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Verwaltungs-Archivierung: Aufbau und Revision von Verwaltungsarchiven und Registraturen

Verwaltungs-Archivierung im Kontext der Betriebsorganisation


In der alltäglichen Verwaltung wird der Begriff „Archivierung“ oft in verkürzter Sichtweise rein technisch verstanden und in unterschiedlichen Zusammenhängen gebraucht, so z. B.
  • als Wegstellen von Akten in einem Wandschrank oder in einem mit "Archiv" beschrifteten Raum neben der Tee-Küche oder im Keller,
  • als Auslagerung von Akten zu einem externen Archivierungs-Dienstleister ohne ausreichende vorherige Erfassung des Inhaltes der abzugebenden Bestände,
  • als "Wegspeichern" von digitalen Daten und Dokumenten in eher provisorisch angelegte Verzeichnisse,
  • als Umverteilen von selten abgefragten digitalen Daten auf kostengünstigere Speicher-Medien mit langsamerem Zugriff,
  • als Digitalisierung von Papier-Aktenordnern durch einen externen Dienstleister unter nachfolgender Vernichtung der Papier-Akten,
  • als Löschen von Vorgängen in einer digitalen Anwendung unter Zurücklassung von Stammdaten etc.
Die geschilderten Beispiele des bloßen „Wegschaffens“ von Akten, Daten und Datenträgern unter weitgehender Abwesenheit hinreichend vordefinierter Regeln und Abläufe haben jedoch mit tatsächlicher Archivierung nichts zu tun.

„Archivierung“ ist in allgemeiner Definition ein Aufgabenkomplex, der die strukturierte Aufbewahrung von nicht mehr im Geschäftsgang befindlichen Unterlagen zum Inhalt hat und sich aus den Elementen Erfassung, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung zusammensetzt. Im Verwaltungskontext ist außerdem der Aspekt der Vernichtung von erheblicher Bedeutung.

Übertragen auf den Bereich der Verwaltungs-Archivierung (analog wie auch digital) muss es Ziel des insgesamt transparent zu haltenden Verfahrens sein,
  • jederzeit einen fundierten Überblick über die vorhandenen Daten-, Dokumenten- bzw. Aktenbestände zu besitzen (Verklammerung durch Metadaten in analogen Findhilfsmitteln, Finddatenbanken bzw. Dokumenten-Management-Systemen),
  • nur das aufzubewahren, was archivierungspflichtig oder archivierungswürdig ist (Relevanzbewertung),
  • Akten und Dokumente entsprechend den festgelegten Regeln termingerecht in das Archiv zu übernehmen und termingerecht zu vernichten,
  • den physischen Erhalt und die technische Auswertbarkeit der Archiv-Bestände zu sichern,
  • benötigte Informationen in angemessener Geschwindigkeit und in optimaler Aufbereitung zur Verfügung zu stellen und archivierte Informationsmedien nach der Benutzung dem Verwaltungsarchiv wieder zuzuführen,
  • den gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen in hinreichendem Maße zu entsprechen (Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Zugangskontrolle, Schutz vor unbefugter Manipulation und Verlust, fachgerechte Vernichtung etc.),
  • historisch wertvolle Archivalien nach Ablauf der verwaltungsinternen Aufbewahrungsfrist dem historischen Unternehmensarchiv bzw. Organisationsarchiv zu übergeben.
Als nahezu zwangsläufige Folgen eines unreflektierten Weglegens, Wegschaffens, Wegspeicherns oder auch Einscannens anstelle tatsächlicher Verwaltungs-Archivierung treten in der Regel erschwerte Recherchierbarkeit und Zugänglichkeit von Daten, Dokumenten, Akten und Vorgängen sowie die Erzeugung vermeidbarer Kosten für zusätzliche bzw. erneute Erfassungs-Maßnahmen, Räume, IT-Anwendungen und Ersatzbeschaffungen auf.
Es lohnt also, über das Warum, Was, Wo, Wer, Wann und Wie der Verwaltungs-Archivierung gründlich nachzudenken. Und das nicht erst, wenn sich erneut ein Aktenberg angesammelt hat, Akten nicht mehr gefunden werden können oder Alt-Dateien nicht mehr lesbar sind.

Externe Beratung zur Reorganisation der Verwaltungs-Archivierung


Ein Neu-Aufbau oder eine Reorganisation von Verwaltungsarchiv, Zwischenarchiv oder Registratur ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Reorganisation der Verwaltungs-Archivierung einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Archivierungs-Projekten
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Berater verleiht einem Projekt zur Reorganisation der Verwaltungs-Archivierung einen wesentlichen Zuwachs an Schnelligkeit und Präzision.

Mein Leistungsspektrum:

 

• Erarbeitung von Archivkonzeption, Archivierungsstrategie, Archivordnung (incl. Analyse der vorgefundenen Archivierungsabläufe und der räumlichen Archivierungssituation)

 

• Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und Löschfristen

 

• Software-Auswahl unter dem Blickwinkel der Archivierung im Verwaltungsarchiv / Zwischenarchiv, Anforderungsdefinition bei Neuprogrammierung

 

 

• Archivplanung für analoge/physische Verwaltungsarchive, Zwischenarchive und Altregistraturen von Unternehmen, Verwaltungen und Organisationen

 

• Definition von Flächenbedarf, Raumstruktur, Ausstattung

 

• Regal-Planung (Festregal- und Rollregal-Anlagen), Erarbeitung der Archivalien-Aufstellungs-Systematik

 

 

• Interne Planung von Archivumzügen

 

• Organisation Archivumzug und Neuaufnahme Archivbetrieb

 

 

• Aufbau und Revision von Verwaltungsarchiven, Zwischenarchiven und Registraturen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb

 

• Turnusmäßige Archivpflege für Verwaltungsarchive diverser Ausrichtung: Durchführung der laufenden Papier-Archivierung und der Archivierung von audiovisuellen Datenträgern sowie der Archivierung von digitalen Akten und Dokumenten; Erstellung von Findhilfsmitteln (Datenbank, Aktenverzeichnis, Bestandsverzeichnis, Archivplan, Findbuch, Webseite); Retrodigitalisierung/Retrokonversion von Findhilfsmitteln (Findbücher, Kataloge, Verzeichnisse)

 

• Auswahl von Metadaten-Standards und Entwurf von Metadaten-Schemata zur Daten-, Dokumenten- und Aktenerfassung

 

• Bestands-Erschließung: Sichtung und intellektuelle Inhaltserschließung von Archivalien-Beständen in Abhängigkeit von den relevanten Erfassungs-Regeln bzw. Metadaten-Standards

 

 

• Beratung in der Vorbereitungsphase externer Archivierung (Archiv-Outsourcing), Erstellung von Leistungsverzeichnissen / Leistungsbeschreibungen

 

• Projektleitung Archiv-Outsourcing

 

 

• Entwicklung von Konzepten zur permanenten digitalen Archivierung sowie von Konzepten zur Digitalisierung nicht mehr im Geschäftsgang befindlicher analoger/physischer Verwaltungsakten (retrospektive Digitalisierung)

 

• Entwicklung von Konzepten für die digitale Langzeitarchivierung langfristig aufzubewahrender Dokumenten- und Datenbestände

 

• Planung von Sicherungs-Digitalisierungen

 

 

• Schulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Archivverwaltungssystemen

 

• Erstellung Nutzer/Anwender-Dokumentation

 



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