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Tätigkeits-Profil in der Reorganisation der Informationsverwaltung

Ich biete die Gestaltung von Strukturen, Regeln und Abläufen für eine rechtskonforme und effiziente Informationsverwaltung.

Passgenaue Strukturen, Regeln und Abläufe in der Informationsverwaltung machen den Unterschied aus zwischen einem Zustand, in dem die benötigten Inhalte (Daten, Medien, Akten etc.) unter großem Zeitaufwand vielleicht bereitgestellt werden können, und einem wünschenswerten Zustand, der eine treffgenaue unmittelbare Informations-Bereitstellung erlaubt.
Der Weg dorthin führt über die systematische Abarbeitung von miteinander verknüpften strategischen und Detail-Problemen der aktuellen Informationsverwaltung.
In der Summe geht es um die Vollständigkeit der Inhalte, Eindeutigkeit der Bezeichnungen und Abläufe, Einfachheit der Anwendung, Schnelligkeit des Zugriffs sowie Sicherheit der Daten und Dokumente.
Nur eine individuelle, historisch gewachsene Strukturen berücksichtigende Lösung erlaubt es, die Abläufe der Informationsverwaltung anforderungsgerecht aufrecht zu erhalten. Insgesamt lassen sich durch die individuelle Anpassung der Informationsverwaltungs-Strukturen und -Abläufe und deren daraus resultierende reibungslose Funktion deutliche Kostenvorteile erzielen und eine effektive Risikovorsorge betreiben. Das Verschwinden wichtiger Unterlagen und Arbeitsergebnisse in unzureichend strukturierten „Aktenbergen“ und Datenmengen, die Dominanz ineffizienter Arbeitsabläufe - insbesondere eines hohen Recherche-Aufwandes und einer geringen Recherche-Genauigkeit - sowie die Nichterfüllung vertraglicher und gesetzlicher Nachweispflichten werden dann der Vergangenheit angehören.

Richtlinien für die nachhaltige Umgestaltung der Informationsverwaltung

  1. Jedes Problem braucht eine individuelle Lösung. Standard-Antworten oder Pauschal-Lösungen gibt es nicht.
  2. Nicht jedes Problem benötigt eine „große Lösung“. Nicht selten können schon relativ geringfügige Änderungen einen großen Effekt erzielen.
  3. Nahezu jedes Problem ist historisch gewachsen. Es ist risikovoll – wenn auch nicht unmöglich – diese „Traditionen der Informationsverwaltung“ radikal brechen zu wollen.
  4. Qualitätsgerechte Informationsverwaltung ist in erster Linie eine Frage der Betriebsorganisation und erst in zweiter Linie eine Frage der eingesetzten Informations-Technologie. Inhaltlich-strukturelle und betriebsorganisatorische Fragen sind daher bei der Umgestaltung der Informationsverwaltung vor den informationstechnologischen Fragen zu klären.
  5. Jede Veränderung muss sich strikt an den Bedürfnissen der Anwender orientieren.
  6. Jede Veränderung braucht eine umfangreiche und penible Vorbereitung.
  7. Innerhalb der neu zu definierenden Informationsverwaltung sind die in den Rollen der „Informations-Produzenten“ und der „Informations-Konsumenten“ zu leistenden Aufwände abzuwägen und in ein Gleichgewicht zu bringen.