Meine Leistungen:
Umfassende Beratung, Planung (Archiv-Konzept) und Projektleitung im Umstrukturierungs-Prozess von der Problemdefinition bis zur Inbetriebnahme des Archiv-Neubaues/Archiv-Umbaues und nachhaltigen Etablierung der neuen Archivierungs-Abläufe (Change-Management)
Ein Neubau oder Umbau einer Verwaltung bzw. einzelner Verwaltungsgebäude bringt meist auch eine Veränderung im Bestand der für die Akten-Archivierung bzw. Papier-Archivierung notwendigen Räumlichkeiten mit sich. Nicht selten muss der gesamte Archivierungs-Ablauf reorganisiert werden. Büroplanung ist daher immer auch Archivplanung (die im Übrigen nicht allein dem Ermessen des planenden Architekten bzw. übergeordneten Planers vorbehalten sein darf).
Bei der Archivplanung geht es nur vordergründig darum, wo sich die neuen Archivräume befinden, wie groß sie sein müssen und ob - und wenn ja welche - Leitungen dort verlegt werden dürfen, wer für die Planung der Rollregale zuständig ist, wann der Archivumzug stattfinden muss etc.
Viel gravierender ist, dass Veränderungen in der Bürostruktur auch zu Veränderungen führen können in
- der konkreten Art der Aktenführung und Aktenverzeichnung sowie den Abläufen der papierbasierten Dokumentation (bzw. Schriftgutverwaltung)
- den Abläufen der Archivierung von Papier-Akten einschließlich der Neustrukturierung von Findhilfsmitteln und Archivdatenbanken und der Zusammenführung vorheriger Einzel-Archivmagazine in einer umfassenden Aktenarchivierung in einem zentralisierten Archivmagazin
- der Wahl des primären Trägermediums für Daten und Informationen (Papier-Akte vs. elektronische Akte bzw. Digitalisierung von Altakten)
- der Art und Weise sowie des Umfangs des Anlegens von Metadaten zu den vorhandenen Papier-Akten und elektronischen Akten
Hinzu kommt, dass auch während der Umstellungsphase von Archivierungs-Abläufen die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung gewährleistet sein muss.
Archivplanung ist daher keine reine Raumplanung ("Büroplanung") oder Standortplanung, sondern in erster Linie betriebsorganisatorische und archivfachliche Planung.
