Strukturierung und Pflege von Stammdaten im Vertragsumfeld
Vertragsstammdaten
Als Vertragsstammdaten im engeren Sinne sind alle Metadaten zu einem konkreten Vertragsverhältnis anzusehen. Diese ergeben sich nicht ausschließlich aber überwiegend aus dem Vertrag selbst und sind als "statisch" zu qualifizieren: Eine Änderung kann sich nur aus einer Vertragsanpassung bzw. Vertragsergänzung ergeben. Vertragsstammdaten unterliegen dem allgemeinen ➜ Vertragslebenszyklus, d. h. sie sind nach Vertragsablauf im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vertrag zur Ermöglichung des weiteren Zugriffs zu archivieren.
Vertragspartner-Daten
Anders als die Vertragsstammdaten beziehen sich die Vertragspartner-Daten (zu Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern etc.) jeweils nicht auf ein konkretes Vertragsverhältnis allein, sondern potentiell auf mehrere Verträge. Zudem können sich auch ihre Inhalte (Adressen, Ansprechpartner, Zahlungsinformationen etc.) permanent ändern, so dass sie als "dynamisch" (und somit einer permanenten Überwachung bedürftig) zu qualifizieren sind.
Vertragspartner-Daten und Vertragsstammdaten sind miteinander verknüpft, die Verbindung ist jedoch lösbar und neu konfigurierbar. Die Änderung von Vertragspartner-Daten hat keinen Einfluss auf die Vertragsstammdaten der jeweils mit ihnen verknüpften Verträge.
Durch ihre potentielle Bindung an mehrere (gleichzeitige) Vertragsverhältnisse sind Vertragspartner-Daten nicht einem einzigen Vertragslebenszyklus unterworfen, sondern bestenfalls einem "Vertragspartnerlebenszyklus".
Zentralisierung des Managements von Vertragsdaten
Sowohl Vertragsstammdaten als auch Vertragspartner-Daten sollten innerhalb des Unternehmens bzw. der Organisation so zentral wie möglich vorgehalten werden. Nur so sind Vollständigkeit und Eindeutigkeit herstellbar. Insbesondere im Bereich der Vertragspartner-Daten ist es unerlässlich, dass nicht mehrere konkurrierende Datensätze mit differierenden Inhalten zum selben Vertragspartner existieren.
Die Nutzung zentraler Software-Lösungen zur Verwaltung von Vertragsstammdaten und Vertragspartner-Daten erleichtert die Herstellung einer durchgängig sehr guten Datenqualität über das gesamte Unternehmen hinweg. Im Ergebnis lassen sich durch eine zentrale Pflege der Daten und einen vernetzten Zugriff auf sie Aufwände und Risiken für das Unternehmen insgesamt minimieren.
Beratungsleistungen
- Analyse existierender Stammdaten-Bestände
- Strategische Ausrichtung des Stammdatenmanagements
- Definition von Stammdaten-Strukturen und Datenpflege-Regeln
- Zusammenführung und Vereinheitlichung von Datenbeständen
- Unterstützung in der Auswahl von Software-Lösungen
- Anleitung zur Stammdaten-Pflege
- Pflege von umfangreichen Datenbeständen als freiberuflicher Dokumentar/Dokumentenmanager