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Digitale Langzeitarchivierung

Warum digitale Langzeitarchivierung anstelle einfacher Speicherung?


Maßnahmen für die digitale Langzeitarchivierung sollen dafür sorgen, dass auch in ferner Zukunft noch der Inhalt von digitalen Archivalien unterschiedlichster Art dargestellt und ausgewertet werden kann. Man sollte meinen, dass es dafür ausreichend wäre, die betreffenden digitalen Inhalte zeitnah zu ihrer Entstehung geordnet abzuspeichern. Dem ist aber nicht so. Vielmehr unterliegen digitale Informationen bzw. Dokumente auf mehreren Ebenen schnell fortschreitenden Alterungsprozessen:
  1. Physische Alterung der verwendeten Trägermedien (Festplatten-Systeme, Tapes, CD/DVD/BD).
  2. Technologische Alterung der verwendeten Hardware, Software, Dateiformate und Dateisysteme.
  3. Inhaltliche Alterung durch Verlust der Kenntnis über den ursprünglichen Speicherzusammenhang, durch Zersplitterung der Daten- und Dokumenten-Bestände sowie durch deren mangelnde Beschreibung mit Metadaten.
In der Folge sind Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Auswertbarkeit oder Interpretierbarkeit von digitalen Daten und Dokumenten nach einem jeweils individuellen und nicht präzise vorhersehbaren Zeitraum nicht mehr gegeben.
Einfache Speicherung oder Umkopierung löst das beschriebene Problem der dauerhaften Aufbewahrung von digitalen Unterlagen nicht.

Maßnahmen der digitalen Langzeitarchivierung


Die uneingeschränkte mittel- und langfristige Nutzbarkeit von digitalen Daten und Dokumenten kann nur durch rechtzeitig vorgenommene organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt werden. Als Maßnahmen der digitalen Langzeitarchivierung können u. a. angewendet werden:
  • Sicherungsarchivierung
  • Umkopierung (periodisch)
  • Migration in für die Langzeitarchivierung geeignete Dateiformate
  • Emulation von historischen Software-Umgebungen auf aktueller Hardware
  • Konservierung der Hard- und Software-Umgebung
  • Verfilmung
  • Ausdruck
Diese Maßnahmen müssen in jedem Falle auf den konkreten Daten/Dokumentenbestand, die Bedürfnisse des Daten-Eigentümers und die zur Verfügung stehenden Ressourcen individuell abgestimmt werden. Insbesondere ist die Frage zu diskutieren, welche Arten von Informationsverlusten unter Berücksichtigung des Archivierungs-Zieles hinnehmbar sind (Bewahrung der wesentlichen Informationen). Für die Mehrzahl der Anwendungsfälle dürfte eine Migration in für die digitale Langzeitarchivierung geeignete Formate das geeignete Vorgehen sein.
Die zu treffenden Maßnahmen der Langzeitarchivierung müssen sich nicht allein auf die digitalen Daten und Dokumente selbst beziehen, sondern in gleichem Maße auch auf deren externe Metadaten (Findhilfsmittel in Form von Datenbanken oder beschreibenden Dateien).
Der Aufgabenkomplex digitale Langzeitarchivierung beinhaltet die periodische Überprüfung der jeweiligen langzeitarchivierten Archivalien-Bestände hinsichtlich Zugänglichkeit, Lesbarkeit, Auswertbarkeit und Interpretierbarkeit. Erforderlichenfalls sind im Ergebnis der Überprüfung und Bewertung weitere/erneute Maßnahmen auszuführen.

Elektronische Langzeitarchivierung als Teil der Verwaltungsarchivierung


Die Langzeitarchivierung (dauerhafte Aufbewahrung) von digitalen Daten und Dokumenten als Teil des übergreifenden Aufgabenkomplexes "Archivierung" ist kein Problembereich, der allein für Historische Archive oder Forschungsdaten-Archive relevant wäre. Vielmehr ist die Langzeitarchivierung von digitalen Daten und Dokumenten auch dort anzustoßen, wo in Verwaltung und Wirtschaft aufgrund gesetzlicher und/oder interner Regelungen eine Aufbewahrung über Technologiestufen hinweg notwendig ist. Im Extremfall können daher sogar für Daten und Dokumente, die nur wenige Jahre aufzubewahren sind, Maßnahmen der Langzeitarchivierung notwendig werden.
Auch im Umfeld der Verwaltungsarchivierung verlangt dauerhafte digitale Archivierung als Reaktion auf die technische Entwicklung eine periodische Bewertung des gesamten Daten- und Dokumentenbestandes und die Festlegung bzw. Anpassung von erforderlichen Maßnahmen. Außerhalb von historischen und Forschungsdaten-Archiven ist hierfür jedoch eher der Begriff "elektronische Langzeitarchivierung" oder auch "elektronische Archivierung" üblich. Ein wesentlicher Unterschied besteht im zugrundeliegenden Verständnis von "Langzeit": Digitale Langzeitarchivierung versteht darunter in jedem Falle "ewig", elektronische Langzeitarchivierung meint damit lediglich "sehr lange" (ca. 10-100 Jahre).
Elektronische Langzeitarchivierung ist gleichfalls als Daueraufgabe auszuführen. Vorteilhaft ist es, entsprechende Vorkehrungen zur Vorbereitung der Langzeitarchivierung bereits in den relevanten Software-Lösungen zu implementieren.
Weitere Begriffsprägungen wie "revisionssichere Langzeitarchivierung", "rechtssichere Langzeitarchivierung", "beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung" oder auch "vertrauenswürdige Langzeitarchivierung" stellen v. a. auf rechtliche Aspekte des übergreifenden Aufgabenkomplexes "Archivierung" ab, überlagern sich jedoch in Teilen hinsichtlich der vorzunehmenden technischen Maßnahmen mit der elektronischen Langzeitarchivierung.

Das Ressourcen-Problem digitaler/elektronischer Langzeitarchivierung


Genau wie an traditionelle Papier-Archive nicht beliebig Archiv-Magazine angefügt werden können lassen sich auch digitale Langzeit-Archive nicht unbegrenzt erweitern. Auch hier sind die Ressourcen endlich, wobei die "Endlichkeit" sich in erster Linie nicht auf das Speichervermögen, sondern auf die Verfügbarkeit von Bewertungs- und Erschließungs-Ressourcen bezieht. Unabhängig davon, ob es sich um ein digitales historisches Archiv, Verwaltungsarchiv oder Forschungsdatenarchiv handelt, ist vor dem Einleiten von Maßnahmen zur digitalen Langzeitarchivierung die Archivpflichtigkeit bzw. Archivwürdigkeit der betroffenen Archivalien zu prüfen. Die Bewertung von Daten-, Dokumenten- und Akten-Beständen, die Durchführung der Kassation (Aussonderung) und die inhaltliche Erschließung erfordern erhebliche v. a. personelle Ressourcen. Es ist jedoch nicht sinnvoll, zur Vermeidung dieses Aufwandes Archivalien ohne Überprüfung der Relevanz und nachfolgende Selektion sowie ohne Sicherung der späteren Recherchierbarkeit in Langfrist-Archive zu überführen.

Digitalisierung


"Digitalisierung" von Archivalien ist nicht automatisch digitale bzw. elektronische Langzeitarchivierung. Während das Ziel der digitalen/elektronischen Langzeitarchivierung darin besteht, bereits digital vorliegende Daten und Dokumente dauerhaft bzw. langfristig nutzbar zu halten, ist im Unterschied dazu die Digitalisierung primär darauf ausgerichtet, bislang nur analog - meist auf Papier-Basis - vorgehaltene Daten und Dokumente in digitale Formate zu überführen (welche dann praktischerweise bereits zur Langzeitarchivierung geeignete Formate sein sollten). Die mit der bloßen Digitalisierung von Daten und Dokumenten verfolgten Ziele liegen entweder im Bereich des Schutzes bzw. der Sicherung der analogen/physischen Originale oder im Bereich der Verbesserung der Nutzbarkeit von bislang nur analog vorliegenden Daten und Dokumenten. Im Umfeld der Verwaltungsarchivierung ist in einer Reihe von Anwendungsfällen mit der Digitalisierung zudem die die nachfolgende Vernichtung der analogen/physischen Original-Dokumente verbunden, was für Bestände aus historischen Archiven jedoch ausgeschlossen ist.

Digitale Archive


Unter inhaltlichen Gesichtspunkten ist es auch in der Langzeit-Archivierung kontraproduktiv, institutionell getrennte analoge/physische und digitale Archive zu unterhalten. Vielmehr sollte über eine verklammernde Archiv-Software ein einheitlich strukturiertes virtuelles hybrides Archiv geschaffen werden, das den Zugang zu den verschiedenen Medien und Lager- bzw. Speicherorten vermittelt.

Mein Leistungsspektrum:

  • Entwicklung von Konzepten für die digitale Langzeitarchivierung (Langzeitaufbewahrung / dauerhafte Aufbewahrung)
  • Aufbau und temporäre Verwaltung von hybriden und digitalen Langzeit-Archiven

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