Bereinigung und Konsolidierung von analogen und digitalen Archiven
Als häufige Ursachen für das "Volllaufen" von Archiven sind zu beobachten:
- Archivierungs-Regeln sind nicht existent oder werden ignoriert.
- Aufbewahrungsfristen sind nicht, uneinheitlich oder unzweckmäßig (zu lange Zeiträume umfassend) definiert.
- Notwendige Aussonderungen (Vernichtung, Löschung) aus dem Bestand nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden nicht durchgeführt.
- Es werden Inhalte, für die keine Archivierungsnotwendigkeit besteht, trotzdem eingelagert bzw. gespeichert.
- Die Einlagerung/Speicherung von Unterlagen erfolgt ohne Hinterlegung hinreichender identifizierender Metadaten.
- "Historisch gewachsen" besteht eine Vielzahl von physischen Archivmagazinen und digitalen Speicherorten ("elektronische Archive", "Dokumentenarchive") ohne einen einheitlichen zentralen Zugriff und ohne eindeutig geklärte Verantwortlichkeiten.
- Es werden der Archivierung generell zu geringe Ressourcen - sowohl Sach- als auch Personalausstattung - zur Verfügung gestellt (bis hin zur kurzsichtigen Definition von internen Archiven als "Profit-Center").
Die auf den ersten Blick sichtbare Folge der Versäumnisse sind oftmals unnötig hohe Lager- und Speicherkosten. Nicht sofort sichtbar, jedoch sehr viel gravierender, ist die mit tw. hohen rechtlichen Risiken für das Unternehmen verbundene Verschlechterung der Auffindbarkeit von Unterlagen.
Angesichts der bestehenden Risiken wird es sich meist als nicht ausreichend erweisen, lediglich die überfälligen Aussonderungen nachzuholen. Vielmehr ist die Archivbereinigung als wesentlicher Teil einer notwendigen Archiv-Neustrukturierung zu verstehen. Es geht also um die Definition und nachhaltige Umsetzung von Archivierungs-Regeln, Archivierungs-Strukturen und Aufbewahrungsfristen, so dass im Ergebnis dessen die eingetretenen Archivmanagement-Probleme sich absehbar nicht wiederholen werden.
Weiterhin lässt sich die Rückführung auf einen regelgerechten Zustand mittels Archivbereinigung qualitätsgerecht oft nur händisch oder semi-automatisch erreichen. Fehlende Metadaten sind zuerst zumindest rudimentär nachträglich zu erstellen, bevor Aussonderungen erfolgen können. Problematisch dabei ist, dass diese Nacherfassungs-Maßnahmen meist erst lange nach der Entstehung der Unterlagen zur Ausführung kommen und die nunmehrige Informationslage dürftig sein kann.
Eine abgeschlossene Archivbereinigung bildet in Folge der Verringerung des Archivalien-Volumens dann auch die Möglichkeit zur Archivkonsolidierung, d. h. der vollständigen Auflösung einzelner bzw. der Zusammenführung bisheriger Lagerungen/Speicherorte/Archivmagazine, vorzugsweise unter inhaltlicher Verknüpfung durch eine zentrale Software-Lösung.
Das "ersetzende Scannen" von papierbasierten Unterlagen (Vernichtung der physischen Originale nach deren Digitalisierung) ist unter inhaltlichem Blickwinkel nicht als Archivbereinigung anzusehen: Sofern keine vorherige Selektion bzw. Aufbereitung des Bestandes vorgenommen wurde existieren alle Inhalte einschließlich aller tradierten Unzulänglichkeiten digital uneingeschränkt weiter. Das "ersetzende Scannen" stellt dann aufbewahrungstechnisch lediglich eine Umwandlung eines physischen Lagerbedarfs in einen digitalen Speicherbedarf dar.
Beratungsleistungen
- Analyse bestehender Archivierungen
- Definion von Archivierungs-Regeln
- Erstellung von Archivierungs- und Löschkonzepten sowie Klassifikationen/Aktenplänen
- Software-Auswahl und Begleitung bei der Software-Einführung
- Planung von Archivbereinigungen und Archivkonsolidierungen
- Archivpflege als Archivar/Dokumentenmanager