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Aufbewahrungsfristen in der Verwaltungs-Archivierung

Was ist eine "Aufbewahrungsfrist"?


Als "Aufbewahrungsfrist" (auch: "Archivierungsfrist") wird allgemein eine abstrakt definierte Mindest-Aufbewahrungsdauer für bestimmte Kategorien von Unterlagen oder Daten nach Eintritt eines bestimmten Ereignisses (z. B. Datenerhebung oder Schließung der Akte) bezeichnet. Von Aufbewahrungsfristen tangiert werden daher ausschließlich nicht mehr im aktiven Geschäfts- bzw. Verwaltungsgang befindliche Unterlagen. Die Angabe dieser abstrakt definierten Aufbewahrungsdauer erfolgt in der Regel in Jahren bzw. als "dauerhaft". Mit ihrer Hilfe lässt sich das konkrete voraussichtliche Vernichtungsjahr einer Akte, eines Einzel-Dokumentes etc. verlässlich berechnen. Zur weiteren Vereinfachung des Verfahrens empfiehlt sich die Nutzung eines Aktenplans oder eines Katalogs von Unterlagen-Typen, der die vorhandenen Unterlagen nach inhaltlichen Gesichtspunkten klassifiziert und die für die jeweiligen Unterlagen-Typen definierten Aufbewahrungsfristen einschließt.
Löschfristen stellen das Gegenstück zu Aufbewahrungsfristen dar: Während eine Aufbewahrungsfrist eine minimale Aufbewahrungsdauer abbildet, bildet eine Löschfrist eine maximale Aufbewahrungsdauer ab. In der Praxis können beide jedoch aufeinander Bezug nehmen.

Wie wird eine Aufbewahrungsfrist definiert?


Eine für den internen Gebrauch definierte Aufbewahrungsfrist widerspiegelt in der Summe immer zwei Aspekte: einerseits das staatliche Interesse an der Aufbewahrung einer bestimmten Unterlagen-Kategorie und anderseits das Eigeninteresse des Unternehmens bzw. der Verwaltung an deren Aufbewahrung.
Das staatliche Interesse wird durch in Gesetzen und Verordnungen explizit definierte Mindest-Aufbewahrungsfristen (Aufbewahrungspflicht) zum Ausdruck gebracht.
Unternehmen und Verwaltungen können jedoch ein Eigeninteresse daran haben, über die in Gesetzen und Verordnungen definierten Mindest-Aufbewahrungsfristen zeitlich hinaus zu gehen bzw. sogar Aufbewahrungsfristen zu definieren, die ausschließlich interne Bedürfnisse befriedigen. Dies kann notwendig sein, um Risiken begrenzen, potentielle Schäden abwenden, eigene Ansprüche belegen, internes Wissen und Geschäftsgeheimnisse sichern oder vertraglichen Verpflichtungen nachkommen zu können.
Sofern ein - eher eng zu fassendes - berechtigtes Interesse vorliegt steht eine Löschfrist hinter der Aufbewahrungsfrist zurück, d. h. die Vernichtung von Daten und Dokumenten kann erst nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist vorgenommen werden.

Wer legt Aufbewahrungsfristen fest?


Die intern gültigen Aufbewahrungsfristen sollten immer von der inhaltlich zuständigen Organisationseinheit festgelegt werden, welche die relevanten zu archivierenden Unterlagen produziert bzw. von externer Seite empfängt. Nur diese Organisationseinheit überblickt die Gesetzes- und Verordnungs-Lage für den entsprechenden Aufgabenbereich und kann weitergehende intern veranlasste Aufbewahrungs-Notwendigkeiten erkennen.
Von Interessen-Verbänden o. ä. erstellte Listen relevanter Aufbewahrungsfristen oder in Rahmen-Aktenplänen hinterlegte Aufbewahrungsfristen können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein, entheben aber nicht von deren Prüfung auf der Grundlage der eigenen Interessenlage.

Temporäre Verlängerung der Aufbewahrungsfrist ("Sperrfrist")


In Fällen von nicht abgeschlossenen Prüfungen durch externe Behörden/Institutionen oder laufenden juristischen Auseinandersetzungen ist es zwingend erforderlich, den Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist und die folgende Aussonderung/Vernichtung für die betroffenen Dokumente/Akten bis auf Weiteres auszusetzen. Da hier ein berechtigtes Interesse an der Verlängerung der Aufbewahrung vorliegt ist diese auch datenschutzseitig nicht zu beanstanden.

Beratungsleistungen:


  • Erarbeitung von Archivierungs-Konzeptionen sowie Archivierungs- und Löschkonzepten
  • Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
  • Erstellung und Revision von Aktenplänen
  • Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung der Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen

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