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Beratung und Planung für Aktenmanagement und Dokumentenmanagement

Ich biete betriebsorganisatorische Vorbereitung und Begleitung der Einführung von Software-Systemen im Umfeld von Aktenmanagement, Dokumentenmanagement und elektronischer Vorgangsbearbeitung.


Die Einführung eines Dokumentenmanagement- oder Aktenmanagement-Systems verlangt eine umfangreiche Vorbereitung, die weit vor der Software-Beschaffung einsetzen muss.
Der größere Teil der zu bewältigenden Arbeit entfällt nicht auf die Beschaffung und Implementierung der Software, sondern auf vielfältige organisatorische Maßnahmen davor und danach. Die Einführung eines Dokumentenmanagement- oder Aktenmanagement-Systems ist daher als Organisations-Projekt mit eingebettetem IT-Projekt zu verstehen. Art und Umfang der in einem mehrstufigen Projekt umzusetzenden Maßnahmen sind individuell abhängig von der bestehenden akuten Problemlage, dem definierten Ziel und den vorgefundenen Strukturen, Regeln und Abläufen.

Aktenmanagement-System oder Dokumentenmanagement-System?


Ob ein Aktenmanagement-System oder ein Dokumentenmanagement-System zum Einsatz kommen soll hängt von den individuellen Anforderungen ab. Beiden gemeinsam ist, dass Inhalte durch Metadaten beschrieben und somit zugänglich gemacht werden. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass ein Aktenmanagement gegenüber einem Dokumentenmanagement mit "gröberen" Metadaten agiert; beschrieben werden im Aktenmanagement lediglich eine Vielzahl von Dokumenten umfassende Akten(-Container) - im Gegensatz zur Beschreibung von einzelnen Dokumenten im Dokumentenmanagement. Allerdings ist durch dieses gröbere Raster ein Aktenmanagement in der Regel auch leichter zu implementieren als ein Dokumentenmanagement. Mischformen zwischen beiden sind jedoch ebenfalls möglich.

Mein Leistungsspektrum:

 

• Erarbeitung von Konzeptionen zur Umgestaltung der Dokumentenverwaltung bzw. Aktenverwaltung (analog/digital/hybrid)

 

• Umfassende inhaltliche und betriebsorganisatorische Planung der Einführung von Akten- und Dokumenten-Management-Systemen:
- Anforderungsdefinition/Informationsbedarfsanalyse
- Lastenheft- bzw. Fachkonzept-Erstellung in der Vorbereitung von Ausschreibungen zur Beschaffung von DMS-Software
- Beratung bei der Software-Auswahl
- Berechtigungskonzept im Dokumentenmanagement bzw. Aktenmanagement

 

• Mitarbeiterschulung zur Administration und Nutzung von optimierten und neu eingerichteten Dokumentenmanagement- und Aktenmanagement-Systemen

 

• Erstellung Nutzer/Anwender-Dokumentation

 

 

• Erstellung von Aktenplänen und Klassifikationen

 

• Inhalts-Gliederung über vorstrukturierte Aktenmodelle und individuelle Aktenstrukturen für analoge/digitale/hybride Akten

 

• Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata

 

 

• Vereinheitlichung der Ablagestruktur innerhalb von Dokumentenmanagement und Aktenmanagement, Strukturierung von Abteilungsregistratur und Zentral-Registratur / Verwaltungsarchiv (Ablagesystem: analog, digital, hybrid)

 

• Beratung zur Einhaltung von Löschfristen und Aufbewahrungsfristen (Retention Management) sowie sonstigen Aufbewahrungspflichten

 

• Entwicklung von Konzepten für die retrospektive Digitalisierung von Verwaltungsakten-Beständen sowie für die permanente digitale/elektronische Archivierung

 

• Pflege von Verwaltungsarchiven und Registraturen