Beratung zur Strukturierung der Anlagendokumentation

Vorteile einer aktuellen und gut strukturierten Anlagendokumentation

Eine Anlagendokumentation ist die tagesaktuelle Dokumentation bzw. Zusammenfassung aller eine technische Anlage bzw. einen Anlagen-Komplex beschreibenden und legitimierenden Dokumente. Im Idealfall sind alle relevanten Dokumente direkt und unmittelbar über die Anlagendokumentation zugänglich. Für komplexe Anlagen wie z. B. Kraftwerke sollte die Anlagendokumentation als digitales Abbild der physischen Anlagenstruktur aufgebaut werden.

Enthaltene Teil-Anlagendokumentationen resultieren direkt aus den Lebensphasen der Anlage bzw. aus regulatorischen Anforderungen (z. B. Genehmigungs-Dokumentation, As-Built-Dokumentation, Instandhaltungs-Dokumentation, Rückbau-Dokumentation).
Eine vollständige und übersichtliche Anlagendokumentation entlang der Anlagenhierarchie bildet eine wesentliche Voraussetzung für einen reibungslosen Anlagenbetrieb, für die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung sowie für den Erhalt der Betriebsgenehmigung. Dies gilt für alle Arten von Anlagen, egal ob verfahrenstechnische Anlage, Kraftwerk oder Gebäudekomplex.

Insbesondere lassen sich mit einer qualitativ hochwertigen Anlagendokumentation unter Einhaltung individuell definierter Dokumentationsregeln sicherstellen:

Klarheit über Ablage-Orte und Verbleib von Dokumenten
Unmittelbare Einarbeitung von Anlagen-Änderungen in die Dokumentation
Hohe Qualität extern zugelieferter Dokumentationsteile
Aktuelle Versions-Stände der Dokumente und Vermeidung von Redundanzen
Personenbezogene Steuerung des Dokumentenzugriffs und des Dokumentenflusses
Eindeutigkeit der Bezeichnungen
Schnelligkeit und Zielgenauigkeit der Dokumenten-Recherche
Sicherheit der Daten und Dokumente
Regelgerechte Archivierung von Akten und Dokumenten nach Anlagen-Stilllegungen

Abbildung von Anlagenstrukturen in Dokumentenmanagementsystemen und digitalen Anlagenakten

Angesichts der permanenten Zunahme der Menge an Anlagen-Dokumenten und speziell der Menge digitaler Anlagen-Dokumente ist die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zur Verwaltung der Anlagendokumentation unumgänglich. Digitale Systeme zur Verwaltung von Anlagendokumentationen erlauben über ausgefeilte Metadaten-Schemata (Eingabe- und Recherche-Masken) sowie über eine virtuelle Darstellung der Anlagenstruktur bzw. der Assets des Unternehmens eine bessere Übersicht im Vergleich zu einer Ablage auf Filesystem- oder Listen-Basis. Weiterhin ermöglichen sie eine Zentralisierung und daraus folgernd eine weitere Professionalisierung der Verwaltung von Anlagendokumentationen.
Eine generelle Abschaffung der "Papier-Dokumentation" ist aktuell kaum denkbar. Daher bedeutet die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems auch, aus dem digitalen System heraus den Zugriff auf die weiterhin zu einem großen Teil in Papierform vorliegenden Dokumente zu vermitteln. Perspektivisch kommt es darauf an, über die permante Verringerung des Anteils an papierbasierten Dokumenten eine mehr und mehr digitale Anlagendokumentation zu schaffen.

Spezifik der Bestandsdokumentation/As-Built-Dokumentation

Eine korrekt gepflegte Bestandsdokumentation weist den Bau- und Ausstattungszustand einer Anlage bzw. eines Anlagenkomplexes über die gesamte Betriebsdauer einschließlich aller seit der Inbetriebnahme vorgenommenen Modifikationen, Instandhaltungen und Prüfungen durch die strukturierte Aufbewahrung darauf bezogener Dokumente vollständig und tagesaktuell nach.
"Bestandsdokumentation" und "As-Built-Dokumentation" sollten als synonyme Begriffe angesehen werden. In der Praxis ist der Gebrauch jedoch uneinheitlich: As-Built-Dokumentationen werden teilweise nur als Abbildung des Zustandes zum Zeitpunkt der Abnahme der jeweiligen Anlage betrachtet. Andererseits wird mitunter unter einer Bestandsdokumentation nur ein veralteter und schlecht gepflegter Zustand einer As-Built-Dokumentation verstanden. Auch wird der Begriff der Bestandsdokumentation für nachträgliche Bestandsaufnahmen von Gebäuden und Grundstücken ohne vorher bestehende Dokumentation verwendet.

Die Komplexität in der Pflege einer Bestandsdokumentation bzw. As-Built-Dokumentation ergibt sich aus der Struktur der jeweiligen Anlage, der Vielzahl der Dokumentations-Quellen und den unterschiedlichen Ansprüchen ihrer Nutzer an die Dokumenten-Strukturierung und -Bereitstellung. Es kommt in der Pflege von Bestandsdokumentationen daher v. a. darauf an, individuelle Strukturen zu schaffen und mit Inhalten zu befüllen, die diese unterschiedlichen Dokumentations-Quellen und Nutzer-Anforderungen zusammenführen.
Zwischen der Anlagenstruktur, der Anlagenkennzeichnung und der Anlagendokumentation besteht eine logische Verknüpfung. Idealerweise werden die am Aggregat bzw. Bauteil aufgebrachten Kennzeichnungen auch als Metadaten in Findhilfsmitteln bzw. Dokumentenmanagement-Systemen verwendet, so dass eine virtuelle hierarchische Abbildung einer Anlage oder auch eines ganzen Werkes ermöglicht wird. Dies setzt ein abstraktes ("virtuelles") Modell der Struktur der Anlage bzw. des Anlagenkomplexes und eine durchgängige sowie für interne und externe Mitarbeiter nachvollziehbare Anlagenkennzeichnung voraus.

Genehmigungsdokumentation

Eine Genehmigungsdokumentation entsteht im Zuge der Umsetzung regulatorischer Anforderungen aus dem Baurecht, Denkmalschutzrecht, Immissionsschutzrecht, Umweltverträglichkeitsrecht, Wasserrecht, Naturschutzrecht u. a. Sie umfasst insbesondere Genehmigungsanträge, Genehmigungsbescheide, Genehmigungsversagungen, Genehmigungsauflagen, diverse Erklärungen und Berichte und ergänzenden Schriftverkehr mit Behörden sowie interne Dokumente.

Die Strukturierung einer Genehmigungsdokumentation sollte sich sowohl an der jeweiligen Anlagenstruktur als auch an den Genehmigungs-Abschnitten und den relevanten Rechtsgebieten orientieren.

Auch wenn aktuell der größere Teil der in einer Genehmigungsdokumentation nachzuweisenden Dokumente noch in Papierform entsteht und im Papier-Original aufzubewahren ist sollte doch deren Verwaltung angesichts der Komplexität der Materie bereits auf eine digitale Grundlage gestellt werden (digitales "Genehmigungs-Akten-Verzeichnis" oder "Genehmigungs-Kataster"). Idealerweise erfolgt die Verwaltung der Genehmigungsdokumentation in einem Dokumentenmanagementsystem unter einem speziell angepassten Metadaten-Schema.

Aus der Projektbau-Dokumentation hervorgehende Anlagen-Dokumente

Wesentliche Teile der während der Errichtung oder während des Ersatz-Baus von technischen Anlagen entstandenen bzw. von Zulieferern übergebenen Unterlagen bilden den Grundstock der danach fortzuschreibenen Bestandsdokumentation bzw. As-Built-Dokumentation. Daher ist für diese anlagenbezogenen Projektbau-Dokumente bereits in der Bauphase eine Ablagestruktur erforderlich, die eine spätere vollständige und strukturierte Übernahme unterstützt. Idealerweise erfolgt diese Strukturierung in Form einer von der späteren Anlagenakte unabhängigen digitalen Projektakte.

Beratungsleistungen

Erarbeitung von Konzeptionen und Projektmanagement zur Reorganisation der Anlagendokumentation (incl. Definition von Dokumentations-Richtlinien und Berechtigungskonzepten)
Erstellung von Dokumentenmanagement-, Dokumentations- und Archivierungsrichtlinien
Aufbau und Pflege technischer Anlagenarchive
Erfassung und Erschließung von Dokumenten-Beständen bzw. Anlagen-Teildokumentationen, Anwendung vorgegebener Metadaten-Schemata zur Strukturierung von Anlagendokumentationen (AKS/AKZ, KKS, RDS-PP)
Inhaltliche und organisatorische Planung der Einführung von Software-Lösungen zur Verwaltung von Anlagendokumentationen (incl. Lastenheft-Erstellung in der Vorbereitung von Ausschreibungen zur Software-Beschaffung), Begleitung der Software-Einführung
Planung der Digitalisierung von papierbasierten Anlagendokumenten und Anlagenakten