Freiberufliche Beratung zur Organisation von Dokumentation und Archivierung
Daten, Dokumente und Objekte: Mein Beruf ist das Strukturieren und Verwalten von Inhalten.
Die sachgerechte Dokumentation und ordnungsgemäße Archivierung von Daten, Dokumenten, Akten und Objekten ist in allen Bereichen von Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung unerlässlich. Zu implementierende Dokumentations- und Archivierungs-Verfahren stehen dabei unter dem Druck ständig zunehmender Daten- und Dokumentenmengen, steigender regulatorischer Anforderungen, großer Verschiedenartigkeit der Daten- und Dokumenten-Formate, dezentraler Archivierungs- und Dokumentations-Standorte sowie der Erfordernis unmittelbarer Daten- und Dokumenten-Bereitstellungen. Hinzu kommt das Erfordernis der durchgängigen Digitalisierung aller Dokumentenverwaltungs-Abläufe.
Als freiberuflicher Dokumentations- und Archivberater bearbeite ich die inhaltlich-organisatorischen Aspekte von Dokumentation und Archivierung und gestalte passgenaue Strukturen, Regeln und Abläufe.
Ich begleite den Auftraggeber während des gesamten Projektverlaufs, beginnend mit der gemeinsamen Problemdefinition über die Konzeptions-Erstellung bis hin zur Umsetzung erforderlicher Maßnahmen.
Schwerpunkte der Tätigkeit als Dokumentations- und Archivberater
• Bewertung der Strukturen, Regeln und Abläufe bestehender Systeme zur Verwaltung von Dokumenten, Akten, Verträgen sowie von komplexen Dokumentationen
• Anforderungsanalyse sowie Erarbeitung von Konzeptionen zum Aufbau und zur Reorganisation von Informationsverwaltungssystemen
• Spezielle Arbeitsgebiete: Dokumentenmanagement/Aktenmanagement, Dokumentationsmanagement, Verwaltungsarchivierung, Historische Archivierung, Vertragsmanagement, Anlagendokumentation, Digitalisierung und digitale Langzeitarchivierung
• Erstellung von Aktenordnungen, Archivierungs- und Dokumentations-Richtlinien
• Definition von allgemeinen Erfassungs-Regeln und Metadaten-Schemata
• Erarbeitung und Anpassung von Akten-Modellen, Aktenplänen und Klassifikationen
• Erstellung von Berechtigungskonzepten
• Unterstützung in der Einführung von Regelwerken
• Archivplanung, Magazinplanung, Regalplanung und Aufstellungs-Planung (Lagerungs-Konzept) für physische Archive
• Planung und Projektleitung von Archivumzügen und Archiv-Fusionen
• Vorbereitung und Projektleitung externer Archivierung (Archiv-Outsourcing)
• Aufbau und Umstrukturierung von Archiven und Dokumentationen vor Ort bei laufendem Geschäftsbetrieb
• Erstellung von Aktenverzeichnissen, Datenbanken, Findhilfsmitteln
• Pflege von Akten- und Dokumentenbeständen auf der Basis von Klassifikationssystemen (z. B. Aktenpläne, Vertragsarten-Klassifikationen, Archivtektoniken, Kraftwerk-Kennzeichensystem KKS, Warengruppenstrukturen, individuelle temporäre Klassifikationen)
• Intellektuelle Inhaltserschließung von Daten- und Dokumenten-Beständen (Auswertung und Anreicherung mit inhaltsbezogenen Metadaten)
• Qualifizierte Erfassung ausgewählter Vertrags-Bestände in Vertragsdatenbanken (inhaltliche Erschließung komplexer Vertragswerke sowie Vertragsarchivierung)
• Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Vorbereitung der Einführung von Systemen zur Informationsverwaltung (incl. Anforderungsdefinition für Software-Beschaffung und Auftragsprogrammierung sowie Erstellung von Lastenheften)
• Beratung bei der Software-Auswahl, Begleitung der Software-Einführung
• Erstellung von Nutzer- und Anwender-Dokumentationen
• Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung
• Unterstützung bei der Einführung von E-Akten-Lösungen