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Produktplan und Aktenplan

Kann ein Produktplan auch als Aktenplan genutzt werden?

Die öffentliche Verwaltung verwendet in Haushaltsplanung und Rechnungsführung Produktpläne als Strukturierungs-Instrumente. Mit Blick auf die Akten-Ablage und -Archivierung ergibt sich daraus oftmals die Frage, ob das schon eingeführte Strukturierungs-Instrument - der Produktplan - nicht auch zur Verwaltung allen Schriftgutes genutzt werden könnte.
Auf den ersten Blick wäre man geneigt, dem Ansinnen zuzustimmen, schließlich stellt der Produktplan wie auch der traditionelle Aktenplan nur eine abstrahierende Klassifikation dar. Jedoch ist die Produktplan-Klassifikation den Zwecken der Haushaltsführung und Statistik verpflichtet, während die Aktenplan-Klassifikation das gesamte Schriftgut der Verwaltung strukturieren soll. Daraus ergibt sich, dass der Produktplan nur einen Teil der von einem traditionellen Aktenplan repräsentierten Aufgaben abbildet, und diese oft auch nur in einer geringeren Tiefe.
Eine 1:1-Nutzung des Produktplans zur Schriftgut-Strukturierung ist daher nicht sinnvoll, vielmehr bedarf es einer Transformation des Produktplans zu einem "produktorientierten Aktenplan". Jedoch bleibt auch dieser problematisch hinsichtlich der Ausdifferenzierung der abzubildenden Aufgaben, der Hierarchisierungs-Optionen, der intuitiven Verständlichkeit/Übersichtlichkeit, des Umstellungsaufwandes und des permanenten Pflegeaufwandes.

In den meisten Fällen dürfte daher die Anpassung eines bereits ausgeformten Einheits- oder Rahmenaktenplans oder die Revision eines bereits in der Nutzung befindlichen Aktenplans sowohl einen geringeren Aufwand verursachen als auch für eine gößere Akzeptanz bei den Mitarbeitern sorgen.

Mein Leistungsspektrum:

  • Grundlegende Neu-Erstellung von Aktenplänen
  • Aktenplanrevision: Überarbeitung und Zusammenführung bestehender Aktenpläne
  • Erarbeitung von Aktenverzeichnissen auf der Grundlage bestätigter Aktenpläne
  • Verortung vorhandener Akten- bzw. Datenbestände innerhalb des Aktenplans (Bestandserfassung, Archiv-Inventur)
  • Anpassung von Aktenplänen und Aktenverzeichnissen an die Erfordernisse der digitalen Aktenführung (Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung)
  • Definition des Zugangsberechtigungs-Systems auf der Grundlage des Aktenplans
  • Modifizierung von Dokumentations- und Archivierungs-Workflows

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