Beratung zur Ablage und Archivierung von Bauakten
"Bauakte" ist nicht gleich "Bauakte"
Oft wird im Zusammenhang mit Bau-Unterlagen pauschal von "Bauakten" gesprochen, ohne dass die konkrete Funktion der jeweiligen Bau-Unterlagen-Sammlung in der Genehmigung, Bauausführung oder Bestandsverwaltung mit jeweils unterschiedlichem "Bauakten"-Eigentümer und -Lebenszyklus deutlich gemacht wird. Es ist jedoch dringend erforderlich, zwischen diesen verschiedenen Ausprägungen von "Bauakten" und auch innerhalb des Gebäude-Lebenszyklus streng zu differenzieren.
Baugenehmigungsakte bei der kommunalen Bauaufsichtsbehörde
Das verbindende Element zwischen Bauplanung, Bauausführung und Gebäude-Bestandsverwaltung bildet die behördliche Baugenehmigung. Im zuständigen Bauamt wird mit dem eingereichten Bauantrag über jedes genehmigungspflichtige Bauvorhaben eine sogenannte Bauakte - korrekt eigentlich: Baugenehmigungsakte - eingerichtet und über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes aufbewahrt.
Daneben werden in den zuständigen Ämtern auch Akten über Genehmigungen und Auflagen hinsichtlich Umweltschutz und Denkmalpflege geführt, die ebenfalls die Bauausführung und den späteren Betrieb eines Gebäudes beeinflussen.
Die angelegten Akten sind für den Eigentümer und weitere berechtigt Interessierte über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes einsehbar.
Nach dem Abriss/Rückbau eines Gebäudes können als archivwürdig bewertete Baugenehmigungsakten in das zuständige historische Kommunalarchiv übernommen werden.
Projektdokumentation des bauausführenden Unternehmens
Die Bau-Projektdokumentation - oft auch dann als "Bauakte" bezeichnet, wenn es sich im Falle von größeren Bauprojekten um ein Konvolut aus vielen Akten handelt - dient der vollständigen Nachvollziehbarkeit des Bauverlaufs, des aktuellen Bauzustandes, der Konformität mit erteilten Genehmigungen und der korrekten Abrechnung von Bauleistungen.
Teile der Bau-Projektdokumentation gehen nach Bauabschluss in die Gebäudeakten-Bestandsdokumentation ein.
Gebäudeakte (Bestandsdokumentation) des Eigentümers
Für Gebäude-bezogene Unterlagen sollten Gebäudeakten in Form physischer Aktenordner oder (virtueller) digitaler Container angelegt werden. Diese Gebäudeakten beinhalten idealerweise sowohl die vorhandenen Baugenehmigungs-Dokumente als auch die mit dem Abschluss des Bauprojektes übergebenen technischen und Bau-Unterlagen. In der Folge sollte die jeweilige Gebäude-Akte zur kontinuierlichen Dokumentation weiterer Modifikationen und Umbauten über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes genutzt werden.
"Bauaktenarchiv" und "Bauakten-Archivierung"
Die wenigsten so bezeichneten "Bauaktenarchive" sind auch der tatsächlichen Funktion nach Archive. Vielmehr handelt es sich meist um analoge oder digitale Ablagen von aktiven Genehmigungsakten, Projektakten oder Gebäudebestandsdokumentationen zu noch bestehenden Bauten.
Erst nach vollzogenem Rückbau eines Gebäudes würde eine Phase der Verwaltungs- bzw. Zwischen-Archivierung der jeweiligen Unterlagen einsetzen. Nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist und vollzogener Aussonderung aus dem Bestand sowie festgestellter Archivwürdigkeit könnte dann eine Übernahme in ein Historisches Archiv - in der Regel auf kommunaler-, Landes- oder Bundes-Ebene - erfolgen.
Teile der Bau-Projektdokumentation gehen nach Bauabschluss in die Gebäudeakten-Bestandsdokumentation ein.
Gebäudeakte (Bestandsdokumentation) des Eigentümers
Für Gebäude-bezogene Unterlagen sollten Gebäudeakten in Form physischer Aktenordner oder (virtueller) digitaler Container angelegt werden. Diese Gebäudeakten beinhalten idealerweise sowohl die vorhandenen Baugenehmigungs-Dokumente als auch die mit dem Abschluss des Bauprojektes übergebenen technischen und Bau-Unterlagen. In der Folge sollte die jeweilige Gebäude-Akte zur kontinuierlichen Dokumentation weiterer Modifikationen und Umbauten über die gesamte Lebensdauer des Gebäudes genutzt werden.
"Bauaktenarchiv" und "Bauakten-Archivierung"
Die wenigsten so bezeichneten "Bauaktenarchive" sind auch der tatsächlichen Funktion nach Archive. Vielmehr handelt es sich meist um analoge oder digitale Ablagen von aktiven Genehmigungsakten, Projektakten oder Gebäudebestandsdokumentationen zu noch bestehenden Bauten.
Erst nach vollzogenem Rückbau eines Gebäudes würde eine Phase der Verwaltungs- bzw. Zwischen-Archivierung der jeweiligen Unterlagen einsetzen. Nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist und vollzogener Aussonderung aus dem Bestand sowie festgestellter Archivwürdigkeit könnte dann eine Übernahme in ein Historisches Archiv - in der Regel auf kommunaler-, Landes- oder Bundes-Ebene - erfolgen.
Beratungsleistungen
- Aufbau und Pflege von Bauakten-Strukturen (Ablagen, Registraturen, Karteien, Archive)
- Sichtung und Aufbereitung von Bauprojekt-Dokumentationen
- Definition und Anpassung von Dokumentations- und Ablagestrukturen (einschließlich Bauakten-Klassifizierung)
- Inventarisierung von Bauakten-Beständen
- Überführung von Dokumenten aus Bau-Projektdokumentationen in Gebäude-Bestandsdokumentationen
- Rekonstruktion von Bestandsdokumentationen (Sortierung, Inhaltserschließung, Ergänzung, Definition von Aktenstrukturen)
- Vorbereitung der Bauakten-Digitalisierung
- Aussonderungen von Bauakten aus Registraturen und Archiven, Bewertung der Archivwürdigkeit für die Historische Archivierung
- Archiv-Recherchen