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Erfassung für komplexe Verträge und Vertragswerke

Die Spezifik komplexer Vertragswerke


Komplexe Vertragswerke („große und individuelle Verträge“) erfordern im Unterschied zu einfach strukturierten Verträgen einen stark erhöhten Erfassungs- und Dokumentations-Aufwand. Über die „normale“ Erfassung der Vertrags-Metadaten in Vertragsmanagement-Lösungen hinaus ist hier über spezielle Metadaten ein systematischer Überblick über die innere und äußere Komplexität des Vertrages/Vertragswerkes herzustellen. Insbesondere handelt es sich dabei um die Erfassung zentraler Vertrags-Klauseln, um den präzisen Nachweis der Vertrags-Historie und der Vertrags-Hierarchie (Vertrags-Verknüpfungen), den Nachweis von Verflechtungen der Vertragspartner etc. Die Ausprägung dieser speziellen Vertrags-Metadaten muss jeweils individuell an die abzudeckenden Themengebiete angepasst sein. Nicht jede Vertragsverwaltungs-Software ist in der Lage, diese Anforderungen zu erfüllen.
Wenn komplexe Vertragswerke in der Vertrags-Erfassung nicht hinreichend abgebildet werden erhöht dies zwangsläufig die geschäftlichen Risiken; entscheidende Zusammenhänge über die angelegten Datensätze können dann nicht ausreichend wahrgenommen werden. Darüber hinaus schützen qualitativ hochwertige Vertrags-Metadaten davor, denselben Vertrag immer wieder neu lesen und verstehen zu müssen, und sparen somit Arbeitszeit.

Externe Beratung zur Erfassung von komplexen Vertragswerken


Ein Neuaufbau oder eine Umstrukturierung der Vertragsverwaltung ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Reorganisation der Vertragsverwaltung einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen Erschließungs-Projekten,
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen,
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden,
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen,
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt.
Ein qualifizierter externer Vertragsverwaltungs-Berater wird daher die Erfassung/Erschließung für komplexe Vertragswerke wesentlich schneller und präziser neu organisieren als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:

  • Erarbeitung von Konzeptionen zur Erfassung und Archivierung von Verträgen
  • Definition von Regeln zur Vertrags-Erfassung
  • Auswahl von Vertragsverwaltungs-Software und Begleitung der Software-Einführung
  • Entwicklung/Anpassung von Metadaten-Schemata zur Erfassung komplexer Vertragswerke
  • Qualifizierte Erschließung ausgewählter Einzel-Verträge und Vertrags-Bestände (komplexe Vertragswerke)

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