Aufbewahrungsfristen für technische Unterlagen vor dem Hintergrund der Produkthaftung
Notwendige Aufbewahrungsfristen auf der Grundlage des Produkthaftungsgesetzes
Das novellierte Produkthaftungsgesetz (voraussichtlich gültig ab Dezember 2026) führt zu einer Verschärfung der Haftung für Produkte aller Art. Mit Blick auf die Hersteller-seitige interne Archivierung von technischen Unterlagen sind v. a. folgende Neuregelungen von Bedeutung:
- Schadenersatzansprüche erlöschen wie bisher zehn Jahre nach Inverkehrbringung bzw. Inbetriebnahme. Im Falle von sich erst später zeigenden Personenschäden kann diese Frist jetzt jedoch bis auf 25 Jahre ausgedehnt werden.
- Die Fristen starten erneut, wenn a) der bisherige Hersteller ein verändertes Produkt neu auf den Markt bringt oder b) ein Produkt ohne Kenntnis bzw. Einverständnis des ursprünglichen Herstellers verändert wird. In letzterem Fall beziehen sich die Fristen dann jedoch nicht mehr auf den ursprünglichen Hersteller, sondern auf den „Veränderer“, der somit als neuer Hersteller gilt. Ertüchtigungen oder Umbauten lösen daher in jedem Falle die Fristen neu aus, unabhängig davon, wer diese vornimmt.
- Eine eingekaufte Komponente und das mit ihrer Hilfe hergestellte Endprodukt gelten beide jeweils für sich als Produkt. Das bedeutet, dass Schadenersatzansprüche wahlweise an den Komponenten-Hersteller oder den Endprodukt-Hersteller adressiert werden können.
- Software und digitale Konstruktionsunterlagen sind jeweils als Produkt klassifiziert.
- Beweislastumkehr: Ein Hersteller bzw. Inverkehrbringer unterliegt im Schadenersatzprozess einer vom Gericht auszulösenden Offenlegungsverpflichtung. Kann oder will der Hersteller einer solchen Offenlegungsverpflichtung nicht nachkommen gilt das Produkt automatisch als fehlerhaft.
- Das neue Produkthaftungsgesetz schließt zwar eine Rückwirkung auf Produkte, die noch unter Geltung des alten Produkthaftungsgesetzes hergestellt wurden, aus. Das gilt jedoch nicht zwangsläufig auch für Unterlagen alter Produkte, die mit einer veränderten Neuauflage eines Produktes oder mit einem Umbau eines alten Produktes zu Unterlagen eines neuen Produktes werden können.
Ergänzend zu den Regelungen des Produkthaftungsgesetzes ist auf die EU-Maschinenordnung hinzuweisen, die für zwei Dokumentenkategorien eine Online-Vorhaltung über die voraussichtliche Lebensdauer des Produktes verlangt.
Weiter hinzukommen können vertragliche Festlegungen sowie die Vorhaltung von Unterlagen mit Blick auf potentielle Service-Aufträge.
Bestandssicherung
Aufgrund der nunmehr sehr lang auszulegenden Aufbewahrungsfristen für technische Unterlagen zu langlebigen Produkten können in Abhängigkeit vom Erhaltungszustand der Unterlagen Maßnahmen zur Sicherung des Inhalts und der Authentizität der Unterlagen erforderlich werden:
- Papierbasierte Unterlagen: Sicherung normgerechter Aufbewahrungsbedingungen, ggf. alternativ Durchführung von Maßnahmen der Sicherungsdigitalisierung bzw. ➜ Altaktendigitalisierung
- Digitale bzw. digitalisierte Unterlagen: Durchführung von Maßnahmen der ➜ digitalen Langzeitarchivierung, ggf. Konservierung von Hardware- oder/und Software-Umgebungen
Beratungsleistungen
- Erarbeitung von Archivierungskonzeptionen
- Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und Löschfristen
- Aufbau von Ablagen/Archiven für technische Unterlagen (analog und digital)
- Erfassung/Erschließung/Strukturierung von Dokumentationen
- Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten