Beratung und Projektmanagement zur Organisation von Dokumentation und Archivierung
Daten, Dokumente und Objekte: Mein Beruf ist das Strukturieren und Verwalten von Inhalten.
Die sachgerechte Dokumentation und ordnungsgemäße Archivierung von Daten, Dokumenten, Akten und Objekten ist in allen Bereichen von Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung unerlässlich. Zu implementierende Dokumentations- und Archivierungs-Verfahren stehen dabei unter dem Druck ständig zunehmender Daten- und Dokumentenmengen, steigender regulatorischer Anforderungen, großer Verschiedenartigkeit der Daten- und Dokumenten-Formate, dezentraler Archivierungs- und Dokumentations-Standorte sowie der Erfordernis unmittelbarer Daten- und Dokumenten-Bereitstellungen. Hinzu kommt das Erfordernis der durchgängigen Digitalisierung aller Dokumentenverwaltungs-Abläufe.
Als freiberuflicher Dokumentations- und Archivberater bearbeite ich alle inhaltlich-organisatorischen Aspekte von Dokumentation und Archivierung und gestalte passgenaue Strukturen, Regeln und Abläufe.
Ich begleite den Auftraggeber während des gesamten Projektverlaufs, beginnend mit der gemeinsamen Problemdefinition über die Analyse des Informationsbedarfs, die Konzeptions-Erstellung und Software-Beschaffung bis hin zur erfolgreichen Implementierung der modifizierten Informationsverwaltung.
Schwerpunkte der Tätigkeit als Dokumentations- und Archivberater
- Erarbeitung von Konzeptionen zur umfassenden Reorganisation der Strukturen und Abläufe von Dokumentation und Archivierung
- Organisatorische Vorbereitung und Begleitung der Einführung von Software-Lösungen für Dokumentationsmanagement und Aktenmanagement (insbesondere auch Einführung der eAkte), Vertragsmanagement und Archivierung
- Aufbau und Pflege von Ablagestrukturen, Dokumenten-Klassifikationen (Aktenplan, Anlagenstruktur, Warengruppenstruktur), kontrollierten Vokabularen und Index-Datenbanken
- Überwachung der Qualität von Metadaten- und Stammdaten-Beständen, Datenbankpflege
- Planung und Überwachung von Projekten zur Inhalts-Erschließung, Digitalisierung und digitalen Langzeitarchivierung
- Archivplanung und Archivaufbau (physisch und elektronisch)
- Planung von Archivumzügen
- Organisation und Überwachung von Akten- und Daten-Auslagerungen (externe Archivierung)