sein?
  • Ist die geplante externe Archivierung insgesamt als wirtschaftlich vorteilhaft anzusehen?
  • Wie gestalten sich die Kosten der externen Archivierung bei stark erhöhtem Bereitstellungsvolumen?
  • ....

Externe Beratung zur Planung und Koordination externer Archivierung


Die Auslagerung von Unterlagen zu einem Archivierungs-Dienstleister ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlich komplexen Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater für externe Archivierung wird diesen Aufgabenbereich daher wesentlich schneller und präziser bearbeiten als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Beratungsleistungen:


  • Umfassende Beratung und Planung (Outsourcing-Konzept) unter Beachtung angestrebter Kostenreduzierung und Sicherung notwendiger Funktionalitäten
  • Projektmanagement in Archiv-Outsourcing-Projekten
  • Mengenprognose extern zu lagernder Archivalien über die Laufzeit der Auslagerung
  • Erstellung von Leistungsverzeichnis/Leistungsbeschreibung zur Ausschreibung externer Archivalien-Lagerung
  • Ablauforganisation und Überwachung der Akten- bzw. Archiv-Auslagerung nach Outsourcing-Konzept
  • Abstimmung der Abläufe zur Sicherung der reibungslosen Bereitstellung ausgelagerter Archivalien durch den externen Archivierungs-Dienstleister nach Abschluss der Archiv- bzw. Akten-Auslagerung
  • Strukturierung und Qualitätssicherung von Metadaten (incl. Datenpflege)

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