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Kann ein Produktplan auch als Aktenplan genutzt werden?

Produktplan, traditioneller Aktenplan oder produktorientierter Aktenplan?


Die kommunale Verwaltung verwendet in Haushaltsplanung und Rechnungsführung Produktpläne als Instrumente der Strukturierung. Mit Blick auf die Akten-Ablage und -Archivierung ergibt sich daraus oftmals die Frage, ob das schon eingeführte Strukturierungs-Instrument - der Produktplan - nicht auch zur Verwaltung allen Schriftgutes genutzt werden könnte.
Auf den ersten Blick wäre man geneigt, dem Ansinnen zuzustimmen, schließlich stellt der Produktplan wie auch der traditionelle Aktenplan nur eine abstrahierende Klassifikation dar. Jedoch ist die Produktplan-Klassifikation den Zwecken der Haushaltsführung und Statistik verpflichtet, während die Aktenplan-Klassifikation das gesamte Schriftgut der Verwaltung strukturieren soll. Daraus ergibt sich, dass der Produktplan nur einen Teil der von einem traditionellen Aktenplan repräsentierten Aufgaben abbildet, und diese oft auch nur in einer geringeren Tiefe.
Eine 1:1-Nutzung des Produktplans zur Schriftgut-Strukturierung ist daher nicht sinnvoll, vielmehr bedarf es einer umfänglichen Transformation des Produktplans zu einem "produktorientierten Aktenplan". Jedoch bleibt auch dieser problematisch hinsichtlich der Ausdifferenzierung der abzubildenden Aufgaben, der Hierarchisierungs-Optionen, der intuitiven Verständlichkeit/Übersichtlichkeit, des Umstellungsaufwandes und des permanenten Pflegeaufwandes.
In den meisten Fällen dürfte daher die Anpassung eines bereits ausgeformten Einheits- oder Rahmenaktenplans oder die Revision eines bereits in der Nutzung befindlichen Aktenplans im Vergleich zur Einführung eines produktorientierten Aktenplans sowohl einen geringeren Aufwand verursachen als auch für eine gößere Akzeptanz bei den Mitarbeitern sorgen.

Externe Beratung zur Erstellung von Aktenplänen


Die Aktenplan-Erstellung und -Überarbeitung ist in der Regel ein sehr komplexes und zeitaufwendiges Unterfangen, das eine spezifische Erfahrung und vollständige Konzentration auf die Aufgabe verlangt. Es kann daher sinnvoll sein, zur Erledigung dieser Aufgabe einen externen Berater heranzuziehen. Dieser
  • verfügt in aller Regel über umfangreiche Erfahrungen mit ähnlichen hochkomplexen Projekten (starke Aufgabengliederung, verschachtelte Organisationsstruktur, umfangreiche Klassifikationen von mehreren tausend Zeilen)
  • hat den erforderlichen unverstellten Blick von außen
  • ist nicht an Loyalitäten innerhalb der Institution bzw. des Unternehmens gebunden
  • kann den Umfang der Arbeiten besser einschätzen
  • wird in seiner Konzentration auf die Aufgabe nicht durch das Tagesgeschäft beeinträchtigt
Ein qualifizierter externer Aktenplan-Berater wird diese daher wesentlich schneller und präziser erstellen als es ein eigener Mitarbeiter oder eine interne Arbeitsgruppe könnte.

Mein Leistungsspektrum:


  • Grundlegende Neu-Erstellung von Aktenplänen für Öffentliche Verwaltung und Kommunen
  • Aktenplan-Revision: Überarbeitung und Zusammenführung bestehender Aktenpläne
  • Verortung vorhandener Akten- bzw. Datenbestände innerhalb des Aktenplans (Bestandserfassung, Archiv-Inventur)
  • Anpassung von Aktenplänen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung)
  • Definition des Zugangsberechtigungs-Systems auf der Grundlage des Aktenplans

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