Meine Leistungen:

• Detaillierte Bestandsaufname ("Informationsbedarfsanalyse") des existierenden Systems der Schriftgutverwaltung (Records Management)
• Erstellung von Konzepten zur Umstrukturierung oder zum grundlegenden Neuaufbau der Schriftgutverwaltungs-Abläufe (Records Management)
• Projektleitung in der Konzept-Umsetzung
• Umfassende betriebsorganisatorische und inhaltliche Vorbereitung der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Erstellung des Designs und Überwachung der Umsetzung von Berechtigungskonzepten

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Unter dem vor allem im Bereich der öffentlichen Verwaltung üblichen Begriff „Schriftgutverwaltung“ fasst man den systematischen Nachweis über Verwaltungs- bzw. Geschäftsvorgänge in ihrer Gesamtheit sowohl hinsichtlich der Strukturierung ihrer Inhalte (Dokumente, Aufzeichnungen, Records) und der Beschreibung dieser Inhalte (Metadaten) als auch hinsichtlich der Steuerung ihrer Abläufe (Dokumentations-Workflow).

„Vorgangsbearbeitung“ und „Aktenführung“ sind teilweise zur „Schriftgutverwaltung“ synonyme Begriffe. Jedoch schließen diese den Bereich der Archivierung und Vernichtung von Schriftgut nicht ein. Gemeinhin werden auch „Schriftgutverwaltung“ und „Records Management“ gleichgesetzt, jedoch bestehen hier kleinere Unterschiede, die sich aus unterschiedlichen Traditionen des Verwaltungshandelns in Deutschland und im englischsprachigen Raum ergeben.

Schriftgutverwaltung ist nicht an bestimmte Datenträger oder an Speicher-Formate gebunden; es ist unmaßgeblich, ob es sich um Papier-Dokumente, Dateien, Datenbanken, analoge und digitale bildliche Darstellungen, audiovisuelle Medien etc. handelt. Entscheidend ist die jeweilige Verklammerung durch einen Verwaltungs- bzw. Geschäftsvorgang unter Nutzung von Metadaten. Gleichfalls ist es unmaßgeblich, ob die Steuerung auf analogem oder digitalem Wege (Dokumentenmanagementsysteme etc.) erfolgt.

Die Anforderungen an die Schriftgutverwaltung werden in den DIN ISO 15489-1 (Schriftgutverwaltung) und ISO 23081-1 (Metadaten zur Schriftgutverwaltung) definiert. Da es sich bei diesen Normen um allgemein gehaltene Mindestanforderungen handelt, bedürfen sie in jedem Falle der weiteren Konkretisierung durch interne, nationale bzw. übernationale Regelungen.