Hinweise zur Einholung eines Beratungs-Angebotes

Unabhängig von der Form der Angebots-Einholung sollten Sie als Auftraggeber im Interesse des Erhalts eines qualitätsgerechten Angebotes folgende Regeln beachten:

Das zu lösende Problem muss seitens des Auftraggebers umfassend beschrieben werden. Zusätzlich müssen dem potentiellen Auftragnehmer auftragsbezogene Informationen in hinreichender Menge und Detaillierung zur Verfügung stehen.
Idealerweise sollte der Angebots-Erstellung ein persönliches Gespräch zwischen Auftraggeber und potentiellem Auftragnehmer vorausgehen.
Es sollte vor Einholung eines Angebotes Klarheit darüber bestehen, ob die Zusammenarbeit im Rahmen eines Werkvertrages oder im Rahmen eines Dienstvertrages erfolgen soll.
Es sollten im Angebot nicht Angaben vom potentiellen Auftragnehmer eingefordert werden, die erst als Ergebnisse des Projektes selbst zur Verfügung stehen können.
Verzichten Sie darauf, dem potentiellen Auftragnehmer Arbeitsaufwände verbindlich vorgeben zu wollen, die nur er selbst einschätzen kann.
Die im Falle der Einstellung auf Vergabeplattformen erforderliche Formalisierung der Auftragsbeschreibung darf nicht zur Unverständlichkeit der Ausschreibung für den potentiellen Auftragnehmer führen.
Übermäßig eng gefasste Referenz-Anforderungen wie z. B. "drei gleichartige Projekte in den letzten drei Jahren" sind eher geeignet, Freiberufler aus dem Bewerberfeld von Ausschreibungen zu eliminieren. Die von Freiberuflern zwangsläufig persönlich zu bearbeitenden Projekte sind eher länger andauernd und in ihrem Inhalt oft auch nicht seriell gleichförmig. Wenn also die Beteiligung von Freiberuflern am Verfahren tatsächlich gewünscht sein sollte, dann sollte der Referenz-Zeitraum deutlich weiter gefasst werden.
Konstruktionen, bei denen unter Negierung der fachlichen Anforderungen zwangsläufig nur das billigste Angebot den Zuschlag bekommen kann, sollten vermieden werden.