Aufbewahrungsfristen in der Archivierung von Verwaltungs- und technischen Unterlagen
Was ist eine "Aufbewahrungsfrist"?
Unter einer "Aufbewahrungsfrist" (auch: "Archivierungsfrist", "Haltefrist") wird allgemein eine abstrakt definierte Mindest-Aufbewahrungsdauer für bestimmte Kategorien von Unterlagen oder Daten, verstanden. Diese Aufbewahrungsfrist setzt ein nach Eintritt eines bestimmten Ereignisses innerhalb des Dokumenten- bzw. Akten-Lebenszyklusses (z. B. Schließung der Akte, Ablauf des Vertrages, Übergabe der Anlage). Von Aufbewahrungsfristen tangiert werden daher in der Regel nicht mehr im aktiven Geschäfts- bzw. Verwaltungsgang befindliche Unterlagen. Die Angabe dieser abstrakt definierten Aufbewahrungsdauer erfolgt in der Regel in Jahren bzw. in Einzelfällen auch als "dauerhaft". Mit ihrer Hilfe lässt sich das konkrete voraussichtliche Vernichtungsjahr einer Akte, eines Einzel-Dokumentes etc. verlässlich berechnen. Zur weiteren Vereinfachung des Verfahrens empfiehlt sich die Nutzung eines Aktenplans oder eines Katalogs von Unterlagen-Typen, der die vorhandenen Unterlagen nach inhaltlichen Gesichtspunkten klassifiziert und die für die jeweiligen Unterlagen-Typen definierten Aufbewahrungsfristen einschließt.
Löschfristen stellen das Gegenstück zu Aufbewahrungsfristen dar: Während eine Aufbewahrungsfrist eine minimale Aufbewahrungsdauer abbildet, bildet eine Löschfrist eine maximale Aufbewahrungsdauer ab. In der Praxis können beide jedoch aufeinander Bezug nehmen (siehe auch ➜ Archivierungs- und Löschkonzept).
Wie wird eine Aufbewahrungsfrist festgelegt?
Eine für den internen Gebrauch definierte Aufbewahrungsfrist widerspiegelt in der Summe immer zwei Aspekte: einerseits das staatliche Interesse an der Aufbewahrung einer bestimmten Unterlagen-Kategorie, die Aufbewahungspflicht, und anderseits das unabhängig von der Aufbewahungspflicht bestehende Eigeninteresse des Unternehmens bzw. der Verwaltung an deren Aufbewahrung.
Das staatliche Interesse wird durch in Gesetzen und Verordnungen explizit definierte Mindest-Aufbewahrungsfristen (Aufbewahrungspflicht) zum Ausdruck gebracht.
Unternehmen und Verwaltungen können jedoch ein Eigeninteresse daran haben, über die in Gesetzen und Verordnungen definierten Mindest-Aufbewahrungsfristen zeitlich hinaus zu gehen bzw. sogar Aufbewahrungsfristen zu definieren, die ausschließlich interne Bedürfnisse befriedigen. Dies kann notwendig sein, um Risiken begrenzen, potentielle Schäden abwenden, eigene Ansprüche belegen, internes Wissen und Geschäftsgeheimnisse sichern oder vertraglichen Verpflichtungen nachkommen zu können.
Löschpflichten stehen immer hinter Aufbewahrungspflichten zurück, d. h. die Aussonderung/Vernichtung von Daten und Dokumenten kann erst nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist vorgenommen werden. Sofern ein - eher eng zu fassendes - berechtigtes Interesse vorliegt kann im gut zu begründenden Einzelfall auch ohne Vorliegen einer Aufbewahrungspflicht eine Löschfrist hinter einer intern veranlassten Aufbewahrungsfrist zurückstehen.
Wer legt Aufbewahrungsfristen fest?
Die intern gültigen Aufbewahrungsfristen sollten immer von der inhaltlich zuständigen Organisationseinheit festgelegt werden, welche die relevanten zu archivierenden Unterlagen produziert bzw. von externer Seite empfängt. Nur diese Organisationseinheit überblickt die Gesetzes- und Verordnungs-Lage für den entsprechenden Aufgabenbereich und kann weitergehende intern veranlasste Aufbewahrungs-Notwendigkeiten erkennen.
Von Interessen-Verbänden o. ä. erstellte Listen relevanter Aufbewahrungsfristen oder in Rahmen-Aktenplänen hinterlegte Aufbewahrungsfristen können bei der Entscheidungsfindung hilfreich sein, entheben aber nicht von deren Prüfung auf der Grundlage der eigenen Verpflichtungen und Interessenlagen.
Temporäre Verlängerung der Aufbewahrungsfrist ("Sperrfrist")
In Fällen von nicht abgeschlossenen Prüfungen durch externe Behörden/Institutionen oder laufenden juristischen Auseinandersetzungen ist es zwingend erforderlich, den Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist und die folgende Aussonderung/Vernichtung für die betroffenen Dokumente/Akten bis auf Weiteres auszusetzen. Da in solchen Fällen ein berechtigtes Interesse an der Verlängerung der Aufbewahrung vorliegt, ist diese auch datenschutzseitig nicht zu beanstanden.
Beratungsleistungen
- Erarbeitung von Archivierungskonzeptionen sowie Archivierungs- und Löschkonzepten
- Projektmanagement in Dokumentations- und Archivierungs-Projekten
- Erstellung und Revision von Aktenplänen
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