Beratung zur Organisation von Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung
Vertragsmanagement
Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement (Contract Management) werden fälschlicherweise oft als identisch verstanden, tatsächlich sind sie jedoch inhaltlich voneinander abzugrenzen. Das Vertragsmanagement umfasst die gesamte Spanne vertragsrelevanter Tätigkeiten beginnend mit Kontaktaufnahmen zur Vertragsanbahnung bis hin zur Vernichtung von Verträgen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Demgegenüber bezieht sich die Vertragsverwaltung lediglich auf den Teilbereich der Vorhaltung und (auch vorausschauenden) Bereitstellung von Vertrags-Metadaten und Vertrags-Dokumenten über den gesamten Vertrags-Lebenszyklus hinweg und ermöglicht somit ein effektives Vertragsmanagement überhaupt erst.
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung als Teil des Vertragsmanagements ist ein Aufgabengebiet, in dem sich juristische, kaufmännische, (produktions-)technische und betriebsorganisatorische Interessenlagen in komplexer Weise bündeln.
Aufgabe der Vertragsverwaltung ist es, den jeweils Verantwortlichen über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg vollständige und verlässliche Vertragsinformationen bereitzustellen. Somit lassen sich Risiken minimieren, die sich aus den vertraglichen Festlegungen sowie aus dem Umgang mit den Verträgen selbst ergeben. Eine effektive Vertragsverwaltung ist somit eine unerlässliche Voraussetzung für ein effektives Vertragscontrolling.
Aufgaben der Vertragsverwaltung
- Die Existenz eines Vertrages (incl. aller Anhänge und Änderungen) muss bekannt sein.
- Die sich aus einem Vertrag ergebenden Leistungen, Verpflichtungen und Risiken (z.B. Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Fristen zur Ausübung von Optionen, komplexe und variable Vertragsklauseln) müssen bekannt sein und aktiv überwacht werden (Hinterlegung in Form von Vertrags-Metadaten/Vertragsdaten).
- Jeder Mitarbeiter muss uneingeschränkten und schnellen Zugang zu den für seine Aufgabenerledigung nötigen Vertragsinhalten haben (Vertrags-Auszüge, digitale Vertrags-Kopien).
- Verträge sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen (Definition von Zugangsberechtigungen und Vertraulichkeitsstufen).
- Vertrags-Originale sind geschützt vor Manipulation abzulegen bzw. zu archivieren und müssen kurzfristig vorgelegt werden können.
- Die Beziehungen zwischen Vertragspartnern und Verträgen müssen dargestellt werden können.
- Die über Vertragshierarchie und Vertragshistorie bestehenden Beziehungen der Verträge untereinander müssen dargestellt werden können.
- Der Prozess der Vertragserarbeitung, Vertragsprüfung und Vertragsverhandlung muss intern transparent dokumentiert sein.
- Die strukturierten und vollständigen Vertragsdaten müssen systematisch auswertbar sein.
- Gesetzlichen und unternehmens- bzw. organisationsinternen Regelungen, Berichts- und Aufbewahrungspflichten muss über den gesamten Vertragslebenszyklus entsprochen werden (Compliance).
Strukturen, Regeln und Abläufe der Vertragsverwaltung
Im Allgemeinen ist eine Vertragsverwaltung nur als "modern" bzw. anforderungsgerecht anzusehen, wenn sie zentral aufgestellt und mit einer modernen Software-Ausstattung versehen ist ("IT-gestütztes Vertragsmanagementsystem"). Tatsächlich wird eine digitale zentrale Vertragsverwaltung jedoch nur dann zu einer erheblichen Verringerung des Aufwandes bei gleichzeitiger deutlicher Verbesserung des Ergebnisses führen, wenn Regeln, Strukturen und Abläufe anforderungsgerecht gestaltet und hinreichend administriert sind. Über das Funktionieren einer (zentralen) Vertragsverwaltung entscheidet letztlich nicht die eingekaufte Software, sondern die umfassend definierten und durchgesetzten organisatorischen Abläufe.Oder anders: Im Einzelfall kann - sofern gesetzliche oder vertragliche Festlegungen dem nicht entgegenstehen - eine effektive Vertragsverwaltung durchaus auch dezentral und analog sein. Allerdings wäre dann ab einer bestimmten Menge zu verwaltender Verträge der erforderliche Personalaufwand nicht mehr vertretbar. Auch würde die zunehmende Anzahl digital abgeschlossener Verträge das System stark strapazieren.
Weiterhin verfügt jedes Unternehmen bzw. jede Organisation über eine Tradition der Vertragsverwaltung, sowohl hinsichtlich der bisher verfolgten Abläufe als auch hinsichtlich der bereits verwendeten Arten von Vertragsverwaltungs-Software wie auch hinsichtlich der Verknüpfungen mit Mutter- und Tochter-Unternehmen. Diese Rahmenbedingungen sind bei der Neugestaltung der Vertragsverwaltung zu berücksichtigen, so dass meist innerhalb der zu definierenden Regeln, Strukturen und Abläufe eine Reihe von Kompromissen gefunden werden muss. Zu letzteren zählen z. B. die Entscheidungen über die Strukturierung des Vertrags-Bestandes entlang von Vertragsarten oder über die Art des Zusammenwirkens verschiedener Software-Produkte beim Austausch von Vertragsdaten. Hinzu kommt im Falle größerer Unternehmen bzw. Verwaltungen eine sehr große Varianz der Vertragsarten und Vertragsmodelle, die wiederum eine Rückwirkung auf die Komplexität von Vertragspartner- und Vertrags-Metadaten, Ablagestrukturen und Zugangsberechtigungen haben.
Organisatorische Vorbereitung und Begleitung der Einführung von Vertragsmanagement- und Vertragsverwaltungs-Systemen
Aufbau und Reorganisation von Systemen zur Vertragsverwaltung erfordern eine umfangreiche organisatorische Analyse und Vorbereitung. Die Einführung eines Vertragsmanagement- bzw. Vertragsverwaltungs-Systems ist daher als Organisations-Projekt mit eingebettetem IT-Projekt zu verstehen. Art und Umfang der in einem mehrstufigen Projekt umzusetzenden Maßnahmen sind individuell abhängig von der bestehenden akuten Problemlage, dem definierten Ziel und den vorgefundenen Strukturen, Regeln und Abläufen.
Beratungsleistungen
• Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau und zur Umgestaltung von Vertragsverwaltungen (IT-gestütztes Vertragsmanagementsystem, Vertragsregister, Digitale Vertragsakte)
• Erstellung von Vertragsmanagement-Richtlinien
• Entwicklung von digitalen Vertragsakten-Modellen
• Digitalisierungskonzept-Erstellung für physische (Alt-)Vertrags-Bestände (retrospektive Digitalisierung)
• Aufbau von Vertragsdatenbank/Vertragsregister, Vertragsdokumentation, Vertragsarchiv
• Begleitung der Einführung der digitalen Vertragsakte
• Unterstützung bei der Software-Auswahl für Vertragsdatenbanken und Vertragsmanagement-Systeme
• Erstellung von Anwender-Dokumentationen
• Strukturierung von Abläufen der Vertragsdaten-Erfassung
• Strukturierung von Vertragsablagen und Vertragsarchiven
• Anleitung zur Erschließung von Vertragsinhalten und Pflege von Vertragsdaten sowie bei der Durchführung der Vertragsarchivierung (analog, digital, hybrid)
• Qualifizierte Erfassung/Inventarisierung ausgewählter Vertrags-Bestände, Vertrags-Analyse und Zusammenstellung Vertragsdokumentation
• Entwicklung von Metadaten-Schemata zur Vertragserfassung/Vertragsinventarisierung und zur Strukturierung von Vertragspartner-Datenbanken
• Stammdaten-Pflege und -Korrektur, Kontrolle der Einhaltung von Konventionen
• Überprüfung der Inhalte und Metadaten analoger Vertragsakten bei Übernahme in digitale Vertragsakten (Sicherung der Datenqualität im Zuge der Digitalisierung)
• Definition von Anforderungen an die Datenqualität
• Überarbeitung von Metadaten-Schemata und Eingabemasken