Beratung zur Aktenverzeichnis-Erstellung und -Pflege
Aktenverzeichnisse für Akten-Ablage und Verwaltungsarchivierung/Zwischenarchivierung
Ein Aktenverzeichnis dient der Erfassung von Verwaltungs-Schriftgut und listet unter einem einheitlichen Metadaten-Schema alle vorhandenen Akten auf. Traditionell erfolgte diese Auflistung in Form von Kladden, Registern oder Findbüchern; inzwischen dürften physische Aktenverzeichnisse jedoch nur noch in Ausnahmefällen zur Anwendung kommen. Aktenverzeichnisse in digitaler Form werden als Datenbanken mit entsprechender Suchfunktionalität ausgeführt. Dokumentenmanagementsysteme bzw. Vorgangsbearbeitungssysteme, deren Inhalte in elektronischen Akten verwaltet werden, verhalten sich in dieser Hinsicht auch wie digitale Aktenverzeichnisse.
Im Idealfall werden die Metadaten jeder Akte mit dem Zeitpunkt ihrer Entstehung in das Aktenverzeichnis aufgenommen und mindestens bis zu ihrer Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dort geführt. Nicht vorteilhaft bzw. inkonsequent ist eine Führung von Aktenverzeichnissen ausschließlich für archivierte Akten im Verwaltungsarchiv, im Zwischenarchiv oder in der Alt-Registratur.
Neben Akten lassen sich in einem Aktenverzeichnis auch "abweichende" Inhalte wie Verträge, audio-visuelle Medien etc. strukturiert verwalten, sofern in Ergänzung zu einem zugehörigen Aktenplan besondere Objekte bzw. Dokumentations-Typen definiert wurden.
Aktenplan-basierte digitale Aktenverzeichnisse
Ein (in der Regel digitaler) ➜ Aktenplan in Form einer übergreifenden Klassifikation fungiert als strukturierendes "Gerüst" innerhalb des Aktenverzeichnisses. Mit seiner Hilfe ist es möglich, das Anlegen, die Recherche und die Aussonderung von Akten deutlich effektiver zu gestalten.Aus den in einem Aktenplan definierten Aktenplankennzeichen (synonym verwendete Begriffe: Notationen, Aktenplan-Stellen, -Schlüssel, -Nummern) leiten sich in Verbindung mit den im Aktenverzeichnis geführten Ordnungsnummern eindeutige Aktenzeichen bzw. Geschäftszeichen ab.
Zur weiteren Verbesserung der Recherche ist es zudem möglich, unterhalb jedes Aktenplankennzeichens auf der untersten (aktenführenden) Hierarchie-Ebene unterschiedliche Benennungsschemata für die Akten, Datenträger, AV-Medien etc. anzuwenden. Mittels der gegebenen Aufteilung in Aktenplan (Struktur) und Aktenverzeichnis (Inhalt) lässt sich somit eine erhöhte Flexibilität in der Bezeichnung bzw. Zuordnung von Akten erzielen.
Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte
Lesebeispiel zur Grafik: Die Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der eine spezielle Aufgabe repräsentierenden Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der Akte 398 sind vier selbständige Vorgänge definiert.Beratungsleistungen
- Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
- Erstellung und Überarbeitung von Aktenverzeichnissen (insbesondere auf der Grundlage bestätigter Aktenpläne)
- Anpassung von Aktenverzeichnissen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung)
- Definition von Metadaten-Schemata
- Software-Auswahl