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Aktenverzeichnis-Erstellung und -Pflege

Aktenverzeichnisse für Akten-Ablage und Verwaltungsarchivierung/Zwischenarchivierung


Ein Aktenverzeichnis dient der Erfassung von Verwaltungs-Schriftgut und listet unter einem einheitlichen Metadaten-Schema alle vorhandenen Inhalte auf. Diese Auflistung kann in analoger Form (traditionelles Findbuch etc.) oder digitaler Form (Datenbank mit entsprechender Suchfunktionalität etc.) erfolgen. Dokumentenmanagementsysteme bzw. Vorgangsbearbeitungssysteme, deren Inhalte in elektronischen Akten verwaltet werden, verhalten sich in dieser Hinsicht wie digitale Aktenverzeichnisse.
Im Idealfall werden die Metadaten jeder Akte mit dem Zeitpunkt ihrer Entstehung in das Aktenverzeichnis aufgenommen und mindestens bis zu ihrer Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dort geführt. Nicht vorteilhaft bzw. inkonsequent ist eine Führung von Aktenverzeichnissen ausschließlich für archivierte Akten im Verwaltungsarchiv, im Zwischenarchiv oder in der Alt-Registratur.
Neben Akten lassen sich in einem Aktenverzeichnis auch "abweichende" Inhalte wie Verträge, audio-visuelle Medien etc. strukturiert verwalten, sofern in einem zugehörigen Aktenplan besondere Objekte bzw. Dokumentations-Typen definiert wurden.

Aktenplan-basierte Aktenverzeichnisse

Ein Aktenplan in Form einer übergreifenden Klassifikation fungiert als strukturierendes "Gerüst" innerhalb des Aktenverzeichnisses. Mit seiner Hilfe ist es möglich, das Anlegen, die Recherche und die Aussonderung von Akten deutlich effektiver zu gestalten.
Aus den in einem Aktenplan definierten Aktenplankennzeichen (synonym verwendete Begriffe: Notationen, Aktenplan-Stellen, -Schlüssel, -Nummern) leiten sich in Verbindung mit den im Aktenverzeichnis geführten Ordnungsnummern eindeutige Aktenzeichen bzw. Geschäftszeichen ab.
Zur weiteren Verbesserung der Recherche ist es zudem möglich, unterhalb jedes Aktenplankennzeichens auf der untersten (aktenführenden) Hierarchie-Ebene unterschiedliche Benennungsschemata für die Akten, Datenträger, AV-Medien etc. anzuwenden. Mittels der gegebenen Aufteilung in Aktenplan (Struktur) und Aktenverzeichnis (Inhalt) lässt sich somit eine erhöhte Flexibilität in der Bezeichnung bzw. Zuordnung von Akten erzielen.

Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte

Lesebeispiel zur Grafik: Die Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der Akte sind vier selbständige Vorgänge definiert.

Grafik: Hierarchie Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte-Vorgang
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Externe Beratung zur Erstellung von Aktenverzeichnissen


Eine Erstellung bzw. Überarbeitung eines Aktenverzeichnisses ist in der Regel ein komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen komplexen Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater für Aktenverzeichnis-Strukturierung und -Bearbeitung wird die Arbeiten daher wesentlich schneller und präziser erledigen als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:

  • Erstellung und Überarbeitung von Aktenverzeichnissen (inbesondere auf der Grundlage bestätigter Aktenpläne)
  • Anpassung von Aktenverzeichnissen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung)

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