Beratung zur Digitalisierung von Akten und Dokumenten

Wann ist eine Bestandsaktendigitalisierung oder Altaktendigitalisierung sinnvoll?

In der Phase des Übergangs zu einer vollständig digitalen Dokumentation/Schriftgutverwaltung kann es vorteilhaft sein, noch in Papier- oder anderer physischer Form entstandene Dokumente/Akten in eine digitale Form zu überführen. Dies insbesondere dann, wenn

ein schnellerer und/oder einheitlicher Zugriff auf Unterlagen ermöglicht werden soll
eine E-Akten-Lösung eingeführt wird
eine Sicherung von stark geschädigten physischen Unterlagen erforderlich ist
sich die Lagerkosten für physische Unterlagen verringern lassen
bislang für Archivierungszwecke genutzte Räume für andere Zwecke benötigt werden

Bestandsaktendigitalisierung bzw. Altaktendigitalisierung ist in erster Linie jedoch keine technische Aufgabe, sondern eine organisatorische. Damit die Mitarbeiter hinsichtlich der Nutzung der betroffenen Unterlagen nach der Digitalisierung nicht schlechter gestellt sind als vorher bedarf es jeweils einer Reihe von begleitenden inhaltlich-organisatorischen Maßnahmen (wie z. B. der Festlegung von Verantwortlichkeiten, Dateiformaten, Erschließungsverfahren und Aktenstrukturen). Diese Maßnahmen müssen für die korrekte Einbindung der erstellten Digitalisate in das jeweilige Software-System sorgen; Digitalisierung allein erzeugt nicht automatisch eine verbesserte Auffindbarkeit/Nutzbarkeit von Akten oder Dokumenten. Idealerweise sind die Digitalisierungsmaßnahmen eingebettet in eine generelle Reorganisation der Schriftgutverwaltung bzw. des Dokumentationsmanagements.

Herstellung der Digitalisierungsfähigkeit

Im Ergebnis einer Digitalisierung sollen die erstellten digitalen Kopien bei Einspeisung in das digitale Ziel-System richtig identifiziert und zugeordnet werden können. Das ist jedoch schlecht bzw. gar nicht möglich, wenn die papierbasierten Originale in chaotischen Ablagestrukturen existieren und/oder nicht eindeutig bezeichnet sind. Es sind daher vor den Digitalisierungen exakte Anpassungen an die Strukturen und Bezeichnungsschemata der digitalen Ziel-Systeme erforderlich.

Digitalisierung/Speicherung und digitale Archivierung sind nicht identisch!

Die Überführung eines Dokumentes oder einer Akte von einer physischen (Papier-) in eine digitale (Datei-) Form ist nicht mit einer Archivierung gleichzusetzen. Die Digitalisierung ändert nicht den Status der Akte bzw. des Dokumentes. Für eine Archivierung bedarf es - unabhängig von der physischen oder digitalen Ausführung - der Festsetzung und Inkraftsetzung einer Aufbewahrungsfrist sowie der Sicherung der Unveränderbarkeit ab dem Beginn der Laufzeit dieser Aufbewahrungsfrist. So kann eine digitalisierte Akte sich auch weiterhin im Bearbeitungs-Status befinden ("offen" bzw. "nicht archiviert") während eine bereits archivierte physische Akte auch nach ihrer Digitalisierung weiterhin bereits archiviert ist (entsprechende technische Vorkehrungen vorausgesetzt). Des Weiteren ist der Unterschied zwischen einerseits Datensicherung und andererseits Archivierung zu beachten.

Ersetzendes Scannen

Der Begriff "Ersetzendes Scannen" suggeriert einen vollständigen Ersatz des (vernichteten) Papier-Originals durch die nachträglich erstellte digitale Kopie. Das ist jedoch zumindest teilweise irreführend. Zwar ist für den internen Gebrauch eine vollständige Substitution von papierbasierten Dokumenten durch deren Digitalisate möglich, jedoch gilt dies nicht im Zusammenhang mit externen Nachweisführungen oder juristischen Auseinandersetzungen. Digitalisaten - d. h. Kopien - kommt unter Umständen vor Gericht nicht dieselbe Beweiskraft zu wie den physischen Originalen. Daher sollte die Freigabe zur Vernichtung der Papier-Originale immer auf einer auf die jeweilige Dokumenten-Kategorie bezogenen Risiko-Bewertung basieren.
Einen Spezialfall bilden Dokumente, die eigentlich zur physischen Aufbewahrung vorgesehen waren, deren Lesbarkeit aufgrund schlechter Qualität nicht bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden kann. Eine Sicherungsdigitalisierung kann hier den Verlust des Dokumenteninhaltes verhindern (ggf. ist zur Nachweisführung trotzdem das geschädigte Original aufzubewahren).
Unter den gegebenen Rahmenbedingungen erscheint nur eine weitestgehende Reduktion, nicht jedoch eine vollständige Ablösung der Ablage und Archivierung von papierbasierten Dokumenten als realistisch.

Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung

Die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten bedeutet nicht automatisch auch die Einleitung bzw. Durchführung einer ➜ digitalen Langzeitarchivierung. Während das Ziel der digitalen Langzeitarchivierung darin besteht, bereits digital vorliegende Daten und Dokumente durch geeignete Maßnahmen dauerhaft bzw. langfristig nutzbar zu halten, ist im Unterschied dazu die Digitalisierung primär darauf ausgerichtet, bislang nur physisch - meist auf Papier-Basis - vorgehaltene Daten und Dokumente in digitale Formate zu überführen (welche dann praktischerweise bereits zur Langzeitarchivierung geeignete Formate sein sollten aber nicht zwingend sein müssen).

Beratungsleistungen

Planung der Digitalisierung von Bestandsakten und Altakten:

Digitalisierungskonzept-Erstellung
Projektmanagement in der Digitalisierung von papierbasierten Bestandsakten- und Bestandsdokumenten-Beständen
Leistungsverzeichnis-Erstellung zur Beschaffung externer Digitalisierungs-Leistungen
Bestandserschließung (Dokumenten- und Akten-Klassifizierung) im Rahmen von Digitalisierungs-Maßnahmen

Umfassende inhaltliche und organisatorische Vorbereitung und Begleitung der Einführung von Aktenmanagement- und Dokumentenmanagement-Systemen (incl. Modellierung und Umsetzung digitaler Akten-Strukturen, Aktenplan-Aufbau zur Strukturierung der digitalen Aktenführung)