Metadaten im Akten- und Dokumentenmanagement

Metadaten: zentrales Element der Informationsverwaltung

Metadaten (synonyme Bezeichnungen: "Metainformationen", "Daten über Daten") stellen beschreibende Informationen zu einem Dokumentations-Objekt dar. Metadaten können analog oder digital im Objekt, auf dem Objekt und neben dem Objekt sowie in besonderen Verzeichnissen oder Datenbanken abgelegt werden.
Art und Umfang der zu hinterlegenden Metadaten sind in erster Linie abhängig vom Fach- bzw. Aufgabengebiet sowie von gesetzlichen und internen Vorgaben.
Metadaten in Dokumentenmanagement- bzw. Aktenmanagement-Systemen beschreiben insbesondere den Inhalt (z. B. Autor, Titel, Datum, Schlagwörter), die Verortung in Strukturen (Klassifikation, Aktenplan etc.), die Art der Speicherung/Archivierung (Datenträger/Datenformat) und systeminterne Verwaltungs-Vorgänge (Bearbeitungs-Status, Verfügbarkeit, Ablage- bzw. Speicherort etc.).

Steuerungs-Funktionen von Metadaten

Recherche (Filterung): Ermöglichung eines zielgenauen Zugriffs auf einzelne oder Gruppen von Dokumentations-Objekten über spezifische Suchformulare
Zugangsberechtigung: Differenzierte Freigabe des Zugangs zu Dokumentations-Objekten entlang der Aufgabenbereiche
Aufbewahrung, Löschung: Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlich bzw. intern definierten Lösch- und Aufbewahrungsfristen
Vorgangsbearbeitung: Strukturierte Erledigung von Dokumenten-Bearbeitungs-Workflows

Metadatenschemata

Die dem Metadatenschema zukommende Bedeutung wird - obwohl grundlegend für die spätere Datenqualität - bei der Einführung von Software-Lösungen oft unterschätzt. Es ist jedoch erforderlich, in der Definition des Metadatenschemas den sich ergebenden Fragenkatalog penibel abzuarbeiten, wie z. B.:

Welche Metadaten werden in welcher Menge und welcher Detaillierung benötigt?
Wie kann das Eingabeformular benutzerfreundlich und somit fehlerminimierend gestaltet werden?
In welchen Formaten sollen die erhobenen Metadaten jeweils gespeichert werden?
Welche Metadatenfelder sind als Pflichtfelder oder als optionale Felder zu definieren?
Für welche Metadatenfelder sind Wertelisten vorzugeben?
Welche Metadaten können über Schnittstellen aus anderen Software-Lösungen bereitgestellt werden?

Automatisierte Metadaten-Generierung

Neben der manuellen Befüllung von Metadaten-Formularen bieten Dokumentenmanagement-Systeme die automatische Generierung von Metadaten-Einträgen. Dies können sein:

Automatisches Auslesen von inhaltsbezogenen Metadaten aus den Texten von digital vorliegenden Dokumenten (antrainierte Ermittlung der Werte zu bestimmten Metadatenfeldern; ggf. nach vorheriger Texterkennung)
Übernahme von eingebetteten Metadaten aus Dateien in PDF-, Bild- und Office-Formaten
Vererbung von inhaltsbezogenen Metadaten entlang von Klassifikations- und Aktenplan-Strukturen
Automatische Eintragung von Metadaten nach Durchlaufen von Bearbeitungsschritten
Automatische Generierung von Schlagwörtern aus dem Inhalt des jeweiligen Dokumentations-Objektes (automatische Indexierung)

Beratungsleistungen:

Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata
Qualtätssicherung von Metadaten: Überprüfung und Korrektur von Metadaten-Beständen
Intellektuelle Inhaltserschließung: Projekt-Planung, Projekt-Leitung, Ausführung (in Abhängigkeit von den relevanten Erfassungs-Regeln bzw. Metadaten-Schemata und Klassifikationen)
Erstellung von Findhilfsmitteln und Verzeichnissen