Beratung zur Strukturierung von Datei-Beständen

Das alltägliche Problem der "unstrukturierten Daten"

Oft sind bestimmte Dateien oder Datei-Bestände nicht oder nur mit sehr großem Aufwand auffindbar. In einer abstrahierenden Sichtweise wird dann in der Regel von "unstrukturierten Daten" gesprochen, was insofern aber eher irreführend ist, als es sich größtenteils nicht um einfache Daten, sondern meist um komplexe Dateien handelt, und andererseits die Daten in den Dateien nicht einfach nur "unstrukturiert", "semistrukturiert" oder "strukturiert" vorliegen, sondern für die Dateien - jenseits des Grades ihrer inneren Strukturierung - größtenteils nur eine chaotische Ablage/Speicherung existiert.
Das übergreifende Problem besteht meist darin, dass es keine durchgehende Erfassung und somit auch keine den Zugriff auf die Dateien vermittelnden Metadaten gibt. Innerhalb einer herkömmlichen Ordnerstruktur auf einem Fileserver oder gar in einer vollkommen unstrukturierten Ablage lassen sich die erforderlichen Metadaten zudem auch nicht sinnvoll abbilden und nutzen.

Warum keine Fileserver-Ordnerstruktur?

Eine qualifizierte Ablagestruktur soll den schnellen und zielgerichteten Zugriff auf alle relevanten Inhalte sicherstellen. Herkömmliche Ordnerstrukturen auf selbst oder von Dienstleistern betriebenen Fileservern, die jeweils nur einem Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern allein zugänglich sind, erweisen sich für die Aufgabenerfüllung oftmals als nicht mehr ausreichend. Sinnvoll zu verwenden ist eine Ordnerstruktur nur unter eng begrenzten Voraussetzungen:

geringer Umfang des zu verwaltenden Bestandes und damit gegebene Übersichtlichkeit
temporärer Verwendungszweck
geringe Komplexität der Inhalte
kein Erfordernis zur Einrichtung extern vorgegebener standardisierter Ablage-Strukturen
keine Nachweispflichten für die hinterlegten Inhalte
Nutzung nur durch einen eingeschränkten Personenkreis
keine Notwendigkeit zur Vergabe differenzierter Zugangsberechtigungen

Je weniger dieser Merkmale zutreffen, desto weniger ist auch eine klassische Ordnerstruktur zur Ablage von Unterlagen geeignet. Im professionellen Umfeld ist eine Ordnerstruktur daher eher als ein Provisorium anzusehen: Nur gering ausgeprägte Recherche-Optionen gehen einher mit schlechter Zugänglichkeit und der Unfähigkeit, den Lebenszyklus von Akten und Dokumenten granular zu steuern. Zudem ist über die jeweilige Ordnerstruktur oft nur der geringere Teil der relevanten Unterlagen überhaupt zugänglich; der größere Teil befindet an anderen Speicher- bzw. Lagerungs-Orten, wie z. B. in spezialisierten Software-Lösungen oder Papierakten-Registraturen, die ebenfalls zu strukturieren und verwalten wären. Leider halten Provisorien wie eine ehemals schnell eingerichtete Ordnerstruktur oft am längsten.
Die Umformung von "historisch gewachsenen" Ordnerstrukturen und die Übergabe ihrer Inhalte an qualifiziertere Systeme kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, ist in vielen Fällen aber unumgänglich.

Die Notwendigkeit einer umfassenden Ablage-Systematik: Erfassung, Kategorisierung, Klassifizierung!

Angesichts großer Dokumenten- und Daten-Mengen, verschiedenartiger Erzeugungs-Zusammenhänge, hoher regulatorischer Anforderungen und gut verfügbarer Dokumentenmanagementsysteme sollte eine herkömmliche einfache Dateiablage für geschäftlich relevante Dokumente auf Filesystemen vor Ort oder "in der Cloud" der Vergangenheit angehören. Dokumente dürfen nicht einfach nur abgelegt, sondern müssen mit Metadaten beschrieben und ggf. auch in einem qualifizierten Ordnungssystem - z. B. in einer Klassifikation oder einem Aktenplan - eingeordnet und somit strukturiert werden. Insbesondere das Dokumentationsmanagement für thematisch eng umrissene Aufgabenfelder verlangt jeweils ein qualifiziertes Ablagesystem.
Ob eine einzige vereinheitlichte Ablage sich über das gesamte Unternehmen bzw. die gesamte Organisation erstrecken kann hängt von den konkreten Gegebenheiten ab. Jedoch sollte ein zentrales Ablagesystem aufgebaut werden, das auf der Grundlage einer übergreifenden Ablage-Logik und daraus resultierender Richtlinien die Ablagestruktur vorgibt und somit die vielfältigen Unterlagen zusammenführt:

WAS ist abzulegen/aufzubewahren?
WARUM ist es abzulegen/aufzubewahren?
WIE ist es zu erfassen, zugänglich zu machen und zu administrieren?
WANN ist es für die weitere Bearbeitung zu sperren und wann zu vernichten?
WO ist es zu speichern bzw. zu lagern?

Strukturbäume/Klassifikationen

Die Ablösung der Speicherung in Fileserver-Ordnerstrukturen durch die Speicherung in Dokumentenmanagementsystemen muss nicht zwangsläufig auch zur Ablösung des im Allgemeinen sehr vorteilhaften Prinzips der hierarchischen Strukturierung von Inhalten (monohierarchische Klassifikation) führen. In vielen Fällen hat ein logisch-hierarchisch aufgebauter Strukturbaum/Verzeichnisbaum bislang zumindest in Teilen ein effektives Arbeiten ermöglicht, weil er den Seh- und Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter entsprach. Es kommt also eher darauf an, ihn für die Nutzung in einem einzuführenden Dokumentenmanagementsystem anzupassen. Das bedeutet:

Ausdünnung, Vereinfachung und Vereinheitlichung des Strukturbaums
Einpassung in die technischen Möglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems
Anreicherung der zu verwaltenden Inhalte mit (sinnvollen) Metadaten

Es kann also durchaus sinnvoll sein, die bisherige Ordnerstruktur nicht zu verwerfen, sondern sie weiterzuentwickeln.
Unreflektiert Ordnerstrukturen allein durch nicht-hierarchische Metadaten ersetzen zu wollen kann zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter und sogar zu einer Verschlechterung der Ablage- und Recherche-Qualität sowie zu einer daraus resultierenden schlechten Akzeptanz der neuen Software-Lösung führen.
Selbstverständlich gibt es auch Anwendungsfälle, für die eine hierarchische Strukturierung der Inhalte unpassend ist. In diesen Fällen sollte die zuvor bestandene Ordnerstruktur dann auch konsequent eliminiert werden.

Automatisierte Erfassung und Strukturierung

Generell ist es möglich, aus großen Datei-Beständen (nachträglich) softwareunterstützt vorhandene Metadaten zu extrahieren und inhaltsbasierte Schlagwörter zu generieren. Eine hinreichende Genauigkeit ist für heterogene Datei-Bestände diverser Herkunft, Formate und Qualitäten jedoch nicht zu erwarten.

Beratungsleistungen

Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
Erstellung und Einführung von Ablagestrukturen und Ablagesystematiken für Dokumentenmanagement-Umgebungen
Erarbeitung von Aktenplänen und Klassifikationen
Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata
Planung der Überführung von Inhalten aus Fileserver-Ordnerstrukturen in Dokumentenmanagementsysteme
Zusammenführung und Inhaltserschließung von Daten- und Dokumenten-Beständen