Beratung zur Vertragsablage und Vertragsarchivierung
Notwendigkeit der Vertragsarchivierung
Verträge sind auch nach dem Ende ihrer Laufzeit für eine in der Regel begrenzte Dauer aufzubewahren ("zu archivieren"). Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben und zur eigenen Absicherung des Unternehmens bzw. der Organisation ist diese Archivierung von Verträgen unumgänglich.
Idealerweise sollte die Archivierung von Verträgen und Vertragsdaten in die laufende Verwaltungsarchivierung eingebettet und ihren allgemeinen Regeln (incl. detailliert festgelegter Aufbewahrungsfristen) unterworfen sein. Ausführlich siehe hierzu auch ➜ Archivierung im Verwaltungs-Umfeld.
Ob separate Vertragsakten bzw. Vertrags-Bestände zu bilden sind oder die Verträge und sonstigen Vertrags-Unterlagen in das allgemeine Verwaltungs-Schriftgut integriert werden ist vom Gegenstand und auch von den lokalen Traditionen der Schriftgutverwaltung/Aktenführung abhängig. Jedoch sind in jedem Falle die Besonderheiten des Vertrags-Schriftgutes zu beachten.
Vertragserfassung und Vertragsarchivierung
Verträge archivieren zu wollen setzt voraus, sie vorab erfasst zu haben. Die Archivierung von Verträgen ist auf eine qualitativ hochwertige Vertragserfassung/Vertragsinventarisierung in einer Vertragsverwaltungs-Software und die anschließende Übernahme der analogen (physischen) und digitalen Vertrags-Originale in das Vertragsarchiv (incl. vorgelagerter Ablage für aktuelle Verträge) angewiesen. Insbesondere ➜ komplexe Vertragswerke stellen hier hohe Anforderungen.
Erst die in einer Vertragsverwaltungs-Software bzw. in einem Dokumentenmanagementsystem hinterlegten eindeutigen Vertrags-Metadaten machen einen Vertrag intern "bekannt". Einen Vertrag nicht rechtzeitig und ordnungsgemäß zu erfassen bzw. zu inventarisieren kann ein erhebliches Geschäfts-Risiko darstellen.
Die Vertragsdaten-Erfassung sollte direkt nach dem Vertragsabschluss erfolgen. Einen Vertrag erst "spät" nach dem Ende der Vertragslaufzeit zu erfassen ist hingegen als sehr problematisch anzusehen. Inwieweit in Verbindung mit der Erfassung von Verträgen jeweils eine gesonderte Vertragsablage oder eine digitale/elektronische Vertragsakte erforderlich ist hängt von den speziellen Umständen ab.
Eine vollständige zentrale Erfassung/Inventarisierung und Archivierung von Verträgen ist insofern vorzuziehen als diese - im Gegensatz zu einer dezentralen Vertragsarchivierung - besser einheitlichen Regeln und Abläufen unterworfen werden kann.
Vertragsdigitalisierung
Zusätzlich zu den allgemein für die Digitalisierung von physischen Unterlagen geltenden Umfeldbedingungen (➜ Bestandsaktendigitalisierung) ist bei der Digitalisierung von papierbasierten Verträgen zu beachten, dass das "Ersetzende Scannen" (Ersatz des Papier-Originals durch ein Digitalisat und nachfolgende Vernichtung des Papier-Originals) in der Mehrzahl nicht zur Anwendung kommen kann. Verursachend dafür ist die Notwendigkeit externer Nachweisführungen v. a. bei juristischen Auseinandersetzungen. Digitalisaten - d. h. Kopien - kommt unter Umständen vor Gericht nicht dieselbe Beweiskraft zu wie den physischen Originalen. Zusätzlich zur digitalen Kopie im Vertragsverwaltungssystem ist daher weiterhin das papierbasierte Vertrags-Original bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist zugänglich zu halten.
Beratungsleistungen
- Erarbeitung von Konzeptionen und Projektmanagement zur Erfassung/Inventarisierung und Archivierung von Verträgen
- Definition von Erfassungsregeln (Erzeugung von Vertragsdaten)
- Entwicklung von Metadaten-Schemata zur Vertragserfassung (formale und inhaltliche Erschließung von Verträgen)
- Strukturierung von Vertragsakten
- Auswahl von Software-Lösungen zur Vertragsarchivierung
- Strukturierung von Vertragsablage und Vertragsarchiv
- Anleitung bei der Durchführung der Vertragserfassung und Vertragsarchivierung (analog/digital/hybrid)
- Qualifizierte Erschließung/Inventarisierung ausgewählter Vertrags-Bestände (komplexe Vertragswerke)
- Planung der Digitalisierung von papierbasierten Verträgen und Vertragsakten (Einrichtung "Digitales Vertragsarchiv")