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Elektronische Akte und Aktenführung

Was ist eine „Akte“?


Eine Akte ist in abstrakter Betrachtung ein in sich strukturierter Behälter, der Informationsobjekte unterschiedlicher Art (Dokumente etc.) enthalten kann, mit einer inneren Strukturierung (Vorgänge, Register, Laschen) versehen ist, durch Metadaten beschrieben wird und einer Eingliederung in eine übergreifende Struktur - idealerweise ein Aktenplan - unterliegt. Diese Merkmale gelten unabhängig von der konkreten Ausformung der Akte als Papier-Akte oder als elektronische Akte.
Im Umkehrschluss erzeugt die Einbringung beliebiger Inhalte in einen Behälter (Ordner) nicht automatisch eine Akte. Es fehlt einem solchen Sammel-Container v. a. der verklammernde inhaltliche Zusammenhang und und die innere Strukturierung nach inhaltlichen Kriterien.

Allgemeine Anforderungen an eine Akte


Die analoge wie auch die digitale Aktenführung müssen hinsichtlich der in eine Akte eingebrachten Inhalte eine Reihe von Anforderungen erfüllen:
  • Vollständigkeit und Authentizität:
    Die Akte muss sämtliche relevanten Unterlagen im Original enthalten oder auf den Standort der jeweiligen Originale verweisen. Für die Bearbeitung bzw. Entscheidung nicht relevante Dokumente sind nicht in die Akte aufzunehmen.
  • Wahrung des Zusammenhalts bei Medienbruch:
    Wenn zusammengehörige Inhalte auf unterschiedlichen Speicher-Medien (z. B. in Papier- und elektronischer Form) vorliegen ist zur Verhinderung von Informationsverlusten über wechselseitige Verlinkungen eine hybride Aktenführung zu implementieren. Weiterhin ist zu definieren, welcher Seite die Rolle der „führenden Akte“ zukommt.
  • Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns:
    Eine Akte muss in sich logisch aufgebaut sein. Sämtliche Bearbeitungsschritte müssen für Dritte jederzeit aus der Akte heraus erschließbar sein.

Weiterhin bestehen Anforderungen, die nicht die Inhalte der Akte selbst, sondern deren Verwaltung betreffen:
  • Verfügbarkeit:
    Akten im Verwaltungsgang müssen unmittelbar zur Bearbeitung vorgelegt werden können. Akten in der Zwischen- bzw. Verwaltungsarchivierung müssen innerhalb einer angemessenen Frist zur Einsichtnahme vorgelegt werden können.
  • Lesbarkeit/Darstellbarkeit:
    Sämtliche Inhalte müssen über den gesamten Akten-Lebenszyklus bis hin zu ihrer Aussonderung sichtbar gemacht werden können.
  • Integrität:
    In Bearbeitung befindliche Akten dürfen nur durch befugte Personen verändert werden; aus der Bearbeitung ausgeschiedene (geschlossene) Akten unterliegen einem Veränderungs-Verbot.
  • Vertraulichkeit:
    Der Zugriff von Unbefugten auf Akten ist zu verhindern. Weiterhin ist sicherzustellen, dass datenschutzrechtlich veranlasste Löschungen von personenbezogenen Daten vorgenommen werden können.

Digitale Aktenführung


Eine traditionelle analoge Akte (Papier-Akte) und eine digitale Akte (elektronische Akte, „E-Akte“) unterscheiden sich lediglich in der Art der Vorhaltung der Inhalte, nicht jedoch in den potentiell einzubringenden Inhalten selbst. Die digitale Akte bildet die traditionelle Papier-Akte in ihrer Einheit von hinterlegten Inhalten und Metadaten mit elektronischen Mitteln nach. Bislang auf Papier vorgehaltene Dokumente können nunmehr elektronisch vorgehalten werden. Auch Mischformen aus beiden Welten sind möglich („hybride Akte“ oder auch der elektronischen Akte zugehörige „Papierrestakte“). Die Akten-Bearbeitungslogik bleibt zwischen beiden Ausprägungsformen identisch. Allerdings verändern sich Bearbeitungs-Abläufe im Übergang von der Papier- zur E-Akte.

Vorteile der elektronischen Akte

Im Vergleich zur papierbasierten Aktenführung und auch im Vergleich zur Arbeit mit unstrukturierten digitalen Dokumenten-Ablagen hat die Aktenführung mit elektronischen Akten eine Reihe von Vorteilen aufzuweisen:
  • Einheitlichkeit der Aktenstrukturen und des Dokumentationsprozesses:
    In der analogen Welt oft übliche „kreative“ Verbiegungen des Dokumentations- und Archivierungs-Prozesses durch die Sachbearbeiter werden wesentlich erschwert bzw. durch die entsprechende Dokumentenmanagement-Software gänzlich unterbunden.
  • Zugriff:
    Intuitiv und zielgerichtet (bei Verwendung eines Aktenplans oder einer Klassifikation; siehe auch ➜ Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte-Vorgang) sowie ortsunabhängig (zentrale Vorhaltung und gleichzeitiger dezentraler Mehrfach-Zugriff).
  • Vermeidung von Medienbrüchen (analog - digital):
    Digitale Dokumente sind in der Mehrheit. Es ist einfacher, noch vorhandene analoge Dokumente über Digitalisate oder Verweise in eine elektronische Akte einzubinden.
  • Vermeidung der Zerreißung von zusammengehörigen Unterlagen-Beständen:
    Es besteht keine Notwendigkeit mehr, Akten bei großen Dokumenten-Mengen in Bände zu unterteilen; eine elektronische Akte ist nahezu unbegrenzt aufnahmefähig.
  • Automatische Protokollierung der Bearbeitungsvorgänge.
  • Automatisierte Kontrolle der Zugangsbrechtigungen.
  • Zuverlässige Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen.
  • Starke Reduzierung der für Papier-Ablage und -Archivierung notwendigen Flächen.

Spezielle Ausprägungen elektronischer Akten

Aus den spezifischen Aufgabengebieten resultieren individuell strukturierte Aktenmodelle. Eine elektronische Akte kann daher z. B. erscheinen als:
  • Kundenakte
  • Vertragsakte
  • Personalakte
  • Projektakte
  • Anlagenakte
  • Patientenakte
Ungeachtet ihrer jeweiligen individuellen internen Strukturierung folgen alle Akten-Modelle jedoch gleichen Prinzipien.

Mein Leistungsspektrum:

  • Externe Beratung für Konzeption und Implementierung elektronischer Akten
  • Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Vorbereitung der Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen

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