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Beratung für physische/Papier-Archivierung

Die Notwendigkeit der Einrichtung von Papierarchiven


Die Voraussagen über das Verschwinden des Trägermediums Papier aus den Verwaltungsvorgängen haben sich bis jetzt nur zum Teil bewahrheitet. Nach wie vor fallen erhebliche Mengen an Papier-Dokumenten bzw. Papier-Akten an, die einer Archivierung zugeführt werden müssen.

Im Wesentlichen gibt es drei Gründe, auch weiterhin ein Verwaltungs-Archiv für die physische Archivierung von Papier-Dokumenten zu unterhalten:
  1. Verwaltungsabläufe sind noch nicht durchgängig digital ausgeformt und erzeugen weiterhin als Endprodukt Papier-Dokumente, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird.
  2. Bestimmte Gruppen von Dokumenten/Akten müssen aufgrund gesetzlicher Vorgaben bzw. zur Nachweis-Führung im Papier-Original aufbewahrt werden.
  3. Es existieren umfangreiche Alt-Akten-Bestände, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Das jeweilige Verwaltungs-Archiv für Papier-Dokumente muss in ein übergreifendes Archivkonzept eingegliedert werden. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass durch die Art der Archivierung bzw. der Erfassung bestehende inhaltliche Verbindungen zu digitalen Dokumenten nicht gekappt werden (Medienbruch-Verhinderung).

Mein Leistungsspektrum:

  • Erarbeitung von umfassenden Archiv-Konzeptionen
  • Beratung bei Aufbau und Reorganisation von Archiven zur Papier-Archivierung
  • Erstellung von Aktenverzeichnissen und Finddatenbanken

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