Aufbau und Rekonstruktion von Bau- und Gebäude-Dokumentationen
"Bauakte" ist nicht gleich "Bauakte"
Oft wird im Zusammenhang mit Bauprojekten pauschal von "Bauakten" gesprochen, ohne dass die konkrete Funktion der jeweiligen Bau-Unterlagen-Sammlung in der Genehmigung, Bauausführung oder Bestandsverwaltung mit jeweils unterschiedlichem "Bauakten"-Eigentümer und -Lebenszyklus deutlich gemacht wird. Es ist jedoch dringend erforderlich, zwischen diesen verschiedenen Ausprägungen von "Bauakten" innerhalb des Gebäude-Lebenszyklus streng zu differenzieren.
Baugenehmigungsakte bei der kommunalen Bauaufsichtsbehörde
Das verbindende Element zwischen Bauplanung, Bauausführung und Gebäude-Bestandsverwaltung bildet die behördliche Baugenehmigung. Im zuständigen Bauamt wird mit dem eingereichten Bauantrag über jedes genehmigungspflichtige Bauvorhaben eine sogenannte Bauakte - korrekt eigentlich: Baugenehmigungsakte - eingerichtet und über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes aufbewahrt.
Daneben werden in den zuständigen Ämtern auch Akten über Genehmigungen und Auflagen hinsichtlich Umweltschutz und Denkmalpflege geführt, die ebenfalls die Bauausführung und den späteren Betrieb eines Gebäudes beeinflussen.
Die angelegten Akten sind für den Eigentümer und weitere berechtigt Interessierte über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes einsehbar.
Nach dem Abriss/Rückbau eines Gebäudes können als archivwürdig bewertete Baugenehmigungsakten in das zuständige historische Kommunalarchiv übernommen werden.
Baudokumentation des bauausführenden Unternehmens
Die Bau-Projektdokumentation - oft auch dann als "Bauakte" bezeichnet, wenn es sich im Falle von größeren Bauprojekten um ein Konvolut aus vielen Akten handelt - dient der vollständigen Nachvollziehbarkeit des Bauverlaufs, des aktuellen Bauzustandes, der Konformität mit erteilten Genehmigungen und der korrekten Abrechnung von Bauleistungen.
Teile der Bau-Projektdokumentation gehen nach Bauabschluss in die Gebäudeakten-Bestandsdokumentation ein.
Gebäudeakten-Bestandsdokumentation des Eigentümers
Für Gebäude-bezogene Unterlagen sollten Gebäude-Akten in Form eines physischen Aktenordners oder eines (virtuellen) digitalen Containers angelegt werden. Diese Gebäude-Akten beinhalten idealerweise sowohl die vorhandenen Baugenehmigungs-Unterlagen als auch die mit dem Abschluss des Bauprojektes übergebenen technischen und Bau-Unterlagen. In der Folge sollte die jeweilige Gebäude-Akte zur kontinuierlichen Dokumentation weiterer Um-, An- und Einbauten über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes genutzt werden.
Beratungsleistungen
- Aufbau und Pflege von Bauakten-Registraturen und -Archiven
- Überführung von Bau-Projektdokumentationen in Gebäude-Bestandsdokumentationen
- Rekonstruktion von Gebäude-Bestandsdokumentationen (Sortierung, Ergänzung, Definition von Aktenstrukturen)
- Digitalisierung von Dokumenten und Abläufen
- Aussonderungen aus Bauakten-Registraturen und -Archiven, Bewertung der Archivwürdigkeit für die Historische Archivierung
- Archiv-Recherchen