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Beratung zur Aktenplan-Erstellung und -Revision

Das Prinzip Aktenplan


Ein Aktenplan ist ein inhaltliches Gerüst zur Strukturierung von Akten-Beständen. Mit seiner Hilfe ist es möglich, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden. Als im Idealfall streng logisch-hierarchische Struktur (mehrstufige monohierarchische Klassifikation / Baumstruktur) bilden Aktenpläne in eindeutiger Weise die Gliederung der Aufgaben, der Forschungsthemen etc. ab. Welche Merkmale in den Mittelpunkt der Strukturierungs-Bemühungen zu stellen sind ist von den konkreten Anforderungen durch die Verwaltungstätigkeit und die Nutzer abhängig. Generell gilt: Eine "richtige" Lösung gibt es nicht! In vielen Fällen ist zudem - infolge konkurrierender Interessen oder Vorgaben und vor dem Hintergrund historisch gewachsener Verfahren und Strukturen - ein pragmatisches Herangehen unumgänglich.

Aufgrund ihrer hierarchischen Strukturierung eignen sich Aktenpläne (synonyme Bezeichnungen: "Registraturplan", "Archivplan", "Strukturplan", "Ordnerplan", "File Plan") als verbindliches Benennungsschema vor allem für die Steuerung und Strukturierung von Verwaltungs-Vorgängen (Vermittlung des Zugangs zu Inhalten) und den Aufbau einer effektiven Ablage- und Archivierungs-Systematik (Sicherung einer fristgesteuerten Aufbewahrung und Vernichtung). Auch ist die Erstellung oder Überarbeitung eines Aktenplans in vielen Fällen eine unerlässliche Vorbereitung auf die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. Vorgangsbearbeitungssystems (VBS), das in verstärktem Maße von einer eindeutigen und einheitlichen Strukturierung der Aktenbestände über eine Klassifikation abhängig ist.

Neben auf Nachhaltigkeit angelegten verwaltungsübergreifenden Aktenplanstrukturen ist es auch möglich, temporär wirksame Klassifikationen zu nutzen, so z. B. als Projektaktenplan.

Aus den in einem Aktenplan definierten Aktenplanstellen (synonym verwendete Begriffe: Notationen, Aktenplan-Kennzeichen, -Schlüssel, -Nummern) leiten sich in Verbindung mit den im Aktenverzeichnis geführten Ordnungsnummern eindeutige Aktenzeichen bzw. Geschäftszeichen ab.

Für die Nutzung eines Aktenplans ist es unmaßgeblich, ob die Unterlagen noch in Papier- oder bereits in digitaler Form vorliegen. Vielmehr gelingt es unter seiner Zuhilfenahme, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.

Wann ist ein Aktenplan zweckmäßig?


Die Arbeit mit einem Aktenplan ist angeraten, wenn
  • Vorgänge und Akten geordnet in ihren sachlichen Zusammenhängen darzustellen sind
  • der Nachweis über Bearbeitungsschritte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen ist
  • die jeweiligen Bearbeiter bzw. die bearbeitenden Struktureinheiten schnell identifizierbar sein sollen
  • der Zugriff auf eindeutig definierte Akten-Gruppen durch Zugangsberechtigungen zu steuern ist
  • Unterlagen in kurzer Frist bereitgestellt werden müssen
  • Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und sonstige Aufbewahrungspflichten einzuhalten sind
  • Aussonderung und Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungsfrist effektiv gestaltet werden sollen

Vorteile der Inhalts-Strukturierung durch einen Aktenplan


Aktenpläne bieten eindeutige Vorteile hinsichtlich der Recherche-Genauigkeit, der Recherche-Geschwindigkeit sowie des geringeren Pflegeaufwandes im Vergleich zu Suchvorgängen in Systemen, die auf Volltextsuche oder Schlagwortsuche basieren. Die effektive Einführung eines Aktenplans bringt zum Teil erhebliche Vereinheitlichungen sowohl in den betriebsorganisatorischen Abläufen von Dokumentation und Archivierung wie auch in der eigentlichen Aktenführung mit sich (eindeutige Strukturierung der Ablage, Eindeutigkeit der Aufbewahrungsfristen, Vereinfachung der Kassation / Aussonderung). Weiterhin wird die Abbildung der Zugangsberechtigungen zu Inhalten aufgrund seiner Aufgabenbezogenheit erleichtert.

Ein Aktenplan ist ein sehr effektives Instrument zur systematischen Strukturierung und fortlaufenden Verwaltung von Akten, Dokumenten und Daten. Dies jedoch nur dann, wenn er sich im aktiven Gebrauch und in ständiger Aktualisierung befindet und in ein Gesamtwerk von Maßnahmen zur Strukturierung der Informationsverwaltung eingebettet ist.

Besondere Anforderungen an die Arbeit mit einem Aktenplan


Die Erarbeitung eines Aktenplans und die tägliche Arbeit mit ihm erfordern ein hohes Maß an Kommunikation und Voraussicht. Ein aktiv genutzter Aktenplan ist nie "fertig", sondern verändert sich mit der jeweiligen ("lebenden") Organisation als Widerspiegelung ihrer Aufgaben und ist daher permanent zu überprüfen und bei Bedarf zu ergänzen bzw. in Teilen auch wieder neu zu erstellen. Wichtiger als die "Wohlgeformtheit" der Aktenplanstruktur ist zudem die Akzeptanz durch die Anwender. Ist diese nicht gegeben werden die Anwender permanent "Schleichwege" an ihm vorbei suchen und finden. Aus diesem Grunde sollte auch ein Musteraktenplan, Rahmenaktenplan oder Einheitsaktenplan nur nach vorheriger eingehender Prüfung und erforderlicher Modifizierung eingeführt werden.
Weiterhin bedarf es seiner zentralen Administration, um unbedachten bzw. schlecht dokumentierten Änderungen vorbeugen zu können.

Aktenplan-basierte Aktenverzeichnisse


Unter einem Aktenverzeichnis wird die Auflistung aller vorhandenen Inhalte (Akten) verstanden. Der Aktenplan fungiert hierbei als strukturierendes "Gerüst" innerhalb des Aktenverzeichnisses (primäres Findhilfsmittel). Diese strukturierte Auflistung kann in analoger Form (traditionelles Findbuch etc.) oder digitaler Form (Datenbank mit entsprechender Suchfunktionalität etc.) erfolgen.
Innerhalb des Aktenverzeichnisses ist es möglich, unterhalb jedes Aktenplankennzeichens unterschiedliche Benennungsschemata für die Akten, Datenträger, AV-Medien etc. anzuwenden. Mittels der gegebenen Aufteilung in Aktenplan (Struktur) und Aktenverzeichnis (Inhalt) lässt sich somit eine erhöhte Flexibilität in der Bezeichnung bzw. Zuordnung von Akten erzielen.

Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis

Lesebeispiel zur Grafik: Die Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der Akte sind vier selbständige Vorgänge definiert.

Grafik: Hierarchie Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte-Vorgang
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Externe Beratung zur Erstellung von Aktenplänen und Aktenverzeichnissen


Eine Erstellung bzw. Revision eines Aktenplans oder eines Aktenverzeichnisses ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Projekten (starke Aufgabengliederung, verschachtelte Organisationsstruktur, umfangreiche Klassifikationen von mehreren tausend Zeilen)
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater für Aktenplan und Aktenverzeichnis wird diese daher wesentlich schneller und präziser erstellen als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:

  • Grundlegende Neu-Erstellung von Aktenplänen
  • Aktenplanrevision: Überarbeitung und Zusammenführung bestehender Aktenpläne
  • Erarbeitung von Aktenverzeichnissen auf der Grundlage bestätigter Aktenpläne
  • Verortung vorhandener Akten- bzw. Datenbestände innerhalb des Aktenplans (Bestandserfassung, Archiv-Inventur)
  • Anpassung von Aktenplänen und Aktenverzeichnissen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung)
  • Definition des Zugangsberechtigungs-Systems auf der Grundlage des Aktenplans