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Vertragsverwaltung

Aufgaben der Vertragsverwaltung


Die Vertragsverwaltung bzw. das Vertragsmanagement (Contract Management) ist ein Aufgabengebiet, in dem sich juristische, kaufmännische, (produktions-)technische und betriebsorganisatorische Interessenlagen in komplexer Weise bündeln. Daher wird das "Vertragsmanagement" bzw. die "Vertragsverwaltung" auch mit einer Vielfalt von synonymen Begriffen belegt, die jeweils einen spezifischen Ausschnitt des Gesamtkomplexes Vertragsverwaltung beschreiben.
In der Summe kann unter "Vertragsverwaltung" die Einhaltung eines überschaubaren Katalogs relativ einfacher Forderungen zur effektiven Verwaltung von Verträgen verstanden werden:
  1. Die Existenz eines Vertrages (incl. aller Anhänge und Änderungen) muss bekannt sein.
  2. Die sich aus einem Vertrag ergebenden Verpflichtungen und Risiken (incl. Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen) müssen bekannt sein und aktiv überwacht werden.
  3. Jeder Mitarbeiter soll uneingeschränkten und schnellen Zugang zu den für seine Aufgabenerledigung nötigen Vertragsinhalten haben.
  4. Verträge sind vor unbefugter Einsichtnahme zu schützen.
  5. Vertrags-Originale sind geschützt vor Manipulation abzulegen bzw. zu archivieren und müssen kurzfristig vorgelegt werden können.
  6. Die Beziehungen zwischen Vertragspartnern und Verträgen müssen dargestellt werden können.
  7. Die über Vertragshierarchie und Vertragshistorie bestehenden Beziehungen der Verträge untereinander müssen dargestellt werden können.
  8. Der Prozess der Vertragserarbeitung, Vertragsprüfung und Vertragsverhandlung muss intern transparent sein.
  9. Die strukturierten und vollständigen Vertragsdaten müssen systematisch auswertbar sein.
  10. Gesetzlichen und unternehmens- bzw. organisationsinternen Regelungen, Berichts- und Aufbewahrungspflichten muss entsprochen werden (Compliance).

Strukturen, Regeln und Abläufe der Vertragsverwaltung


Vorherrschende Meinung ist, dass eine Vertragsverwaltung nur dann "modern" bzw. anforderungsgerecht ist, wenn sie zentral aufgestellt und mit einer modernen Software-Ausstattung versehen ist. Tatsächlich wird eine digitale zentrale Vertragsverwaltung zu einer erheblichen Verringerung des Aufwandes bei gleichzeitiger deutlicher Verbesserung des Ergebnisses führen. Dies aber nur dann, wenn Regeln, Strukturen und Abläufe anforderungsgerecht gestaltet und hinreichend administriert sind. Über das Funktionieren einer (zentralen) Vertragsverwaltung entscheidet nicht die eingekaufte Software, sondern die definierten und durchgesetzten betriebsorganisatorischen Abläufe. Oder anders: Im Einzelfall kann eine erfolgreiche Vertragsverwaltung durchaus auch dezentral und analog sein.
Außerdem verfügt jedes Unternehmen bzw. jede Organisation über eine Tradition der Vertragsverwaltung, sowohl hinsichtlich der bisher verfolgten Abläufe als auch hinsichtlich der bereits verwendeten Arten von Vertragsverwaltungs-Software wie auch hinsichtlich der Verknüpfungen mit Mutter- und Tochter-Unternehmen. Diese Rahmenbedingungen sind bei der Neugestaltung der Vertragsverwaltung zu berücksichtigen, so dass meist innerhalb der zu definierenden Regeln, Strukturen und Abläufe eine Reihe von Kompromissen gefunden werden muss. Zu letzteren zählen z. B. die Entscheidungen über die Strukturierung des Vertrags-Bestandes entlang von Vertragsarten oder über die Art des Zusammenwirkens verschiedener Software-Produkte beim Austausch von Vertragsdaten. Hinzu kommt im Falle größerer Unternehmen bzw. Verwaltungen eine sehr große Varianz der Vertragsarten und Vertragsmodelle, die wiederum eine Rückwirkung auf die Komplexität von Vertrags- und Vertragspartner-Metadaten, Ablagestrukturen und Zugangsberechtigungen haben.

Externe Beratung zur Reorganisation der Vertragsverwaltung


Ungeachtet der relativen Einfachheit der Anforderungen ist eine Reorganisation der Vertragsverwaltung ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Reorganisation der Vertragsverwaltung einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen Projekten von hoher Komplexität,
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen,
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden,
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen,
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt.
Ein qualifizierter externer Berater wird daher die Reorganisation der Vertragsverwaltung wesentlich schneller und präziser ausführen als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:

 

• Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau und zur Umgestaltung von Vertragsverwaltungen (Analyse der aktuellen Strukturen und Abläufe der Vertragsverwaltung, umfassende Überarbeitung der internen Grundsätze der Vertragsverwaltung, Strukturierung von Abläufen der Vertragsdaten-Erfassung)

 

• Software-Auswahl für Vertragsdatenbanken und Vertragsmanagement-Systeme

 

• Aufbau von Vertragsverwaltung, Vertragsdokumentation, Vertragsarchiv

 

• Erstellung Nutzer/Anwender-Dokumentation

 

 

• Entwicklung von Metadaten-Schemata zur Vertragserfassung (inhaltliche Erschließung von Verträgen)

 

• Erarbeitung von Klassifikationen

 

• Verankerung von Vertrags-Metadaten in Metadaten-Modellen zur Akten-Erschließung (analog, digital, hybrid)

 

 

• Strukturierung von Vertragsablage und Vertragsarchiv

 

• Anleitung zur Erschließung von Vertragsinhalten und Pflege von Vertragsdaten sowie bei der Durchführung der Vertragsarchivierung (analog, digital, hybrid)

 

• Qualifizierte Erfassung ausgewählter Vertrags-Bestände und Zusammenstellung Vertragsdokumentation