Meine Leistungen:
- Erarbeitung von Archivkonzeptionen und Archivierungsstrategien incl. der Planung von Archiv-Neubauten, der Planung und Durchführung von Archivumzügen und der Vorbereitung externer Archivierung
- Aufbau und Umstrukturierung von Archiven/Registraturen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
- Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Bestandsverzeichnis, Archivplan, Findbuch, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln (Findbücher, Find-Karteien, Kataloge, Akten-Verzeichnisse)
- Entwicklung von Konzepten zur Digitalisierung von Verwaltungsakten
- Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen, zur Daten- und Aufbewahrungssicherheit
Im Unterschied zur Handhabung im Bereich der Historischen Archive wird im Büroalltag der Begriff „Archivierung“ oft in unreflektierter Weise in unterschiedlichen Zusammenhängen gebraucht, so z. B.
- als Wegstellen von Akten in einem Wandschrank oder in einem mit "Archiv" beschrifteten Raum neben der Tee-Küche oder im Keller,
- als Auslagerung von Akten zu einem externen Archivierungs-Dienstleister ohne ausreichende vorherige Erfassung des Inhaltes der abzugebenden Bestände,
- als "Wegspeichern" von digitalen Daten und Dokumenten in eher provisorisch angelegten Verzeichnissen oder von einer IT-Fachanwendung in ein Archivsystem,
- als Digitalisierung von Papier-Aktenordnern durch einen externen Dienstleister unter nachfolgender Vernichtung der Papier-Akten
- als Löschen von Vorgängen in einer digitalen Anwendung unter Zurücklassung von Stammdaten etc.
Dieses bloße „Wegschaffen“ von Akten, Daten und Datenträgern unter weitgehender Abwesenheit hinreichend vordefinierter Abläufe hat jedoch mit tatsächlicher Archivierung im dokumentations- und archivtechnischen Sinne nur selten etwas zu tun.
In allgemeiner Definition ist „Archivierung“ ein Aufgabenkomplex, der die strukturierte Aufbewahrung von nicht mehr im Geschäftsgang befindlichen Unterlagen zum Inhalt hat und sich aus den Elementen Erfassung, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung zusammensetzt. Im Verwaltungskontext ist außerdem die Vernichtung von erheblicher Bedeutung.
Übertragen auf den Bereich der Verwaltungsarchivierung (Ablage- bzw. Registraturverwaltung, analog wie auch digital) muss es Ziel des insgesamt transparent zu haltenden Verfahrens sein,
- jederzeit einen fundierten Überblick über die vorhandenen Daten-, Dokumenten- bzw. Aktenbestände zu besitzen (Verklammerung durch Metadaten in Findhilfsmitteln / Finddatenbanken / Dokumentenmanagementsystemen),
- nur das aufzubewahren, was archivierungspflichtig oder archivierungswürdig ist (Relevanzbewertung),
- Akten und Dokumente entsprechend den festgelegten Regeln termingerecht in das Archiv zu übernehmen und termingerecht zu vernichten,
- den physischen Erhalt und die technische Auswertbarkeit der Archiv-Bestände zu sichern,
- benötigte Informationen in angemessener Geschwindigkeit und in optimaler Aufbereitung zur Verfügung zu stellen und archivierte Informationsmedien nach der Benutzung dem Verwaltungsarchiv wieder zuzuführen,
- den gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen in hinreichendem Maße zu entsprechen (Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Zugangskontrolle, Schutz vor unbefugter Manipulation und Verlust, fachgerechte Vernichtung etc.),
- historisch wertvolle Archivalien nach Ablauf der verwaltungsinternen Aufbewahrungsfrist dem historischen Unternehmensarchiv bzw. Organisationsarchiv zu übergeben.
Als nahezu zwangsläufige Folgen eines unreflektierten Weglegens/Wegschaffens/Wegspeicherns oder auch Einscannens anstelle tatsächlicher Archivierung bzw.
digitaler Langzeitarchivierung treten in der Regel erschwerte Recherchierbarkeit und Zugänglichkeit von Daten, Dokumenten, Akten und Vorgängen sowie die Erzeugung vermeidbarer Kosten für Räume, IT-Anwendungen und Ersatzbeschaffungen auf.
Es lohnt also, über das Was, Wo und Wie der Archivierung gründlich nachzudenken. Und das nicht erst, wenn sich erneut ein Aktenberg angesammelt hat oder Alt-Dateien nicht mehr lesbar sind.
