das-kupfer.de - Berlin | E.ON Thüringer Energie AG: Erfassung und Archivierung von Papierakten

Im Zuge eines Neubauvorhabens in der Hauptverwaltung der E.ON Thüringer Energie AG in Erfurt wurde in den Jahren 2006 bis 2009 die Erfassung und Archivierung von Papier-Akten grundlegend neu gestaltet.
Die Notwendigkeit dazu ergab sich aus der Ineffektivität bisheriger Strukturen und Abläufe der Schriftgutverwaltung sowie aus der perspektivischen Verringerung des zur Verfügung stehenden Ablageplatzes sowohl in den Büros des Verwaltungs-Neubaus wie auch in den Standorten außerhalb der Hauptverwaltung.

Im Einzelnen wurde die Projektleitung für folgende Maßnahmen ausgeübt:

► im Auftrag eines von der E.ON Thüringer Energie AG beauftragten Unternehmens (2006, in Zusammenarbeit mit einem stellvertretenden Projektleiter):

Erstellung eines Gesamtkonzeptes und eines Rahmen-Zeitplans

► als Sub-Unternehmer eines späteren Auftragnehmers der E.ON Thüringer Energie AG in der Funktion als Projektleiter (2007-2009, unter Beteiligung einer Projekt-Mitarbeiterin des Auftragnehmers):

Bestandserfassung in den Archiven
Ausarbeitung einer Archivordnung
Neu-Erstellung eines Aktenplans
Umstellung der Aktenbezeichnungen in den Bereichen nach dem neuen Aktenplan
Inventur der Archivbestände im bisherigen Hauptarchiv der Hauptverwaltung, Erfassung der in der bisherigen Archiv-Datenbank noch nicht aufgenommenen Archivbestände, Korrektur der Datenbankeinträge, Veranlassung von überfälligen Kassationen
Anwendung des neuen Aktenplans auf die Archivbestände im Hauptarchiv (retrospektive Zuordnung zu Aktenplanstellen)
Strukturierung und Einführung einer Datenbank-Lösung ("Aktenverzeichnis-Datenbank"), die die Verwaltung sämtlicher aufbewahrungsrelevanter Papier-Akten-Bestände von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung erlaubt (intranetbasiertes Aktenmanagement)
Definition des Dokumentations- und Archivierungs-Workflow
Definition des Schemas der Zugangsberechtigungen zu Papier-Akten auf der Grundlage des Aktenplanes
Definition der Anforderungen an die Archivräume und Rollregalanlagen im Zuge der Bauplanung
kontrollierte Übernahme und Verschmelzung der Bestände des bisherigen Hauptarchives, der Bestände weiterer bereichsinterner Archive und von bislang außerhalb der Hauptverwaltung lagernden Archiv-Beständen zum neuen Verwaltungsarchiv im Gefolge des Einzugs in das neue Verwaltungsgebäude
Detailplanung von Archivnummernsystem und Aufstellungssystematik im Verwaltungsarchiv und Überwachung seiner Anwendung
gestaffelte Übernahme der aus den Organisationseinheiten an das Verwaltungsarchiv abzugebenden Akten
Planung von Bestandsschutzmaßnahmen aufgrund Papierzerfalls (Sicherungskopierung, Digitalisierung)
Hilfestellung zur Installierung eines vom Verwaltungsarchiv getrennt gehaltenen Unternehmensarchivs (Historische Sammlung)

Neustrukturierung der Verwaltungsarchivierung und Einführung eines Aktenplans in der E.ON Thüringer Energie AG

Dr. Torsten Kupfer, Dokumentations- und Archivservice