Metadaten in Aktenmanagement- und Dokumentenmanagement-Systemen
Was sind Metadaten?
Metadaten (synonym auch: "Metainformationen", "Daten über Daten") stellen beschreibende Informationen zu einem Dokumentations-Objekt dar. Metadaten können analog oder digital im Objekt, auf dem Objekt und neben dem Objekt sowie in besonderen Verzeichnissen/Datenbanken abgelegt werden.
Art und Umfang der zu hinterlegenden Metadaten sind in erster Linie abhängig vom Fach- bzw. Aufgabengebiet sowie von gesetzlichen und internen Vorgaben.
Metadaten in Dokumentenmanagement- bzw. Aktenmanagement-Systemen beschreiben insbesondere den Inhalt (z. B. Autor, Titel, Datum, Schlagwörter), die Verortung in Strukturen (Klassifikation, Aktenplan etc.), die Art der Speicherung/Archivierung (Datenträger/Datenformat) und systeminterne Verwaltungs-Vorgänge (Bearbeitungs-Status, Verfügbarkeit, Ablage- bzw. Speicherort etc.).
Steuerungs-Funktionen von Metadaten
- Recherche (Filterung): Ermöglichung eines zielgenauen Zugriffs auf einzelne oder Gruppen von Dokumentations-Objekten über spezifische Suchformulare
- Zugangsberechtigung: Differenzierte Freigabe des Zugangs zu Dokumentations-Objekten entlang der Aufgabenbereiche
- Aufbewahrung, Löschung: Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlich bzw. intern definierten Lösch- und Aufbewahrungsfristen
- Vorgangsbearbeitung: Strukturierte Erledigung von Dokumenten-Bearbeitungs-Workflows
Automatisierte Metadaten-Generierung
Neben der manuellen Befüllung von Metadaten-Formularen bieten Dokumentenmanagement-Systeme die automatische Generierung von Metadaten-Einträgen. Dies können sein:
- Automatisches Auslesen von inhaltsbezogenen Metadaten aus den Texten von digital vorliegenden Dokumenten (antrainierte Ermittlung der Werte zu bestimmten Metadatenfeldern; ggf. nach vorheriger Texterkennung)
- Übernahme von eingebetteten Metadaten aus Dateien in PDF-, Bild- und Office-Formaten
- Vererbung von inhaltsbezogenen Metadaten entlang von Klassifikations- und Aktenplan-Strukturen
- Automatische Eintragung von Metadaten nach Durchlaufen von Bearbeitungsschritten
- Automatische Generierung von Schlagwörtern aus dem Inhalt des jeweiligen Dokumentations-Objektes (automatische Indexierung)
Beratungsleistungen:
- Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata
- Intellektuelle Inhaltserschließung: Projekt-Planung, Projekt-Leitung, Ausführung (in Abhängigkeit von den relevanten Erfassungs-Regeln bzw. Metadaten-Schemata und Klassifikationen)
- Erstellung von Findhilfsmitteln und Verzeichnissen