Freiberufliche Informationsverwaltung
Strukturen, Regeln und Abläufe der Informationsverwaltung
Eine treffgenaue unmittelbare Informations-Bereitstellung lässt sich nur über die Implementierung passender Strukturen, Regeln und Abläufe erzielen.
Der Weg dorthin führt über die systematische Abarbeitung von miteinander verknüpften strategischen und Detail-Problemen der aktuellen Informationsverwaltung. In der Summe geht es um die Gewährleistung der
- Vollständigkeit der Inhalte
- Eindeutigkeit der Bezeichnungen und Abläufe
- Einfachheit der Anwendung
- Schnelligkeit des Zugriffs
- Sicherheit der Daten und Dokumente
Nur eine individuelle und historisch gewachsene Strukturen berücksichtigende Lösungen erlauben es, die Abläufe der Informationsverwaltung anforderungsgerecht aufrecht zu erhalten. Insgesamt lassen sich durch die individuelle Anpassung der Informationsverwaltungs-Strukturen und -Abläufe und deren daraus resultierende reibungslose Funktion deutliche Kostenvorteile erzielen und eine effektive Risikovorsorge betreiben. Das Verschwinden wichtiger Unterlagen und Arbeitsergebnisse in unzureichend strukturierten „Aktenbergen“ und Datenmengen, die Dominanz ineffizienter Arbeitsabläufe - insbesondere eines hohen Recherche-Aufwandes und einer geringen Recherche-Genauigkeit - sowie die Nichterfüllung vertraglicher und gesetzlicher Lösch- oder Nachweispflichten werden dann der Vergangenheit angehören.
Leitlinien für die nachhaltige Umgestaltung der Informationsverwaltung
- Jedes Problem erfordert eine individuelle Lösung. Standard-Antworten oder Pauschal-Lösungen gibt es nicht.
- Nicht jedes Problem benötigt eine „große Lösung“. Nicht selten können schon relativ geringfügige Änderungen einen großen Effekt erzielen.
- Nahezu jedes Problem ist historisch gewachsen. Es ist risikovoll – wenn auch nicht unmöglich – diese „Traditionen der Informationsverwaltung“ radikal brechen zu wollen.
- Qualitätsgerechte Informationsverwaltung ist in erster Linie eine Frage der Betriebsorganisation und erst in zweiter Linie eine Frage der eingesetzten Informations-Technologie. Inhaltlich-strukturelle und organisatorische Fragen sind daher bei der Umgestaltung der Informationsverwaltung vor den informationstechnologischen Fragen zu klären.
- Jede Veränderung muss sich strikt an den Bedürfnissen der Anwender orientieren.
- Jede Veränderung braucht eine umfangreiche und penible Vorbereitung.
- Innerhalb der neu zu definierenden Informationsverwaltung sind die in den Rollen der „Informations-Produzenten“ und der „Informations-Konsumenten“ zu leistenden Aufwände abzuwägen und in ein Gleichgewicht zu bringen.