Beratung für Aktenplan-Aufbau und Aktenplan-Einführung

Das Prinzip der Aktenplan-strukturierten Dokumenten-Ablage

Ein Aktenplan ist ein inhaltliches Gerüst zur Strukturierung von Akten-Beständen im Rahmen der Schriftgutverwaltung (Records Management). Mit seiner Hilfe ist es möglich, Akten anzulegen, abzulegen, zu finden und zu verwalten. Als im Idealfall streng logisch-hierarchische Struktur (mehrstufige monohierarchische Klassifikation / Baumstruktur) bilden Aktenpläne in eindeutiger Weise die Struktur der Aufgaben ab.
Welche inhaltlichen Kriterien in den Mittelpunkt der Bemühungen zur Aktenplan-Strukturierung zu stellen sind ist von den konkreten Anforderungen durch die Verwaltungstätigkeit und die Nutzer abhängig. Generell gilt: Eine "richtige" Lösung gibt es nicht! In vielen Fällen ist zudem - infolge konkurrierender Interessen oder Vorgaben und vor dem Hintergrund historisch gewachsener Verfahren und Strukturen - ein pragmatisches Herangehen unumgänglich.

Aufgrund seiner hierarchischen Strukturierung eignet sich ein Aktenplan (synonym verwendete Bezeichnungen: Registraturplan, Archivplan, Strukturplan, Ordnerplan, File Plan, Dokumentationsplan, Klassementsplan) als verbindliches Benennungsschema vor allem für die Steuerung und Strukturierung von Verwaltungs-Vorgängen (Vermittlung des Zugangs zu Inhalten) und den Aufbau einer effektiven Ablage- und Archivierungs-Systematik (incl. Sicherung einer fristgesteuerten Aufbewahrung und Vernichtung). Auch ist die Aktenplan-Erstellung oder -Überarbeitung eine unerlässliche Vorbereitung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder Vorgangsbearbeitungssystems (VBS). Insbesondere die ➜ elektronische Akte (eAkte) ist in verstärktem Maße von einer eindeutigen und einheitlichen Strukturierung der Aktenbestände durch eine Klassifikation abhängig.

Neben auf Nachhaltigkeit angelegten verwaltungsübergreifenden Aktenplanstrukturen ist es auch möglich, temporär wirksame Klassifikationen zu nutzen, so z. B. als Projektaktenplan.

Aus den in einem Aktenplan definierten Aktenplanstellen (synonym verwendete Begriffe: Notationen, Aktenplan-Kennzeichen, -Zeichen, -Schlüssel, -Nummern) leiten sich in Verbindung mit den im zugehörigen ➜ Aktenverzeichnis geführten Ordnungsnummern eindeutige Aktenzeichen bzw. Geschäftszeichen ab. Aktenpläne selbst weisen keine einzelnen Akten nach, dies ist Aufgabe der auf ihrer Grundlage strukturierten Aktenverzeichnisse.

Für die Aktenplan-Nutzung ist es unmaßgeblich, ob die Unterlagen noch in Papier- oder bereits in digitaler Form vorliegen. Vielmehr gelingt es unter seiner Zuhilfenahme, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.

Prinzipschema Aktenplan-Aktenverzeichnis-Akte

Lesebeispiel zur Grafik: Die Akte 398 befindet sich im Aktenverzeichnis unterhalb der eine spezielle Aufgabe repräsentierenden Aktenplanstelle 111-01 (vierte Ebene der Aktenplan-Hierarchie). Innerhalb der Akte 398 sind vier separate Vorgänge (Register) definiert, unterhalb derer die Unterlagen/Informationsobjekte abgelegt werden.

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Wann ist ein Aktenplan zweckmäßig?

Abgesehen von administrativen Vorgaben besteht kein zwingendes Erfordernis zur Aktenplan-Nutzung innerhalb eines Dokumentenmanagement-Systems. Es gibt neben dem Aktenplan eine Reihe weiterer effektiver Möglichkeiten zur Strukturierung von Daten und Dokumenten.

Die Arbeit mit einem Aktenplan ist angeraten, wenn

Vorgänge und Akten geordnet in ihren sachlichen Zusammenhängen darzustellen sind
der Nachweis über Bearbeitungsschritte und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu führen ist
die jeweiligen Bearbeiter bzw. die bearbeitenden Struktureinheiten schnell identifizierbar sein sollen
der Zugriff auf eindeutig definierte Akten-Gruppen durch Zugangsberechtigungen zu steuern ist
Unterlagen in kurzer Frist bereitgestellt werden müssen
Aufbewahrungsfristen, Löschfristen und sonstige Aufbewahrungspflichten einzuhalten sind
Aussonderung und Vernichtung nach Ende der Aufbewahrungsfrist effektiv gestaltet werden sollen

Vorteile der Strukturierung der Akten-Ablage und -Archivierung durch einen Aktenplan

Aktenpläne bieten eindeutige Vorteile hinsichtlich der Recherche-Genauigkeit, der Recherche-Geschwindigkeit sowie des geringeren Pflegeaufwandes im Vergleich zu Suchvorgängen in Systemen, die auf Volltextsuche oder Schlagwortsuche basieren. Die effektive Aktenplan-Nutzung bringt zum Teil erhebliche Vereinheitlichungen sowohl in den organisatorischen Abläufen von Dokumentation und Archivierung wie auch in der eigentlichen Aktenführung mit sich:

Resistenz gegenüber Änderungen der Organisationsstruktur
eindeutige Strukturierung der Ablage und Archivierung
Wahrung des inhaltlichen Zusammenhangs über verschiedene Software-Lösungen hinweg
Eindeutigkeit der Aufbewahrungsfristen
Vereinfachung der Kassation / Aussonderung
Abbildung der Zugangsberechtigungen zu Inhalten auf der Grundlage der Aufgabenbezogenheit

Jenseits der gegebenen funktionalen Vorteile verpflichten auch Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder Behörden zur Veröffentlichung ihrer Aktenpläne.

Automatische Vererbung von Metadaten über einen elektronischen Aktenplan

Ein im Dokumentenmanagement-, E-Akten- oder Vorgangsbearbeitungs-System hinterlegter elektronischer Aktenplan kann die Übersichtlichkeit erheblich erhöhen sowie über eine Vereinfachung in der Beschreibung mit Metadaten den Aufwand für die Erfassung und Recherche von Inhalten gering halten. Dies geschieht jeweils über die Zusammenfassung inhaltlich verwandter Teilaufgaben/Inhalte unterhalb einer Aktenplanstelle. Für die Akten innerhalb dieser Gruppe und jedes einzelne Element in diesen Akten gilt eine "automatische Vererbung" der Metadaten. Weiter oben in der Hierachie vergebene Metadaten gelten auch für alle darunter bestehenden Elemente ("Eltern" vererben ihre Metadaten bzw. Eigenschaften an ihre "Kinder"). Somit ergeben sich hierarchische Metadaten-Beschreibungs-Ketten von der obersten Ebene des elektronischen Aktenplans bis zum Einzel-Dokument in der elektronischen Akte am unteren Ende der Aktenplan-Hierarchie. Zusätzlich sind jedoch auf der untersten Hierarchie-Ebene zusätzliche Akten- bzw. Dokumenten-individuelle Metadaten weiterhin möglich.

Besondere Anforderungen an die Arbeit mit einem Aktenplan

Ein Aktenplan ist ein sehr effektives Instrument zur systematischen Strukturierung und fortlaufenden Verwaltung von Akten, Dokumenten und Daten. Dies jedoch nur dann, wenn er sich im aktiven Gebrauch und in ständiger Aktualisierung befindet und in ein Gesamtwerk von Maßnahmen zur Strukturierung der Informationsverwaltung eingebettet ist.

Die Erarbeitung eines Aktenplans und die tägliche Arbeit mit ihm erfordern ein hohes Maß an Kommunikation und Voraussicht. Ein aktiv genutzter Aktenplan ist nie "fertig", sondern verändert sich mit der jeweiligen ("lebenden") Organisation als Widerspiegelung ihrer Aufgaben und ist daher permanent zu überprüfen und bei Bedarf zu ergänzen bzw. in Teilen auch wieder neu zu erstellen. Wichtiger als die "Wohlgeformtheit" der Aktenplan-Struktur ist zudem die Akzeptanz durch die Anwender. Ist diese nicht gegeben werden die Anwender permanent "Schleichwege" an ihm vorbei suchen und finden. Aus diesem Grunde sollte auch ein Musteraktenplan, Rahmenaktenplan oder Einheitsaktenplan nur nach vorheriger eingehender Prüfung und erforderlicher Modifizierung eingeführt werden.
Weiterhin bedarf es der zentralen Aktenplan-Administration, um unbedachten bzw. schlecht dokumentierten Änderungen vorbeugen zu können.

Produktplan, traditioneller Aktenplan oder produktorientierter Aktenplan?

Die kommunale Verwaltung verwendet in Haushaltsplanung und Rechnungsführung Produktpläne als Instrumente der Strukturierung. Mit Blick auf die Akten-Ablage und -Archivierung ergibt sich daraus oftmals die Frage, ob das schon eingeführte Strukturierungs-Instrument - der Produktplan - nicht auch zur Verwaltung allen Schriftgutes genutzt werden könnte.
Auf den ersten Blick wäre man geneigt, dem Ansinnen zuzustimmen, schließlich stellt der Produktplan wie auch der traditionelle Aktenplan nur eine abstrahierende Klassifikation dar. Jedoch ist die Produktplan-Klassifikation den Zwecken der Haushaltsführung und Statistik verpflichtet, während die Aktenplan-Klassifikation das gesamte Schriftgut der Verwaltung strukturieren soll. Daraus ergibt sich, dass der Produktplan nur einen Teil der von einem traditionellen Aktenplan repräsentierten Aufgaben abbildet, und diese auch nur in einer für die Akten-Ablage ungünstigen Vorstrukturierung.
Eine 1:1-Nutzung des Produktplans zur Schriftgut-Strukturierung ist daher nicht sinnvoll, vielmehr bedarf es hierzu einer umfänglichen Transformation des Produktplans zu einem "produktorientierten Aktenplan". Jedoch bleibt auch dieser problematisch hinsichtlich der Ausdifferenzierung der abzubildenden Aufgaben, der Hierarchisierungs-Optionen, der intuitiven Verständlichkeit/Übersichtlichkeit, des Umstellungsaufwandes und des permanenten Pflegeaufwandes.
In den meisten Fällen dürfte daher die Revision eines bereits in der Nutzung befindlichen Aktenplans oder die Anpassung eines bereits ausgeformten Einheits- oder Rahmenaktenplans im Vergleich zur Einführung eines produktorientierten Aktenplans sowohl einen geringeren Aufwand verursachen als auch für eine gößere Akzeptanz bei den Mitarbeitern sorgen. Sofern erforderlich kann dann auch eine individuelle Integration der Produktplan-Themen in den Aktenplan erfolgen.

Beratungsleistungen

Grundlegende Aktenplan-Erstellung
Anpassung und Zusammenführung in Funktion befindlicher Aktenpläne
Verortung vorhandener Akten- bzw. Datenbestände innerhalb des Aktenplans (Bestandserfassung, Archiv-Inventur)
Anpassung von Aktenplänen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung, Aktenführung mit E-Akten)
Definition von Zugangsberechtigungen auf der Grundlage der Aktenplan-Hierarchie
Initiale Mitarbeiter-Schulung zur Aktenplan-Administration in E-Akten-Lösungen
Durchführung der Aktenplan-Einführung in den Organisationseinheiten