Ablauf-Strukturen
- Konzept-Erstellung und Projektleitung zur Umgestaltung der Schriftgutverwaltung (Records Management), Neu- und Umstrukturierung von Vorgangsbearbeitung und Büroorganisation, Optimierung der Dokumentationsabläufe/des Dokumentenflusses in der Verwaltung
- Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS): Betriebsorganisatorische Vorbereitung, Informationsbedarfsanalyse, Software-Auswahl, Design und Realisierung Berechtigungskonzept
- Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen, zu Daten- und Aufbewahrungssicherheit (Einhaltung von Compliance-Anforderungen, "Retention Management")
- Konzept-Erstellung und Projektleitung für umfassendes digitales Aktenmanagement für Papier-Akten und elektronische/digitale Akten (hybride Aktenverwaltung)
- Reorganisation Vertragsmanagement (Contract Management) und Vertragsarchivierung
- Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Informationsverwaltungssystemen
Dokumenten- und Daten-Strukturen
- Erstellung von Aktenplan, Klassifikation, Organigramm, Strukturplan
- Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata zur Strukturierung von Datenbank-Inhalten
- Zusammenstellung und Rekonstruktion von Datenbeständen, Sicherstellung der Datenqualität durch Korrektur inkonsistenter Datenbanken und Verzeichnisse (Datenaufbereitung, Datenbereinigung)
Inhaltserschließung
- Inhaltliche Erschließung von Datenbeständen: Projekt-Planung und Projekt-Leitung
- Unstrukturierte Informationen/unstrukturierte Daten: Konzept-Erstellung zur Erschließung
- Intellektuelle inhaltliche Erschließung von Dokumenten-Beständen
- Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Bestandsverzeichnis, Archivplan, Findbuch, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln (Findbücher, Kataloge, Verzeichnisse)
- Erstellung von Datenbanken und Dokumentationen: Erfassung von Dokumentations- und Dokumentenbeständen nach vorgegebenen Metadaten-Standards und Klassifikationen, Metadaten-Konvertierung, Metadaten-Mapping
- Ordnung und turnusmäßige Pflege bestehender Datenbestände/Datenbanken
Ablage und Archivierung
Dr. Torsten Kupfer, Dokumentations- und Archivservice
kupfer@das-kupfer.de 030-26544825 0176-24370378
