Dokumentationsmanagement-Beratung
Dokumentationsmanagement vs. Dokumentenmanagement
Eine effektive Verwaltung von Dokumenten und Dokumentationen erfordert eindeutig an den jeweiligen Aufgaben ausgerichtete Strukturen, Regeln und Abläufe, die zudem - unter Berücksichtigung des Lebenszyklus von Dokumenten, Software und Anlagen - einer ständigen Überprüfung unterzogen werden müssen.
Dieses übergreifende Dokumentationsmanagement bildet in Abgrenzung vom direkt tätigkeitsbezogen und technisch zu verstehenden ➜ Dokumentenmanagement ein organisatorisches Gerüst, an dem über ein Dokumentationskonzept und/oder eine Dokumentationsrichtlinie das jeweilige Dokumentenmanagement als Prozess (einschließlich der konkreten Dokumentenmanagement-Software) zu verankern ist. Das Fachliche dominiert über das Technische.
Daher bedarf die Einführung einer Dokumentenverwaltungs-Software einer umfangreichen Vorbereitung, die weit vor der Beschaffung der Software-Lösung einsetzen muss. Der größere Teil der im Umfeld einer Software-Einführung zu bewältigenden Arbeit entfällt nicht auf die Beschaffung und Implementierung der Software, sondern auf vielfältige organisatorische Maßnahmen davor und danach. Dementsprechend ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als Organisations-Projekt mit eingebettetem IT-Projekt zu verstehen.
Die Verwendung des Begriffes "Dokumentationsmanagement" ist jedoch uneinheitlich: Oft ist anstelle des Dokumentationsmanagements tatsächlich das Dokumentenmanagement gemeint (und umgekehrt), d. h. es wird oft zwischen inhaltlich-organisatorischen und technischen Sachverhalten unzureichend differenziert.
In einem engeren Sinne wird Dokumentationsmanagement auch als bloße (strukturierte) Dokumenten-Zusammenstellung für interne und externe Bedarfsträger verstanden (z. B. IT-Dokumentation, Projektdokumentation bei (Anlagen-)Bauvorhaben, ➜ Anlagendokumentation, Netzauskünfte von Energieversorgern).
Dokumentationskonzept
Ein Dokumentationskonzept definiert den inhaltlich-organisatorischen Rahmen von kontinuierlichen oder sich wiederholenden Dokumentationsvorgängen mit Hilfe eindeutiger Festlegungen. In ein Dokumentationskonzept können z. B. eingebracht werden (unvollständige Auflistung):
- Dokumentationsverpflichtungen
- Umfang der Dokumentationen
- Lager- bzw. Speicher-Orte
- Lese- und Schreibberechtigungen
- Dokumentationsverfahren
- Bezeichnungskonventionen
- Erstellungs-Termine
- Aufbewahrungsfristen
- Austausch-Modalitäten mit Externen
Nicht zwingend Teil eines Dokumentationskonzeptes ist die exakte externe und interne inhaltliche Strukturierung der abzulegenden Dokumente und Akten selbst (so wird z. B. verhindert, dass jede Ergänzung eines obligatorisch zu verwendenden Projekt-Aktenplans auch eine Novellierung des Dokumentationskonzeptes erfordert).
In der Technischen Dokumentation wird abweichend vom dargestellten Verständnis unter einem Dokumentationskonzept eher die Planung der Erstellung von Produkt-Dokumentationen verstanden.
Beratungsleistungen
- Umfassende inhaltliche und organisatorische Planung der Reorganisation der Dokumentenverwaltung und Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen:
- Erfassung von fachlichen Anforderungen (Informationsbedarfsanalyse)
- Erarbeitung von Konzepten und Regelwerken zur Dokumentation und Archivierung (Dokumentationsrichtlinie, Dokumentationskonzept, Dokumentationsplan, Dokumentenplan, Archivierungsrichtlinie, Archivierungs- und Löschkonzept)
- Beratung zur Einhaltung von Dokumentations- und sonstigen Aufbewahrungspflichten (incl. Lösch- und Aufbewahrungsfristen)
- Projektmanagement zur Umgestaltung der Dokumentenverwaltung bzw. Aktenverwaltung (analog/digital/hybrid)
- Unterstützung in der Ausschreibung und Vergabe von Archivierungs- und Dokumentationsleistungen, Leistungsverzeichnis-Erstellung