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Aufbewahrungsfristen in der Verwaltungs-Archivierung

Was ist eine "Aufbewahrungsfrist"?


Als "Aufbewahrungsfrist" wird allgemein eine abstrakt definierte Aufbewahrungsdauer für eine bestimmte Kategorie von Geschäfts- oder Verwaltungs-Unterlagen nach Abschluss ihrer Bearbeitung bezeichnet. Von Aufbewahrungsfristen tangiert werden daher ausschließlich nicht mehr im aktiven Geschäfts- bzw. Verwaltungsgang befindliche Unterlagen. Die Angabe dieser abstrakt definierten Aufbewahrungsdauer erfolgt in der Regel in Jahren bzw. als "dauerhaft". Mit ihrer Hilfe lässt sich das konkrete voraussichtliche Vernichtungsjahr einer Akte, eines Einzel-Dokumentes etc. verlässlich berechnen. Zur weiteren Vereinfachung des Verfahrens empfiehlt sich die Nutzung eines Aktenplans oder eines Katalogs von Unterlagen-Typen, der die vorhandenen Unterlagen nach inhaltlichen Gesichtspunkten klassifiziert und die definierten Aufbewahrungsfristen einschließt.

Wie wird eine Aufbewahrungsfrist definiert?


Eine für den internen Gebrauch definierte Aufbewahrungsfrist widerspiegelt in der Summe immer zwei Aspekte: einerseits das staatliche Interesse an der Aufbewahrung einer bestimmten Unterlagen-Kategorie und anderseits das Eigeninteresse des Unternehmens bzw. der Verwaltung an deren Aufbewahrung.
Das staatliche Interesse wird durch in Gesetzen und Verordnungen explizit definierte Mindest-Aufbewahrungsfristen (Aufbewahrungspflicht) zum Ausdruck gebracht.
Unternehmen und Verwaltungen können jedoch ein Eigeninteresse daran haben, über die in Gesetzen und Verordnungen definierten Mindest-Aufbewahrungsfristen zeitlich hinaus zu gehen bzw. sogar Aufbewahrungsfristen zu definieren, die ausschließlich interne Bedürfnisse befriedigen. Dies kann notwendig sein, um Risiken begrenzen, potentielle Schäden abwenden, eigene Ansprüche belegen oder internes Wissen sichern zu können.

Wer legt die Aufbewahrungsfristen fest?


Die intern gültigen Aufbewahrungsfristen sollten immer von der inhaltlich zuständigen Organisationseinheit festgelegt werden, die die relevanten Unterlagen produziert bzw. von externer Seite empfängt. Nur diese Organisationseinheit überblickt die Gesetzes- und Verordnungs-Lage für den entsprechenden Aufgabenbereich und kann weitergehende Aufbewahrungs-Notwendigkeiten erkennen.
Von Verbänden o. ä. erstellte Listen relevanter Aufbewahrungsfristen oder in Rahmen-Aktenplänen hinterlegte Aufbewahrungsfristen können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein, entheben aber nicht von der Prüfung auf der Grundlage der eigenen Interressenlage.

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