Beratung zur Archivierung von Papierdokumenten und Papierakten
Warum ein physisches Aktenarchiv oder Dokumentenarchiv weiterhin unterhalten?
Die Voraussagen über das Verschwinden des Trägermediums Papier aus den Verwaltungsvorgängen haben sich bis jetzt nur zum Teil bewahrheitet. Nach wie vor fallen erhebliche Mengen an Papierdokumenten, Papierakten und sonstigen analogen Unterlagen an, die im Original einer mittel- bis langfristigen Archivierung zugeführt werden müssen. Das weiterhin andauernde Nebeneinander von elektronischen und Papier-Dokumenten kompliziert die Archivierung zudem. Im Wesentlichen gibt es drei Gründe, innerhalb des Verwaltungs-Archivs (Registratur, Zwischenarchiv) auch weiterhin ein geschlossenes Magazin für die physische Archivierung von Papier-Dokumenten zu unterhalten:
- Die Verwaltungsabläufe sind noch nicht durchgängig digital ausgeformt und erzeugen weiterhin als Endprodukt Papierdokumente bzw. Papierakten, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird.
- Trotz durchgängiger Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge existieren umfangreiche papierbasierte Bestandsakten- bzw. Altakten-Bestände, deren nachträgliche Digitalisierung als nicht sinnvoll angesehen wird und die daher bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen in einem "Papierarchiv" aufbewahrt werden.
- Bestimmte Kategorien von Dokumenten müssen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben oder zur sonstigen Nachweis-Führung im Papier-Original aufbewahrt werden (Bildung von "Papierrestakten").
Beratungsleistungen
- Erarbeitung von umfassenden Archiv-Konzeptionen zur Integration der analogen und digitalen Archivierung
- Beratung zum Aufbau und zur Reorganisation von Archiven zur Papier-Archivierung
- Projektmanagement in Archivierungs-Projekten
- Erstellung von Aktenverzeichnissen und Aufbau von Finddatenbanken; Übergabe der erfassten Metadaten von Papier-Unterlagen bzw. -Akten an bestehende Software-Lösungen
- Software-Auswahl zur Verwaltung von "Papierarchiven"
- Prognose von Bestandsakten-Mengenentwicklung und Flächenbedarf für physische Archivierung unter den Bedingungen fortschreitender Digitalisierung der Verwaltungsabläufe
- Planung von Archiv-Umzügen
- Planung von Archiv-Magazinen
- Erstellung von Leistungsverzeichnissen zur externen Archivierung
- Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten