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Bestandsdokumentation/As-Built-Dokumentation: Beratung zu Aufbau und Reorganisation

Spezifik der Bestandsdokumentation/As-Built-Dokumentation


Eine korrekt gepflegte Bestandsdokumentation weist den Bau- und Ausstattungszustand einer Anlage bzw. eines Anlagenkomplexes über die gesamte Betriebsdauer einschließlich aller seit der Inbetriebnahme vorgenommenen Modifikationen, Instandhaltungen und Prüfungen durch die strukturierte Aufbewahrung darauf bezogener Dokumente vollständig und tagesaktuell nach.
"Bestandsdokumentation" und "As-Built-Dokumentation" sollten als synonyme Begriffe angesehen werden. In der Praxis ist der Gebrauch jedoch uneinheitlich: As-Built-Dokumentationen werden teilweise nur als Abbildung des Zustandes zum Zeitpunkt der Abnahme der jeweiligen Anlage betrachtet. Andererseits wird mitunter unter einer Bestandsdokumentation nur ein veralteter und schlecht gepflegter Zustand einer As-Built-Dokumentation verstanden. Auch wird der Begriff der Bestandsdokumentation für nachträgliche Bestandsaufnahmen von Gebäuden und Grundstücken ohne vorher bestehende Dokumentation verwendet.

Die Komplexität in der Pflege einer Bestandsdokumentation bzw. As-Built-Dokumentation ergibt sich aus der Struktur der jeweiligen Anlage, der Vielzahl der Dokumentations-Quellen und den unterschiedlichen Ansprüchen ihrer Nutzer an die Dokumenten-Strukturierung und -Bereitstellung. Es kommt in der Pflege von Bestandsdokumentationen daher v. a. darauf an, individuelle Strukturen zu schaffen und mit Inhalten zu befüllen, die diese unterschiedlichen Dokumentations-Quellen und Nutzer-Anforderungen zusammenführen.
Zwischen der Anlagenstruktur, der Anlagenkennzeichnung und der Anlagendokumentation besteht eine logische Verknüpfung. Idealerweise werden die am Aggregat bzw. Bauteil aufgebrachten Kennzeichnungen auch als Metadaten in Findhilfsmitteln bzw. Dokumentenmanagement-Systemen verwendet, so dass eine virtuelle hierarchische Abbildung einer Anlage oder auch eines ganzen Werkes ermöglicht wird. Dies setzt ein abstraktes ("virtuelles") Modell der Struktur der Anlage bzw. des Anlagenkomplexes und eine durchgängige sowie für interne und externe Mitarbeiter nachvollziehbare Anlagenkennzeichnung voraus.

Beratungsleistungen:


  • Erarbeitung von Konzeptionen zur Reorganisation der Anlagendokumentation (incl. Definition von Dokumentations-Richtlinien und Berechtigungskonzepten)
  • Erfassung und Erschließung von Dokumenten-Beständen bzw. Anlagen-Teildokumentationen
  • Entwurf von Metadaten-Schemata zur Strukturierung von Anlagendokumentationen
  • Inhaltliche und organisatorische Planung der Einführung von Software-Lösungen zur Verwaltung von Anlagendokumentationen (incl. Lastenheft-Erstellung in der Vorbereitung von Ausschreibungen zur Software-Beschaffung), Begleitung der Software-Einführung
  • Entwicklung von Konzepten für die retrospektive Digitalisierung von Anlagen-Dokumentations-Beständen

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