Digitale Daten "altern" erheblich schneller als analoge Daten. Verantwortlich dafür ist einerseits die physische Alterung der verwendeten Trägermedien (Festplatten-Systeme, Tapes, CD/DVD) und andererseits die technologische Alterung der verwendeten Hardware, Software, Dateiformate und Dateisysteme. In der Folge ist die Lesbarkeit bzw. Auswertbarkeit von digitalen Daten nach einem jeweils individuellen und nicht präzise vorhersehbaren Zeitraum trotz physischer Unversehrtheit nicht mehr gegeben. Hinzu kommt die oftmals anzutreffende Zersplitterung der Daten-Bestände und mangelnde Beschreibung durch Metadaten.

Die uneingeschränkte mittel- und langfristige Nutzbarkeit von digitalen Daten kann nur durch rechtzeitig vorgenommene organisatorische und technische Maßnahmen der Lanzeitarchivierung sichergestellt werden, die in jedem Falle individuell auf den konkreten Datenbestand, die Aufbewahrungsdauer, die Bedürfnisse des Daten-Eigentümers und die zur Verfügung stehenden Ressourcen abgestimmt werden müssen. Die zu treffenden Maßnahmen der Langzeitarchivierung haben sich nicht allein auf die digitalen Daten selbst zu beziehen, sondern in gleichem Maße auch auf deren Metadaten (Findhilfsmittel in Form von Datenbanken oder beschreibenden Dateien). Von äußerster Wichtigkeit ist weiterhin die Wahrung des strukturellen Zusammenhangs der der digitalen Langzeitarchivierung zu unterwerfenden Daten.
Als Maßnahmen der digitalen Langzeitarchivierung können angewendet werden: Umkopierung, Konvertierung, Emulierung, Verfilmung, Ausdruck.

Die Langzeitarchivierung (dauerhafte Aufbewahrung) von digitalen Daten als Teil des übergreifenden Aufgabenkomplexes "Archivierung" ist kein Problembereich, der allein für Historische Archive oder Forschungsdaten-Archive relevant wäre. Vielmehr wird die digitale Langzeitarchivierung auch überall dort notwendig, wo in Verwaltung und Wirtschaft Daten anfallen und aufgrund gesetzlicher und/oder interner Regelungen über Technologiestufen hinweg aufzubewahren sind. Im Extremfall können daher sogar für Daten, die nur wenige Jahre aufzubewahren sind, Maßnahmen der Langzeitarchivierung notwendig werden.

Digitale Langzeitarchivierung verlangt als Reaktion auf die technologische Entwicklung eine periodische Bewertung des gesamten Datenbestandes und die Festlegung bzw. Anpassung von erforderlichen Maßnahmen und ist daher als Daueraufgabe anzusehen.

Die Begriffe "digitale Langzeitarchivierung" und "revisionssichere Langzeitarchivierung" sind deutlich voneinander zu trennen, überlagern sich jedoch hinsichtlich der zu treffenden Maßnahmen durchaus in Teilbereichen. Der Fokus der digitalen Langzeitarchivierung liegt auf der Erhaltung von Daten aller Art, während der Fokus der revisionssicheren Langzeitarchivierung auf der Sicherung der Authentizität von Geschäftsunterlagen ruht. Im ersten Fall ist "Langzeit" daher in der Regel "länger" als im zweiten.