Beratung zur Vorbereitung externer Archivierung:
Checkliste Archiv-Outsourcing/Daten- und Akten-Auslagerung (Auszug)



Meine Leistungen:
  • Umfassende Beratung und Planung (Outsourcing-Konzept) unter Beachtung angestrebter Kostenreduzierung und Sicherung notwendiger Funktionalitäten
  • Erstellung Leistungsverzeichnis/Leistungsbeschreibung für die externe Archivierung
  • Überwachung der Durchführung der Akten-/Archiv-Auslagerung nach Outsourcing-Konzept (Projektleitung)
  • Sicherung der reibungslosen und schnellen Bereitstellung von Materialien/Archivalien durch den externen Archivierungs-Dienstleister nach Abschluss der Archiv-Auslagerung


Auch wenn es sich in vielen Fällen anbietet, durch Outsourcing der Archivierung von Papier-Altakten, Dokumentationen, Zeichnungen, Filmen, elektronischen Akten, Daten, Produktmustern etc. an spezialisierte Partner einen Zugewinn an Wirtschaftlichkeit und/oder Qualität der Bereitstellung erreichen zu wollen, muss eine externe Archivierung nicht zwingend die beste Lösung sein. Leicht wird aus beabsichtigter Kosteneinsparung eine Kostenfalle und der Zugang zu den Archivalien eher erschwert als erleichtert. Und dies unabhängig davon, ob eine externe Archivierung von analogen Objekten (z. B. externe Auslagerung von Papier-Akten) oder eine externe Archivierung digitaler Objekte (z. B. externe Datenspeicherung, Outsourcing elektronisches/digitales Archiv) geplant ist. Daher lohnt es, das Vorhaben kritisch zu hinterfragen:
  • Sind die zur externen Archivierung abzugebenden Bestände (Papier-Altakten, digitale Daten) durch Findhilfsmittel (Findbuch, Finddatenbank, Metadaten etc.) richtig erschlossen und verzeichnet, so dass später aus dem externen Archiv auch das geliefert werden kann, was benötigt wird?
  • Werden die zur externen Archivierung bestimmten Bestände tatsächlich nicht mehr im täglichen Geschäftsbetrieb benötigt?
  • Ist das Leistungsverzeichnis zur Ausschreibung externer Archivierungs-Leistungen eindeutig formuliert?
  • Kann der Archivdienstleister kurzfristige Bereitstellungen realisieren?
  • Ist die geplante externe Archivierung insgesamt als wirtschaftlich vorteilhaft anzusehen?
  • Wie gestalten sich die Kosten der externen Archivierung bei stark erhöhtem Bereitstellungsvolumen?
  • Welche Folgen hätte eine Umstrukturierung des Unternehmens auf die externe Archivierung?
  • Bedarf es flankierender betriebsorganisatorischer Maßnahmen zur Unterstützung der Recherche und zur Sicherung der Bereitstellung von Altakten (wie z. B. Regeln für Zugriff, Bestellung und Ablieferung)?
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Dr. Torsten Kupfer, Dokumentations- und Archivservice

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