Freiberufliche Beratung zur Organisation von Dokumentation und Archivierung
Strukturen und Verfahren für Daten, Dokumente und Objekte
Als freiberuflicher Dokumentations- und Archivberater bearbeite ich das inhaltlich-organisatorische Umfeld von Dokumentation und Archivierung und gestalte passgenaue Strukturen, Regeln und Abläufe.
Die sachgerechte Dokumentation und ordnungsgemäße Archivierung von Daten, Dokumenten, Akten und Objekten ist in allen Bereichen von Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung unerlässlich. Zu implementierende Dokumentations- und Archivierungs-Verfahren stehen dabei unter dem Druck ständig zunehmender Daten- und Dokumentenmengen, steigender regulatorischer Anforderungen, großer Verschiedenartigkeit der Daten- und Dokumenten-Formate, dezentraler Archivierungs- und Dokumentations-Standorte sowie der Erfordernis unmittelbarer Daten- und Dokumenten-Bereitstellungen. Hinzu kommt das Erfordernis der durchgängigen Digitalisierung aller Dokumentenverwaltungs-Abläufe.
Ich berate den Auftraggeber über den gesamten Projektverlauf hinweg, beginnend mit der gemeinsamen Problemdefinition über die Konzeptions-Erstellung bis hin zur Umsetzung erforderlicher Maßnahmen.
Tätigkeits-Schwerpunkte als Dokumentations- und Archivberater
• Bewertung der Strukturen, Regeln und Abläufe bestehender Systeme zur Verwaltung von Dokumenten, Akten, Verträgen sowie von komplexen Dokumentationen
• Anforderungsanalyse sowie Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau und zur Reorganisation von Informationsverwaltungssystemen
• Spezielle Arbeitsgebiete: Dokumentenmanagement/Aktenmanagement, Dokumentationsmanagement, Verwaltungsarchivierung, Historische Archivierung, Vertragsmanagement, Anlagendokumentation, Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung
• Erstellung von Aktenordnungen, Archivierungs- und Dokumentations-Richtlinien
• Definition von allgemeinen Erfassungs-Regeln und Metadaten-Schemata
• Erarbeitung und Anpassung von E-Akten-Modellen, Aktenplänen und Klassifikationen
• Erstellung von Berechtigungskonzepten
• Unterstützung in der Einführung von Regelwerken
• Archivplanung, Magazinplanung, Regalplanung und Aufstellungs-Planung (Lagerungs-Konzept) für physische Archive
• Strukturierung digitaler Archivierung (incl. digitale Langzeitarchivierung)
• Planung und Projektleitung von Archivumzügen und Archiv-Fusionen
• Vorbereitung und Projektleitung externer Archivierung (Archiv-Outsourcing)
• Aufbau und Umstrukturierung von Archiven und Dokumentationen
• Erstellung von Aktenverzeichnissen, Datenbanken, Findhilfsmitteln
• Pflege von Akten- und Dokumentenbeständen auf der Basis von Klassifikationssystemen (z. B. Aktenpläne, Vertragsarten-Klassifikationen, Archivtektoniken, Kraftwerk-Kennzeichensystem KKS, Warengruppenstrukturen, individuelle temporäre Klassifikationen)
• Intellektuelle Inhaltserschließung von Daten- und Dokumenten-Beständen (Auswertung und Anreicherung mit inhaltsbezogenen Metadaten)
• Qualifizierte Erfassung ausgewählter Vertrags-Bestände in Vertragsdatenbanken (inhaltliche Erschließung komplexer Vertragswerke sowie Vertragsarchivierung)
• Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Vorbereitung der Einführung von Systemen zur Informationsverwaltung (incl. Anforderungsdefinition für Software-Beschaffung und Auftragsprogrammierung sowie Erstellung von Lastenheften)
• Beratung bei der Software-Auswahl, Begleitung der Software-Einführung
• Unterstützung bei der Einführung von E-Akten-Lösungen
• Erstellung von Nutzer- und Anwender-Dokumentationen
• Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung