Archivierung technischer Unterlagen vor dem Hintergrund der Produkthaftung

Die Produkthaftung berücksichtigende Aufbewahrungsfristen für technische Unterlagen

Durch die 2024 erneuerte EU-Produkthaftungsrichtlinie und die sich daraus ergebenden nationalen Produkthaftungsgesetze ist es zu einer Verschärfung der Haftung für Produkte aller Art gekommen. Mit Blick auf die Hersteller-seitige interne Archivierung von technischen Unterlagen sind insbesondere folgende Neuregelungen von Bedeutung:

Einführung einer umfassenden Offenlegungspflicht
Verlängerung der Verjährungshöchstfristen
Abschaffung der Haftungshöchstgrenzen
Ausweitung der Produkthaftung auch auf Unternehmen, die bislang von ihr nicht betroffen waren (Wiederaufbereiter, Bevollmächtigte des Herstellers, Fulfillment-Dienstleister, Verkaufsplattformen)
Verbleib des Haftungsrisikos über die gesamte Produkt-Lebensdauer beim Hersteller (unabhängig vom Weiterverkauf des Produktes oder der Integration in ein anderes Produkt)

Hinsichtlich der internen Archivierung von technischen Unterlagen folgert daraus eine faktische erhebliche Verlängerung der Aufbewahrungsfristen gegenüber den bislang zur Anwendung gelangten. Auf dem Gesetzes- oder Verordnungs-Wege werden zwar keine expliziten Vorgaben über die Archivierungsdauer von technischen Produkt-Unterlagen gemacht, jedoch ist der Text der EU-Produkthaftungsrichtlinie kaum anders zu interpretieren, als dass eine Aufbewahrung mindestens bis zum Ende der (prognostizierten) Lebensdauer des Produktes, wenn nicht sogar deutlich darüber hinaus, im Interesse der Risiko-Minimierung für das herstellende Unternehmen zweckmäßig ist. Pauschale Festlegungen für langlebige Produkte, wie z. B. "30 Jahre nach Auslieferung", könnten somit inzwischen überholt sein (ganz abgesehen davon, dass auch vertragliche Festlegungen einer solchen relativ kurz gefassten Pauschalisierung entgegenstehen könnten). Es steht jedoch jedem Unternehmen frei, das Risiko zu kurzer oder unvollständiger Archivierung der technischen Unterlagen auf sich zu nehmen und nachfolgend evtl. in Produkthaftungsverfahren aufgrund fehlender Unterlagen zu unterliegen.

Um dem beschriebenen Risiko zu entgehen bieten sich alternativ zwei Handlungs-Optionen an: Entweder erfolgt für die jeweilige Produktgruppe eine pauschale, sehr langfristige und allumfassende Ausgestaltung der Produktgruppen-Aufbewahrungsfrist oder es erfolgt für jedes hergestellte Produkt individuell - in Abhängigkeit von seiner bis dahin absehbaren Lebensdauer - eine periodische Neufestlegung des Archivierungs-Endes. Aus Gründen der praktischen Umsetzbarkeit wird man sich in der Regel für die erste Option entscheiden.

Bestandssicherung

Aufgrund der nunmehr sehr lang auszulegenden Aufbewahrungsfristen für technische Unterlagen zu langlebigen Produkten können in Abhängigkeit vom Erhaltungszustand der Unterlagen Maßnahmen zur Sicherung des Inhalts und der Authentizität der Unterlagen erforderlich werden:

Papierbasierte Unterlagen: Sicherung normgerechter Aufbewahrungsbedingungen, ggf. Durchführung von Maßnahmen der Sicherungsdigitalisierung bzw. ➜ Altaktendigitalisierung
Digitale bzw. digitalisierte Unterlagen: Durchführung von Maßnahmen der ➜ digitalen Langzeitarchivierung, ggf. Konservierung von Hardware- oder/und Software-Umgebungen

Beratungsleistungen

Erarbeitung von Archivierungskonzeptionen
Beratung zur Einhaltung von Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfristen und Löschfristen
Aufbau von Ablagen/Archiven für technische Unterlagen (analog und digital)
Erfassung/Erschließung/Strukturierung von Dokumentationen
Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten

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